Deze zes koppelingen leveren in een mkb-bedrijf het meest op
Niet elke koppeling is even veel waard. Het werk dat elke dag terugkomt en waar het vaakst iets blijft liggen gaat voor. In de meeste bedrijven van vijf tot vijftig man zijn dat de mailbox en het boekhoudpakket. Daar komen de aanvragen binnen en daar staan de facturen die betaald moeten worden. Het CRM komt daarna. De planning en de telefooncentrale volgen pas als die eerste koppelingen een paar weken draaien en het team eraan gewend is.
- Mailbox en agenda. Hier komen aanvragen, vragen en bevestigingen binnen. AI leest de mail, zet een conceptantwoord klaar en plant een afspraak in de agenda van de juiste collega.
- Boekhouding. AI boekt inkoopfacturen en bonnen uit de mailbox in en ziet welke facturen nog openstaan.
- CRM en offertes. AI zet de aanvraag bij de klant, maakt een conceptofferte met je eigen prijzen en werkt de status bij na het gesprek.
- WhatsApp. Klanten sturen hier een foto of een vraag over de levertijd. AI leest mee en zet het antwoord klaar.
- Telefonie. Elk telefoongesprek wordt opgenomen en uitgeschreven. Het verslag komt bij de klant in het CRM te staan.
- Planning. AI ziet wie van je team waar ingepland staat en zet de planning voor morgen klaar.
Zo koppelen we een oud planpakket zonder API
Oudere pakketten hebben vaak geen API. Dan koppelen we de AI-medewerker langs een van drie omwegen. De eerste loopt via de mailbox: bijna elk pakket kan een bevestiging, een factuur of een rapport mailen. AI leest die mail en haalt er de gegevens uit die het nodig heeft. De tweede is een export. Veel pakketten kunnen elke nacht een bestand met orders of klanten klaarzetten in een map. AI leest dat bestand de volgende ochtend.
De derde omweg is een koppeltool als tussenstap. Zo'n dienst kent honderden pakketten en geeft door wat er in het ene systeem gebeurt aan het andere. Dat werkt goed voor een melding of een nieuw record. Voor een conceptofferte met je eigen prijslijst is het te dun. Weet ook dat je dan een derde partij tussen je gegevens zet. Die partij hoort in je verwerkersovereenkomst te staan.
Wat AI-integratie betekent voor de AVG en wie bij je gegevens kan
Een AI die in je mailbox leest ziet klantgegevens en dus geldt de AVG. Je bent zelf verantwoordelijk en de leverancier van de AI is verwerker. Dat vraagt om een paar vaste afspraken voordat de eerste koppeling aan staat.
Een datalek meld je sinds 25 mei 2018 binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Een verwerkersovereenkomst en een regel in je verwerkingsregister zijn snel geregeld. Een datalek kost je veel meer.
- Rechten per systeem. AI krijgt een eigen account met alleen de rechten die de taak vraagt. Lezen in de mailbox is wat anders dan betalen in de boekhouding.
- Gegevens in de EU. Vraag waar de servers staan en waar een kopie naartoe gaat. Een leverancier in de Verenigde Staten valt onder andere regels.
- Een verwerkersovereenkomst. Daarin staat wat de leverancier met je gegevens mag en hoe lang hij ze bewaart. Zonder dat document gaat er geen klantgegeven de deur uit.
- Niet gebruikt voor training. Laat de leverancier schriftelijk bevestigen dat je mail en je offertes niet worden gebruikt om het model te trainen.
- Een logboek. Elke actie van AI is terug te vinden. Dat heb je nodig als een klant vraagt wat er met zijn gegevens is gebeurd.
Wat er misgaat als iemand antwoorden uit een chatvenster overtypt
Op veel kantoren gaat het zo. Een collega kopieert een aanvraag uit de mailbox naar een AI-chatvenster en plakt het antwoord weer terug. Daarna maakt die collega de klant met de hand aan in het klantsysteem. Het chatvenster weet niets van de prijslijst, de agenda of de klanten.
Het gaat mis bij een offerte. Je collega plakt een oude offerte van een vergelijkbare klus in het chatvenster en laat de tekst opfrissen. Het bedrag komt uit die oude offerte. De nieuwe prijslijst staat in het boekhoudpakket en die heeft het chatvenster nooit gezien. De klant tekent voor de oude prijs en het verschil betaal jij.
Met een koppeling gebeurt dit niet. AI leest dan de aanvraag in je mailbox, pakt de prijs uit het boekhoudpakket en zet de conceptofferte klaar in het klantsysteem. Je collega kijkt na en verstuurt. Het overtypen valt weg en de prijs komt uit de bron waar hij hoort.
Bij Duke Electric gaat de offerte dezelfde dag de deur uit in Sollit
Duke Electric werkt met drie AI-medewerkers van Prevailo. Die werken samen van het telefoongesprek tot de offerte in het CRM Sollit. Het gesprek wordt uitgeschreven en de klant komt in Sollit te staan. De conceptofferte staat klaar voordat de verkoper terug is op kantoor. Volgens Duke Electric scheelt dat zo’n 38 uur per maand en gaat de offerte dezelfde dag de deur uit in plaats van na drie dagen.
