Hoe lang duurt het voordat het eerste proces live staat?
Het eerste proces draait meestal binnen een week. Het koppelen van je systemen doen wij. De meeste tijd gaat in de werkinstructie zitten en in de proefronde met echte voorbeelden.
Daarna kijkt de eigenaar in het begin elke dag mee en geeft feedback. Wij scherpen de instructie daarop aan tot het proces zonder bijsturen loopt. Bij Duke Electric ging een offerte vroeger na drie dagen de deur uit en nu gaat die dezelfde dag weg.
Wat een AI-implementatie kost en wat ze oplevert
Een AI-medewerker kost bij Prevailo € 100 per maand. Daarnaast betaal je € 299 per maand voor het platform waarin je hele team werkt.
Jouw tijd is de andere post. Jij en de eigenaar van het proces zijn samen een paar uur kwijt aan de werkinstructie en de proefronde. De eerste twee weken na livegang komt daar het dagelijkse meekijken bij. Daarna is het een gesprek per maand over wat er bijgestuurd moet worden.
Wat het oplevert reken je uit met de uren die het proces nu kost. Vermenigvuldig ze met wat een uur van de collega die het doet je kost en zet dat naast het abonnement. Op de prijzenpagina staat een rekenhulp die dit voor je doet. Bij Duke Electric leveren drie AI-medewerkers zo’n 38 uur per maand op, van het telefoongesprek tot de offerte. Klanten van Prevailo besteden gemiddeld een kwart minder tijd aan werk dat elke week terugkomt.
Vijf redenen waarom een AI-implementatie in het mkb vastloopt
De techniek is zelden de oorzaak. Het loopt vast op keuzes die vooraf niet zijn gemaakt. Niemand heeft opgeschreven wat er binnenkomt en wat eruit moet. Er is geen collega die het proces als eigenaar bewaakt. De proef draait op een paar verzonnen voorbeelden in plaats van op echte gevallen. Zulke dingen kosten maanden en merk je pas als het eerste proces al had moeten lopen. Dit zijn de vijf die we het vaakst zien.
- Te groot beginnen. Een traject dat sales en administratie tegelijk aanpakt heeft maanden nodig voordat er iets werkt.
- Niemand in het team is eigenaar. Dan ligt elke vraag over een afwijking op jouw bureau en na een paar weken kijkt niemand meer.
- De AI-medewerker heeft geen toegang tot je systemen. Zonder je CRM weet hij niet wat je de klant vorige week hebt beloofd en zijn antwoord klinkt goed en is toch fout.
- Er zijn geen grenzen afgesproken. Leg vast of hij een prijs mag noemen of een afspraak mag verzetten. Zonder die regel beslist hij het zelf.
- Niemand meet wat het oplevert. Tel vooraf hoe lang een aanvraag op antwoord wacht. Zonder dat getal weet je later niet of het werkt.
Waarom een groot maatwerktraject vaak niets oplevert voordat het budget op is
Het is een veelgemaakte keuze. Eén systeem moet in één keer de orders uit de mailbox halen, de voorraadvragen van klanten beantwoorden en de facturen maken. Een softwarebureau begint aan een traject van maanden. Alles hangt aan één koppeling met het ERP en die is pas aan het eind klaar.
Bij de demo draait het systeem nog op een testbestand. Het budget is dan op en de verkopers tikken nog steeds elke dag orderregels over uit de mail. Het overtikken liep de hele tijd gewoon door.
Met één proces tegelijk had de orderinvoer uit de mailbox als eerste kunnen lopen. Dan weet je na een paar weken of het werkt. Het geld voor de volgende stap is er dan ook nog.
Wie je meeneemt en wat je op maandag tegen je team zegt
Je hebt twee mensen nodig. Jij beslist welk proces het wordt en wat de AI-medewerker niet mag doen. De collega die het werk nu doet schrijft de werkinstructie mee en kijkt de eerste weken elke dag mee. Kies daarvoor degene die het werk het best kent. Technische kennis is niet nodig.
Vertel de rest van het team vooraf wat er verandert. Zeg welk stuk werk naar de AI-medewerker gaat en wat bij hen blijft. Zeg ook dat het doel is om uren terug te krijgen en dat er niemand uit gaat. Vertel het ook aan collega's die alleen het resultaat zien. Een bericht of document dat er ineens anders uitziet roept anders vragen op.
