AI inzetten in je bedrijf van het eerste telefoontje tot de betaling

AI inzetten in je bedrijf betekent dat AI-medewerkers het terugkerende werk van de eerste klantvraag tot de betaling in je eigen systemen klaarzetten en aan elkaar doorgeven terwijl je team beslist. Je hebt ChatGPT geprobeerd en je ziet niet hoe je bedrijf daar anders van gaat draaien. Dat komt doordat het werk in je mailbox, je CRM en je planning staat en een chatvenster daar niets van ziet. Het snelst werkt het om één klus te kiezen die elke week door meerdere handen gaat en daar de AI-medewerkers op te zetten.

Gratis demo Naar de stappen

Zo loopt een klus door je hele bedrijf

De operationeel manager van een installatiebedrijf staat in de kantoortuin aan een hoge tafel en bekijkt het weekoverzicht. Achter haar werken collega’s en buiten staan de bedrijfsbussen.

Zo begin je met AI in je hele bedrijf in zes stappen

Zet een week lang op papier waar de tijd van je team naartoe gaat

Vraag elke collega om een week lang bij te houden waar zijn tijd naartoe gaat naast het vakwerk zelf. Er zijn drie soorten werk om op te schrijven. Het eerste komt van buiten binnen: telefoontjes, mails, WhatsApp-berichten en bestellingen van klanten, leveranciers en collega’s onderweg. Het tweede is werk dat je intern doorgeeft, overtypt van het ene systeem in het andere of opzoekt voor een collega die vraagt waar iets staat. Het derde vraagt niemand en moet toch gebeuren. Denk aan een offerte opvolgen, een klant laten weten wanneer je komt of het weekoverzicht voor de directie. Zet bij elke regel wie het oppakte en of het aan het eind van de week af was. Je ziet dan dat het meeste werk door meerdere handen gaat en vooral bij de overdracht blijft liggen.

Volg één klus van de eerste vraag tot de betaling

Pak een opdracht die vorige maand is afgerond en loop hem terug. Schrijf op wie de telefoon opnam, wie de offerte maakte, wie de klus in de planning zette, wie de klant belde over de aankomsttijd en wie de factuur stuurde. Kijk bij elke overdracht wat er gebeurde en hoe lang het werk daar lag te wachten. Meestal zit de vertraging in de overdracht van de ene collega naar de volgende en zelden in het werk zelf.

Kies de klus die elke week terugkomt en door de meeste handen gaat

Zet de klussen uit je week naast elkaar en kies er één die elke week terugkomt en langs de meeste collega’s gaat. Bij een installatiebedrijf is dat bijna altijd de nieuwe aanvraag die van de telefoon via de offerte en de planning naar de factuur loopt. Bij een groothandel is het de bestelling van een vaste klant en bij een zakelijke dienstverlener de nieuwe opdracht die begint met een kennismaking. Een klus die één keer per jaar voorkomt laat je voorlopig liggen.

Laat de AI-scan zien welke AI-medewerkers bij die klus horen

Doe de AI-scan voor je hele bedrijf en vul in waar het werk binnenkomt, hoe groot je team is en hoe vaak het terugkomt. De uitkomst laat zien met welke AI-medewerker je het best begint en wie daarna aansluit. Voor de aanvraag van een nieuwe klant zijn dat meestal Noor voor het telefoongesprek en Johan voor de offerte en daarna Daan voor de planning. Je ziet meteen welke taken zij klaarzetten en wat je team zelf blijft doen.

Laat ons koppelen en inrichten en kijk in het begin alles na

Wij koppelen de AI-medewerkers aan je bestaande systemen en schrijven samen met jou de werkinstructie uit. Jij vertelt hoe het werk bij jou gaat, hoe een offerte eruitziet en in welke toon een herinnering de deur uitgaat. Wij draaien de proef en in het begin kijkt een collega alles na wat naar een klant gaat. Daarna bepaal jij wat een AI-medewerker zelf mag versturen en betalen doet hij nooit.

Breid uit naar de volgende klus zodra de eerste loopt

Kijk na een tijdje welke overdracht nu het meest blijft liggen. Vaak is dat de klant die na de offerte niets meer hoort tot de dag van de klus. Soms is het de factuur die wacht tot iemand de werkbon heeft ingevoerd. Zet daar Lieke of Bram op en laat ze aansluiten op het werk dat Noor en Johan al klaarzetten. Zo groeit het van één klus naar het hele bedrijf zonder dat je team opnieuw hoeft te leren werken.

Zo loopt één nieuwe klant door je hele bedrijf

Een nieuwe klant belt een installatiebedrijf met een aanvraag en die ene klus loopt via de offerte en de planning naar de factuur en de betaling. De AI-medewerkers geven het werk aan elkaar door en je team beslist bij elke stap.

01De klant beltNoor · Front office
Noor luistert mee met het gesprek dat je collega voert en schrijft het uit. Ze zet het verslag bij de klant in het CRM en zet de aanvraag klaar voor Johan.
Je teamJe collega op de front office neemt op en hoort wat de klant wil.
02De aanvraag ligt bij de verkoopJohan · Sales
Johan beantwoordt de aanvraag en vraagt uit wat de verkoper nodig heeft. Hij plant het verkoopgesprek in en zet daarna de offerte klaar als concept met je eigen producten en prijzen.
Je teamDe verkoper voert het gesprek bij de klant en bepaalt de prijs voordat de offerte de deur uitgaat.
03De klant tekentDaan · Planning
Daan zet de getekende opdracht in de planning en zet de werkvoorbereiding klaar voor de collega’s die de klus doen.
Je teamDe planner beslist wie de klus doet en op welke dag.
04De klant vraagt naar de statusLieke · Klantenservice
Lieke beantwoordt de vraag in mail of WhatsApp met de datum uit de planning van Daan en geeft door wat een collega moet oppakken.
Je teamJe collega op de klantenservice belt zelf als de klant twijfelt of iets wil veranderen.
05Het werk is afBram · Administratie
Bram maakt de factuur zodra de werkbon binnen is en bewaakt daarna of de betaling binnenkomt. Hij zet de herinnering klaar in jouw toon en zet ook het antwoord klaar als een klant terugmailt over een betaalregeling.
Je teamDe administratie beslist of de klant in termijnen mag betalen en betaalt zelf de inkoopfacturen.
06Na de klusLieke · Klantenservice
Lieke vraagt de klant of alles werkt en zet een melding van een storing of een vervolgopdracht klaar voor de collega die erover gaat.
Je teamJe collega belt terug bij een klacht en beslist of er iemand langsgaat.

Alles staat in één app. Je ziet per klus wie wat heeft klaargezet en wat nog openstaat.

Zo pakt Prevailo dit aan.AI-medewerkers die samenwerken in je eigen systemen.

Bij Prevailo werken Noor, Johan, Daan, Lieke en Bram samen in Prevailo OS en geven ze het werk aan elkaar door. Noor werkt het telefoongesprek uit en zet de aanvraag klaar voor Johan. Johan zet de offerte klaar en Daan zet de klus na het akkoord in de planning. Lieke houdt de klant op de hoogte en Bram maakt de factuur zodra het werk af is. In die ene app zie je waar elk stuk werk staat en wat blijft liggen en wie welke klus doet beslist een mens. Bij Duke Electric werken drie AI-medewerkers zo samen van het telefoongesprek tot de offerte en dat scheelt zo’n 38 uur per maand. Bij een groothandel of een zakelijke dienstverlener loopt dezelfde keten van aanvraag tot betaling net zo. We richten het samen met je in en jij bepaalt wat ze zelf mogen versturen.

Gratis demo Doe de AI-scan

Alle prijzen en pakketten Alle AI-medewerkers

Voor wie dit werkt.En wie beter iets anders kiest.

Dit past bij je

Je hebt een binnendienst met een paar collega’s die offertes maken, plannen en factureren.
Je team telt vijf tot vijftig mensen en werk gaat van de ene collega naar de volgende voordat het af is.
Dezelfde klus komt elke week terug en loopt door meerdere systemen zoals je mailbox, je CRM en je planning.
Je wilt dat je team meer aankan met de mensen die je al hebt.

Kies dan iets anders

Wie alleen werkt heeft genoeg aan een los AI-programma en de functies in het eigen boekhoudpakket.
Een bedrijf waar elke opdracht anders is en niets wekelijks terugkomt haalt er weinig uit.

Het team krijgt ChatGPT en na een paar weken gebruikt bijna niemand het meer

Veel bedrijven beginnen met een paar ChatGPT-abonnementen voor het team. De eerste week schrijft de verkoper er een mail mee en de planner vraagt om een overzicht van de week. Na een paar weken logt bijna niemand meer in. Het werk staat in de mailbox, het CRM en de planning en daar komt het chatvenster niet bij. Elke vraag moet iemand eerst kopiëren en het antwoord moet diezelfde persoon weer terugzetten in het systeem. Dat kost meer tijd dan het oplevert.

De antwoorden zijn vaak goed genoeg. De plek klopt alleen niet. AI die iets voor je bedrijf wil doen moet in dezelfde mailbox en hetzelfde boekhoudpakket werken als je collega’s en moet weten wat de vorige collega al heeft gedaan.

Een AI-medewerker wacht niet tot iemand hem iets vraagt

Een programma als ChatGPT doet iets zodra een collega een vraag typt en stopt zodra het antwoord er staat. Een AI-medewerker werkt in je eigen systemen en begint zodra het werk binnenkomt. Johan leest de aanvraag in de verkoopmailbox en zet de offerte klaar met je eigen producten en prijzen. Noor luistert mee met het telefoongesprek dat een collega voert en zet het verslag bij de klant in het CRM.

Het grootste verschil zit in de overdracht. AI-medewerkers geven het werk aan elkaar door en zetten de volgende stap klaar voor de collega die erover gaat. Het verslag van Noor wordt de aanvraag voor Johan en de getekende offerte wordt de klus die Daan inplant. Bij een programma waar je iets aan vraagt moet een mens elke stap zelf opnieuw starten.

Waar AI in je bedrijf het eerst iets doet

In een bedrijf met een binnendienst zit het terugkerende werk op zes plekken. Het begint bij het telefoongesprek dat niemand uitwerkt. Daarna volgt de aanvraag die op een antwoord wacht. De calculator moet de offerte nog opstellen. De planner belt elke ochtend de dag rond. Tijdens de klus komen de vragen van de klant binnen. Na afloop volgen de factuur en de betaling. Op elk van die plekken doet een AI-medewerker iets voor je team en krijgt een collega daar iets voor terug.

De aanvraag beantwoorden: de verkoper krijgt een klant terug die al antwoord heeft en een gesprek dat al in de agenda staat.
Het telefoongesprek uitwerken: de collega die belde hoeft niets meer uit te typen en de volgende collega leest wat er is afgesproken.
De offerte klaarzetten: de calculator kijkt een concept na in plaats van een leeg document te vullen.
De klus inplannen: de planner ziet de getekende opdracht meteen in de planning staan en hoeft niet achter de verkoper aan.
De klant op de hoogte houden: de klant krijgt vanzelf bericht als de afspraak staat of als er iets verschuift. De klantenservice beantwoordt een vraag naar de status zonder eerst de planner te bellen.
Het rapport of document dat je vaak opmaakt: de projectleider vraagt om het opleverrapport, het advies of de presentatie en krijgt een uitgewerkt concept terug met de gegevens uit het project.
De factuur en de herinnering: de administratie stuurt de factuur op de dag dat het werk af is en ziet welke klant terugmailt over een betaalregeling.

Je team blijft beslissen en de klant spreken

Een AI-medewerker zet het werk klaar voor de collega die erover beslist. De verkoper voert het adviesgesprek bij de klant en bepaalt de prijs van de offerte die Johan heeft klaargezet. De planner beslist wie welke klus doet en Daan zet die keuze in de planning. De administratie bepaalt of een klant in termijnen mag betalen en betaalt zelf de inkoopfacturen. Bram zet het antwoord klaar en betaalt nooit. Zo kan je team meer aan met dezelfde mensen en houdt een collega het laatste woord in elk gesprek met een klant.

Je weet dat het werkt als je in één app ziet welke klus stilstaat

Het werkt als niemand meer hoeft te vragen waar een aanvraag is gebleven. In één app zie je per klus waar het werk staat en wat blijft liggen. Een offerte die al dagen op akkoord wacht valt op en een klus zonder werkbon komt niet op de factuur. Aan het eind van de maand kijk je terug naar de week die je in stap één op papier zette en tel je wat er nog open staat. Daar waar steeds werk blijft liggen zet je de volgende AI-medewerker op.

Wat ondernemershierover vragen.

Hoe kan ik AI inzetten voor mijn bedrijf?

Kies één klus die elke week terugkomt en door meerdere collega’s gaat en zet daar AI op die in je eigen systemen werkt. Meestal is dat de aanvraag van een nieuwe klant die van de telefoon via de offerte en de planning naar de factuur loopt. Begin daar en breid uit zodra die klus loopt.

Wat is het verschil tussen ChatGPT gebruiken en AI inzetten in het bedrijfsleven?

ChatGPT geeft antwoord op een vraag die iemand typt en stopt daarna. AI inzetten in je bedrijf betekent dat de AI in je mailbox, je CRM en je planning werkt en zelf begint zodra er werk binnenkomt. Het verschil merk je bij de overdracht: de volgende collega vindt het werk klaarstaan in plaats van in een chatvenster van iemand anders.

Waar begin je met AI in een mkb-bedrijf?

Begin bij de overdracht waar het meeste werk blijft liggen en dat is vaak het telefoongesprek of de aanvraag die op een offerte wacht. Volg één afgeronde opdracht terug van het eerste contact tot de betaling en noteer bij elke stap wie het werk doorgaf en hoe lang het bleef liggen. De plek waar het werk het langst stil lag is de plek om te beginnen.

Mag je AI inzetten met klantgegevens volgens de AVG?

Ja. AI inzetten met klantgegevens mag als de partij die de AI levert een verwerkersovereenkomst met je sluit en de gegevens alleen voor jouw werk gebruikt. De AVG geldt sinds 25 mei 2018 en verplicht die overeenkomst voor elke partij die persoonsgegevens voor je verwerkt. Let ook op waar de gegevens staan en of ze worden gebruikt om modellen te trainen.

Welke AI-medewerkers van Prevailo heb ik nodig om AI in mijn hele bedrijf in te zetten?

Voor een klus van telefoontje tot betaling heb je bij Prevailo vijf AI-medewerkers nodig: Noor voor het telefoongesprek, Johan voor de aanvraag en de offerte, Daan voor de planning, Lieke voor de vragen van de klant tijdens de klus en Bram voor de factuur en het bewaken van de betaling. Je hoeft niet met alle vijf te beginnen. De AI-scan laat zien met wie je het best start en wie daarna aansluit.

Wat kost het om de AI-medewerkers van Prevailo in te zetten?

Een AI-medewerker van Prevailo kost € 100 per maand. Daarnaast betaal je € 299 per maand voor het platform waarin ze samenwerken. Beide bedragen zijn exclusief btw en de inrichting doen we samen met je.

Je AI-medewerkers

Met wie begin jij?

Gratis demo

Verder lezen

KennisWat kost AI? Een AI-medewerker naast een vacature

In de regioEen AI agency die AI in je bedrijf aan het werk zet

AI in je bedrijfEen AI-bureau kies je op wat er na de oplevering gebeurt

AI in je bedrijfWat AI voor het mkb betekent en welk werk het eerst oppakt

AI in je bedrijfZo verloopt een AI-implementatie in het mkb

AI in je bedrijfAI tools voor bedrijven: drie soorten en welke bij jouw team past

AI in je bedrijfAI agents voor bedrijven werken het best als team met eigen rollen

AI in je bedrijfWat AI workflow automatisering is en wanneer je het zelf bouwt

AI in je bedrijfAI in de maakindustrie begint op kantoor rond de order Alle gidsen