Een AI-medewerker werkt in je mailbox, agenda of klantsysteem. Dat vraagt om duidelijke afspraken. Hier lees je welke gegevens Prevailo verwerkt, waarom, en welke rechten je hebt. Laatst bijgewerkt: 5 september 2026.
Prevailo, Bachlaan 39, 3906 ZH Veenendaal, KvK 42040987. Prevailo en WebAsk zijn handelsnamen van dezelfde onderneming. Vragen over privacy stel je via [email protected].
We hebben twee rollen. Voor deze website en voor onze eigen klantrelatie zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor alles wat een AI-medewerker namens jouw bedrijf doet, met de gegevens van jouw klanten, zijn wij verwerker en ben jij verantwoordelijke. Daar sluiten we een verwerkersovereenkomst voor.
| Gegeven | Waarvoor | Grondslag |
|---|---|---|
| Naam, e-mail, telefoon | Contact, offerte, onboarding | Uitvoering van de overeenkomst |
| Bedrijfsgegevens en factuuradres | Facturatie en administratie | Wettelijke verplichting |
| Inrichting van de AI-medewerker (regels, instructies) | Levering van de dienst | Uitvoering van de overeenkomst |
Een AI-medewerker leest en schrijft mails, plant afspraken of kijkt in je klantsysteem. Daarbij komt hij persoonsgegevens tegen van de mensen met wie jouw bedrijf contact heeft. Wij verwerken die gegevens uitsluitend in jouw opdracht en volgens de regels die we samen bij de inrichting hebben vastgelegd.
| Gegeven | Waarvoor | Grondslag |
|---|---|---|
| Naam, e-mail, telefoonnummer | Beantwoorden, opvolgen, inplannen | Bepaald door de klant |
| Inhoud van mails, gesprekken en berichten | Het werk dat de AI-medewerker uitvoert | Bepaald door de klant |
| Agenda-afspraken | Afspraken inplannen en verzetten | Bepaald door de klant |
| Gegevens uit CRM of boekhouding | Facturen, herinneringen, klantdossier | Bepaald door de klant |
Jij bepaalt welke systemen de medewerker mag gebruiken en wat hij daarin mag doen. Jij bent ook verantwoordelijk voor de informatie aan je eigen klanten, bijvoorbeeld dat zij met een AI-medewerker te maken kunnen hebben.
| Gegeven | Waarvoor | Grondslag |
|---|---|---|
| IP-adres en technische logs | Beveiliging en werking van de site | Gerechtvaardigd belang |
| Statistieken (alleen na toestemming) | Gebruik van de site verbeteren | Toestemming |
Statistieken staan uit tot je in de cookiemelding kiest voor accepteren. Kies je voor alleen noodzakelijk, dan plaatsen we geen analytische cookies. Neem je contact op via een formulier of de chat, dan bewaren we die aanvraag om je te kunnen antwoorden.
Om een mail te begrijpen of een antwoord te schrijven, sturen we de tekst naar een AI-leverancier. Dat kan buiten de Europese Economische Ruimte zijn. We spreken met die leveranciers af dat jouw gegevens niet worden gebruikt om hun modellen te trainen.
De AI-medewerker neemt geen besluiten met juridische of vergelijkbare gevolgen voor mensen, zoals bedoeld in artikel 22 AVG. Wat hij mag doen, en waar hij een mens moet inschakelen, leggen we bij de inrichting vast. Wij adviseren om geen bijzondere persoonsgegevens, zoals medische informatie, door een AI-medewerker te laten verwerken zonder dat vooraf met ons te bespreken.
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| AI-leveranciers (o.a. Anthropic via OpenRouter) | Verwerken van tekst voor de AI-medewerker | Verenigde Staten, onder SCC en Data Privacy Framework |
| De koppelingen die je zelf activeert (bijv. Google Workspace, Microsoft 365, je CRM) | Toegang tot mailbox, agenda en klantgegevens | Afhankelijk van de leverancier |
| Hostingprovider | Opslag en werking van het platform | Europese Unie |
| Betaalprovider | Facturatie | Verenigde Staten of Europese Unie |
Bij doorgifte buiten de EER gebruiken we de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar de leverancier is aangesloten, het EU-VS Data Privacy Framework. Een actuele lijst van subverwerkers krijg je bij de verwerkersovereenkomst en op verzoek.
| Gegevens | Termijn |
|---|---|
| Inhoud die de AI-medewerker verwerkt namens een klant | Zo kort als nodig voor het werk, uiterlijk 12 maanden, of eerder op verzoek van de klant |
| Klant- en accountgegevens | Looptijd van de overeenkomst plus 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Technische logs | Uiterlijk 6 maanden |
| Contactaanvragen via deze website | Uiterlijk 12 maanden |
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Mail naar [email protected]. Gaat het om gegevens die een AI-medewerker namens een van onze klanten verwerkt, dan sturen we je verzoek door naar dat bedrijf, omdat zij verantwoordelijk zijn. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
We passen deze verklaring aan als onze dienst of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien welke versie geldt. Bij een ingrijpende wijziging informeren we onze klanten vooraf.