De afspraken, in gewone taal.

Prevailo is Prevailo, Bachlaan 39, 3906 ZH Veenendaal, KvK 42040987. Jij bent het bedrijf dat de dienst afneemt. Je handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. We leveren niet aan consumenten.

De dienst is een AI-medewerker: software die op basis van AI taken uitvoert in de systemen die jij aanwijst, zoals je mailbox, agenda, telefonie of klantsysteem, ingericht en beheerd door Prevailo. De inrichting is het geheel van instructies, regels en koppelingen dat we samen vastleggen. Eindgebruikers zijn de mensen met wie de AI-medewerker namens jou contact heeft.

Op elke offerte, overeenkomst en elk gebruik van de dienst. Jouw eigen inkoopvoorwaarden gelden niet, tenzij we dat schriftelijk afspreken. Blijkt een bepaling ongeldig, dan blijft de rest gelden en vervangen we die bepaling door iets wat er zo dicht mogelijk bij komt.

We richten de AI-medewerker samen met jou in. Jij levert de informatie, toegangen en beslissingen die daarvoor nodig zijn, en zorgt dat je die toegang mag geven. Wij leggen vast wat de medewerker wel en niet mag doen en wanneer hij een mens inschakelt. De start is het moment waarop de medewerker volgens die inrichting live gaat.

We kunnen de werking van de dienst verbeteren en veranderen. Raakt een verandering de afgesproken inrichting, dan overleggen we vooraf met je.

• Je gebruikt de dienst alleen voor je eigen bedrijf en binnen de wet.
• Je blijft verantwoordelijk voor de inhoud die de AI-medewerker verwerkt en voor wat er met de uitkomsten gebeurt. Een AI-medewerker kan fouten maken. Controleer dus wat voor jou belangrijk is.
• Je informeert je eigen klanten en medewerkers waar dat nodig is, bijvoorbeeld dat zij met een AI-medewerker te maken kunnen hebben.
• Je houdt inloggegevens en toegangen die je van ons krijgt geheim.
• Je gebruikt de dienst niet om mensen te misleiden, om gegevens te verzamelen zonder grondslag, of om de werking van de software te achterhalen of na te maken.

Voor gegevens van jouw klanten ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. We sluiten daarvoor een verwerkersovereenkomst. Die gaat bij tegenstrijdigheid voor op deze voorwaarden. We gebruiken jouw gegevens niet om AI-modellen te trainen en zetten alleen subverwerkers in die we vooraf benoemen. Hoe we met gegevens omgaan staat in onze privacyverklaring.

De prijs, de looptijd en wat daarin zit staan in je offerte of abonnement. Abonnementen factureren we vooraf per periode. Betaal je niet op tijd, dan sturen we een herinnering. Blijft betaling uit, dan mogen we de dienst pauzeren tot het bedrag is voldaan. Prijswijzigingen kondigen we minstens een maand vooraf aan. Je kunt dan opzeggen tegen de ingangsdatum.

De software, de werkwijze en de inrichtingsmethode zijn en blijven van Prevailo. Je krijgt het recht om de dienst te gebruiken zolang de overeenkomst loopt. Jouw gegevens en de inhoud die je aanlevert blijven van jou. Wij gebruiken die alleen om de dienst te leveren, te beveiligen en te verbeteren voor jou.

We doen ons best om de dienst doorlopend beschikbaar te houden, maar garanderen geen ononderbroken werking. Onderhoud plannen we waar mogelijk buiten kantoortijden en kondigen we aan. Storingen bij leveranciers waar wij op bouwen, zoals AI-modellen, mail- of agendadiensten, kunnen we niet altijd voorkomen. Bij een storing die langer duurt dan afgesproken, overleggen we over een passende oplossing.

Onze aansprakelijkheid is per gebeurtenis beperkt tot het bedrag dat je in de drie maanden vóór die gebeurtenis aan ons hebt betaald. We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gemiste omzet, dataverlies dat te voorkomen was met een back-up, of schade door een uitkomst van de AI-medewerker die je had kunnen controleren. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant. Een claim meld je binnen dertig dagen nadat je de schade hebt ontdekt.

Een abonnement loopt per maand en is maandelijks opzegbaar tegen het einde van de lopende periode, tenzij je offerte een andere looptijd noemt. Wij mogen de overeenkomst direct beëindigen bij misbruik, een ernstig beveiligingsrisico of als je na een herinnering niet betaalt. Na het einde trekken we onze toegang tot je systemen in en verwijderen we jouw gegevens binnen dertig dagen, tenzij de wet ons verplicht iets langer te bewaren. Op verzoek leveren we vooraf een export.

Kunnen we onze afspraken niet nakomen door iets buiten onze macht, zoals uitval van een AI-leverancier, netwerkstoringen, een cyberaanval of overheidsmaatregelen, dan schorten onze verplichtingen op zolang dat duurt. Duurt het langer dan dertig dagen, dan mogen we beiden opzeggen.

We kunnen deze voorwaarden aanpassen. Een nieuwe versie geldt vanaf de datum die erboven staat en kondigen we minstens een maand vooraf aan. Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Komen we er samen niet uit, dan leggen we het geschil voor aan de bevoegde rechter in Nederland.