Vier soorten AI-oplossingen voor het mkb
Elke aanbieder noemt zijn product AI en dat maakt kiezen lastig. Kijk daarom naar wat de oplossing met jouw werk doet. Een los programma geeft een tekst terug die iemand zelf verder moet brengen. Een AI-medewerker doet het hele stuk werk en zet het resultaat klaar in je eigen systeem. Daartussen zitten de functies in je eigen software en het maatwerk van een bureau. Het verschil zit in hoeveel van het werk bij je mensen blijft liggen.
- Losse programma’s zoals ChatGPT of Microsoft Copilot schrijven en vatten samen. Iemand van je team moet elke keer zelf de vraag stellen en het antwoord overtypen in de mail of het systeem.
- AI-functies in software die je al hebt. Je boekhoudpakket herkent een inkoopfactuur en je CRM vat een mailwisseling samen. Dat werkt binnen dat ene pakket en stopt bij de rand ervan.
- Maatwerk door een bureau. Een ontwikkelaar bouwt precies wat jij vraagt, bijvoorbeeld een koppeling tussen je mailbox en je planning. Jij betaalt het traject vooraf en jij blijft afhankelijk van wie het bijhoudt.
- AI-medewerkers die een terugkerend stuk werk oppakken en met je team samenwerken. Ze lezen je mailbox en je systemen en zetten het resultaat klaar als concept. Jij ziet precies wat ze deden en wat naar de klant gaat.
Wat een AI-oplossing in je eigen systemen moet kunnen
In een mkb-bedrijf zit het werk in een paar systemen: de mailbox, de agenda, het boekhoudpakket en het CRM of planningspakket. Een AI-oplossing die daar niet in kan lezen geeft je mensen alleen extra overtypwerk. Vraag daarom eerst of de oplossing de aanvraag in de mailbox ziet en de prijs uit je eigen prijslijst haalt.
Het tweede dat een oplossing moet kunnen is een concept klaarzetten in plaats van een los antwoord in een chatvenster. Een offerte als concept in je CRM scheelt de verkoper het overtypen van alle regels. Het derde is laten zien wat de oplossing deed. Je planner vertrouwt het werk pas als hij op maandag ziet welke afspraken zijn verzet en waarom. Een oplossing die alleen de uitkomst laat zien haal je er na de eerste fout weer uit.
Wat er met maatwerk gebeurt als je planningspakket een update krijgt
Een bureau bouwt een koppeling die ritaanvragen uit de mailbox leest en als rit in het planningspakket zet. Het werkt en de planner houdt elke dag tijd over. Dan krijgt het planningspakket een update en verandert er een veld. De koppeling leest dat veld niet meer en zet ritten zonder laadtijd in de planning.
Zo’n fout zie je pas als een chauffeur bij de verkeerde laaddeur staat of een klant belt dat zijn lading er niet is. De ontwikkelaar die de koppeling bouwde zit dan misschien al op een ander project. Herstel kost geld en tijd. In die weken typt de planner alle ritten weer zelf over.
Maatwerk bindt je bedrijf aan wie het onderhoudt. Vraag voor je tekent wie de koppeling bijhoudt bij een update van je software en wat dat per keer kost.
Welk probleem je hebt bepaalt welke AI-oplossing past
De keuze begint bij het probleem dat je wilt oplossen. Een verkoper die traag schrijft heeft iets anders nodig dan een planner die elke ochtend een uur kwijt is aan de planning van de dag. Schrijf het probleem op met het aantal uren per week dat het kost. Een AI-medewerker levert het meeste op bij werk dat elke week terugkomt en door meerdere systemen loopt.
- Je mensen schrijven traag of zoeken lang in documenten. Een los programma zoals ChatGPT of Copilot helpt daarbij. Het werk in je systemen blijft dan nog liggen.
- Eén handeling binnen één pakket kost tijd, zoals een inkoopfactuur inboeken. De AI-functie van dat pakket helpt daarbij. Het werk ervoor en erna blijft liggen.
- Je werkwijze is uniek. Ook dan werkt een AI-medewerker volgens jouw eigen werkinstructie. Er hoeft niets voor gebouwd te worden.
- Een terugkerend stuk werk blijft liggen. Denk aan aanvragen beantwoorden of facturen bewaken. Een AI-medewerker zet dat werk klaar in je eigen systemen.
