Deze vijf processen zijn in het mkb het eerst aan de beurt
Het eerste proces is bijna altijd het werk waar de meeste uren per week in zitten en dat elke keer hetzelfde gaat. Bij een dienstverlener is dat meestal de aanvraag, bij een groothandel de order en bij een bouwbedrijf de factuur. Het lijstje hieronder geldt voor vrijwel elk bedrijf met een binnendienst en een administratie.
- Aanvragen beantwoorden en de offerte klaarzetten. Een aanvraag krijgt een reactie met de juiste vragen terwijl je verkoper nog onderweg is. Na het gesprek staat de offerte als concept klaar met je eigen prijzen en de verkoper houdt de uren over.
- Facturen maken en herinneren. De factuur gaat de dag dat de klus is afgemeld. Wie na dertig dagen niet heeft betaald krijgt vanzelf een herinnering. Dat scheelt de administratie de eerste van de maand en het geld komt eerder binnen.
- Telefoongesprekken uitwerken tot een verslag in het klantsysteem. De collega die opneemt hoeft na het gesprek niets meer te typen. Het verslag staat bij de klant en de vraag staat als taak bij degene die erover gaat.
- De planning en de voorbereiding voor je team. Elke ochtend staat per collega klaar welke afspraken, klussen of ritten er die dag zijn en wat daarvoor nodig is. Dat scheelt de planner de avond ervoor en je team het zoeken en bellen.
- Klantvragen over lopende opdrachten. Een klant wil weten wanneer zijn opdracht klaar is of wanneer de levering komt. Die vragen krijgen antwoord uit je planning zonder dat iemand hoeft te zoeken.
Wat een AI-medewerker kost en wat hij oplevert
Een AI-medewerker kost € 100 per maand. Daarnaast betaal je € 299 per maand voor het platform waarin je hele team werkt.
Wat het oplevert reken je uit met het lijstje uit stap één. Neem de uren per week die het werk nu kost en vermenigvuldig ze met wat een uur van die collega je kost. Zet dat bedrag naast het abonnement. Werk dat elke week terugkomt en vaste regels heeft verdient zich het snelst terug. Op de prijzenpagina staat een rekenhulp die dit voor je doet.
Bij Duke Electric leveren drie AI-medewerkers zo’n 38 uur per maand op, van het telefoongesprek tot de offerte. De offerte gaat daar dezelfde dag de deur uit in plaats van na drie dagen. Klanten van Prevailo besteden gemiddeld een kwart minder tijd aan werk dat elke week terugkomt.
Een AI-medewerker vervangt geen collega die bij de klant aan tafel zit of een klacht oplost. Hij doet het werk eromheen. Die collega houdt daar tijd voor over.
Waarom een AI-abonnement voor het hele team na een paar weken stil valt
Het is een bekend patroon in het mkb. Het team krijgt abonnementen op ChatGPT of Copilot en de eerste week probeert iedereen het. De verkoper laat een offertetekst schrijven. De planner laat een mail aan een klant opstellen. Na een paar weken gebruikt bijna niemand het nog.
Het chatvenster staat los van alles. De verkoper kopieert elke aanvraag uit de mailbox, plakt het antwoord terug en zoekt de prijzen zelf op in het CRM. Dat kost evenveel tijd als zelf typen. De planner tikt het resultaat alsnog over in de planning. Niemand heeft afgesproken welk werk eraf moet. Iedereen probeert wat en stopt weer. De mailbox is daarna even vol als ervoor.
Het verschil zit in de plek waar de AI werkt. Een AI-medewerker leest de aanvraag in de mailbox en pakt de prijs uit je eigen systeem. Het concept staat klaar op de plek waar je collega het verstuurt.
Wat de AVG en de AI Act van je vragen voordat de eerste mail de deur uit gaat
AI die in je mailbox en klantsysteem werkt verwerkt persoonsgegevens van klanten en medewerkers. De AVG ziet de leverancier dan als verwerker en jou als verantwoordelijke. De AI Act komt daar sinds 2 februari 2025 bovenop met de plicht om je team voldoende AI-geletterd te maken. Dat betekent dat de verkoper die de concepten nakijkt weet hoe de AI aan zijn antwoord komt en waar het mis kan gaan. Een uitleg aan het team en de grenzen uit stap vier brengen je daarbij al een eind.
- Een verwerkersovereenkomst met de leverancier waarin staat wat er met de gegevens gebeurt en hoe lang ze bewaard blijven.
- Gegevens die in de EU blijven. Opslag daarbuiten mag alleen onder extra voorwaarden en dat wil je niet uitzoeken voor een mailbox.
- De afspraak dat je gegevens niet worden gebruikt om modellen te trainen.
- Een melding aan de beller aan het begin van elk telefoongesprek dat wordt opgenomen en uitgewerkt.
