Orderverwerking automatiseren met AI in de logistiek en groothandel

Orderverwerking automatiseren betekent dat orders uit mail, pdf of portal zonder overtypen als concept in je orderpakket komen. De orderbevestiging staat daarna klaar en een mens kijkt alleen nog naar de afwijkingen. Bij jou typt de binnendienst elke ochtend de orders uit de mailbox over in het ERP. Het snelst werkt het als je begint met de orders die per mail binnenkomen.

Gratis demoNaar de stappen
Zo krijgt je team er AI-collega’s bij
Een medewerker aan de balie van een technische groothandel controleert een order op zijn laptop. Op de balie staan dozen klaar om op te halen.

Zo automatiseer je de orderverwerking in zeven stappen

01

Zet op een rij via welke kanalen orders binnenkomen

Orders komen binnen per mail, als pdf in de bijlage, via een portal of telefonisch. Zet per kanaal op een rij hoeveel orders er in een gewone week binnenkomen en wie ze verwerkt. Het kanaal met het meeste handwerk pak je als eerste aan. Meestal is dat de mail met een pdf erbij.

02

Bepaal welke gegevens elke order nodig heeft

Kijk in je ERP of orderpakket welke velden een order nodig heeft. Denk aan het klantnummer, de artikelnummers, de aantallen, het afleveradres en de gewenste leverdatum. Wat ontbreekt moet iemand nu navragen. Dat navragen kan een AI-medewerker ook doen.

03

Laat AI de order lezen en als concept in je pakket zetten

Een AI-medewerker leest de mail of de pdf zoals je binnendienst dat doet. Hij zoekt de klant en de artikelnummers op in je eigen systeem en zet de order als concept klaar. Er gaat nog niets de deur uit. Je binnendienst ziet het concept en hoeft niets over te typen.

04

Laat de afwijkingen naar een mens gaan

Een onbekend artikelnummer, een prijs die afwijkt van de afspraak of een spoedorder gaat niet vanzelf door. Die order krijgt een markering en komt bij een collega terecht. Leg vooraf vast wat een afwijking is. Een scherpe lijst scheelt nakijkwerk.

05

Laat de orderbevestiging klaarzetten

Na de order volgt de bevestiging aan de klant. Die bevat dezelfde regels, de leverdatum en je voorwaarden. De AI-medewerker zet de bevestiging klaar op het moment dat de order akkoord is. Je collega kijkt hem na en verstuurt hem.

06

Laat statusvragen beantwoorden uit je eigen systeem

Klanten mailen of bellen met de vraag waar hun order blijft. Het antwoord staat al in je pakket: in behandeling, verzonden of in backorder. Een AI-medewerker zoekt het op en zet het antwoord klaar in de mail. Je binnendienst hoeft niet meer te zoeken.

07

Meet hoeveel orders zonder overtypen doorgingen

Tel na een tijdje hoeveel orders als concept klaarstonden en hoeveel er alsnog met de hand moesten. Kijk bij de handmatige orders waarom. Vaak is het een artikelnummer van de klant dat niet in je systeem staat. Zet die vertaling erin en de volgende order van die klant gaat wel door.

Zo pakt Prevailo dit aan.AI-medewerkers die samenwerken in je eigen systemen.

Bram zet de order en de factuur klaar in je eigen boekhoudpakket. Lieke beantwoordt de vraag waar een order blijft vanuit je eigen systeem en Daan zet de planning voor je team klaar. Ze werken samen in Prevailo OS en geven de order aan elkaar door van binnenkomst tot levering. In die app zie je welke orders nog wachten en waar een klant op antwoord wacht. Jij bepaalt wat ze zelf mogen versturen. Klanten van Prevailo besteden gemiddeld een kwart minder tijd aan werk dat elke week terugkomt.

Gratis demoDoe de AI-scan

Klanten van Prevailo besteden gemiddeld een kwart minder tijd aan werk dat elke week terugkomt. Gemiddeld bij onze klanten

Alle prijzen en pakkettenAlle AI-medewerkersDownload het voorbeeld in Word en PDF

Waar de orderverwerking in een groothandel tijd kost

In een groothandel of transportbedrijf zit de tijd zelden in het verzamelen of het rijden. De tijd zit in het papierwerk ervoor. Een order komt binnen als mail met een pdf, iemand typt hem over en zoekt de artikelnummers op. Daarna gaat er een bevestiging uit en belt de klant later om te vragen waar zijn levering blijft. Op deze plekken blijft het hangen.

  • Orders overtypen uit de mail en uit een pdf in het ERP
  • Artikelnummers van de klant vertalen naar je eigen nummers
  • De orderbevestiging opstellen en versturen
  • Statusvragen van klanten beantwoorden
  • De planning of de rit aanpassen als een order verandert

Wat AI in de logistiek doet en wat andere pakketten doen

AI in de logistiek is een breed begrip. Routeplanning, voorraadvoorspelling en het aansturen van een magazijn zijn het terrein van gespecialiseerde pakketten. Daar heeft een bedrijf van vijf tot vijftig man vaak al een oplossing voor of het is er te klein voor.

Een AI-medewerker doet het werk eromheen. Hij leest de orders en de vragen die per mail binnenkomen en zet ze klaar in het pakket dat je al gebruikt. Hij beantwoordt de vraag waar een levering blijft vanuit je eigen systeem. De planner houdt de planning en het magazijn houdt de voorraad.

Het verschil tussen een EDI-koppeling en AI die een mail leest

Een EDI-koppeling of een vaste regel werkt goed als de order altijd in hetzelfde formaat binnenkomt. Grote klanten sturen hun orders vaak zo. Kleine klanten doen dat niet. Zij mailen een pdf uit hun eigen pakket, een foto van een lijstje of een paar regels in de mail zelf.

Een vaste regel kan daar niets mee. AI leest de order zoals een collega dat doet en haalt eruit wat je pakket nodig heeft. Voor de grote klanten met EDI verandert er niets. Voor de rest verdwijnt het overtypen.

Een order met een artikelnummer dat net anders is

Het gaat vaak zo. Een vaste klant mailt een order met een artikelnummer uit zijn eigen systeem. Het nummer lijkt op dat van jou en klopt toch net niet. De binnendienst twijfelt, legt de mail opzij en belt de klant later terug. Ondertussen is de wagen voor die dag al geladen en gaat de order een dag later mee.

Een AI-medewerker legt zo’n order niet opzij. Hij zoekt het nummer op in eerdere orders van dezelfde klant en zet de order klaar met een vraag aan je collega. Die collega kijkt het na en de order kan dezelfde dag mee.

Wat bij jou blijft als de orders klaarstaan

Prijsafspraken met een klant blijven bij jou. Een AI-medewerker past de prijs toe die in je systeem staat en geeft geen korting. Nee zeggen tegen een spoedorder die niet meer past is ook jouw beslissing. De AI-medewerker zet de order klaar met een markering en jij of je planner beslist. Zo blijft de relatie met de klant bij de mensen die hem kennen.

Wat ondernemershierover vragen.

Hoe kun je orderverwerking automatiseren?

Orderverwerking automatiseer je door orders uit mail, pdf of portal als concept in je orderpakket te laten zetten. Een mens kijkt alleen nog naar afwijkingen zoals een onbekend artikelnummer of een spoedorder. Begin met het kanaal waar de meeste orders met de hand worden overgetypt. Meestal is dat de mail.

Kan AI een pdf-order lezen?

AI kan een order uit een pdf of uit de tekst van een mail lezen en de klant, de artikelnummers en de aantallen eruit halen. De order komt als concept in je pakket en een collega kijkt hem na. Dat werkt ook bij een pdf uit het pakket van de klant zelf.

Wat is het verschil tussen EDI en AI bij orders?

EDI werkt als de order altijd in een vast formaat binnenkomt, zoals bij grote klanten. AI leest orders die in een vrije vorm binnenkomen, zoals een pdf of een mail. Een groothandel gebruikt vaak allebei: EDI voor de grote klanten en AI voor de rest.

Welke orders blijven handwerk?

Orders met een afwijking blijven handwerk: een onbekend artikelnummer, een prijs die niet klopt met de afspraak of een spoedorder die niet meer in de planning past. Die orders krijgen een markering en gaan naar een collega. De rest staat klaar als concept.

Welke AI-medewerkers van Prevailo werken aan de orderverwerking?

Bij Prevailo zet Bram de order en de factuur klaar in je eigen pakket. Lieke beantwoordt de vraag van klanten waar hun order blijft en Daan zet de planning klaar. Ze werken samen in één app en koppelen met elk systeem dat een API heeft.

Wat kost het om orderverwerking met Prevailo te automatiseren?

Bij Prevailo kost een AI-medewerker € 100 per maand exclusief btw. Daarnaast betaal je € 299 per maand voor het platform met de koppelingen en het onderhoud voor je hele team.

Je AI-medewerkers

Met wie begin jij?

Gratis demo

Verder lezen

Voorbeeld om te downloadenOpdrachtbevestiging voorbeeld dat het akkoord vastlegtBram · transportbedrijvenAutomatisch factureren voor transportbedrijvenBram · groothandelsFactuurverwerking automatiseren voor groothandelsAI in je bedrijfAI in de logistiek begint bij de order op kantoorAI in je bedrijfAI inzetten in je bedrijf van het eerste telefoontje tot de betalingAI in je bedrijfProcesoptimalisatie begint met één proces dat je in kaart brengtAI in je bedrijfAI-integratie is AI laten werken in de software die je al hebtAI in je bedrijfWelke processen je met AI kunt automatiseren en welke nietAI in je bedrijfWat AI in sales doet voor een bedrijf met een of twee verkopersAlle gidsen