AI in de logistiek begint bij de order op kantoor

AI in de logistiek zit bij een transportbedrijf of logistiek dienstverlener met een eigen planning het eerst rond de order. Van de mail van de verlader tot de factuur zetten AI-medewerkers het werk klaar en geven het door aan de collega die beslist. Je planners typen elke ochtend orders over uit mails met bijlagen en de telefoon gaat voor zendingen die op schema rijden. Het snelst werkt het bij de klus die elke dag terugkomt en nu op een planner wacht.

Gratis demo Naar de stappen

Zo loopt een klus door je hele bedrijf

Een planner van een logistiek bedrijf staat met haar telefoon aan een hoge tafel en wijst op de laadlijst. Buiten staan twee vrachtwagens aan het laaddok.

Zo begin je met AI in je transportbedrijf in zes stappen

Volg één order van de mail tot de factuur

Pak een order van vorige week en loop hem na van de eerste mail van de verlader tot de betaalde factuur. Schrijf per stap op wie hem oppakt en in welk systeem het gebeurt: de mailbox, het portaal van de verlader, de planning, de app van de chauffeur en het boekhoudpakket. Meestal verbaast het hoeveel handen één order passeert voordat de factuur de deur uit is.

Kijk waar de order wacht

Zet bij elke stap een kruisje waar het werk blijft liggen tot iemand tijd heeft. Dat is vaak de order die uit een pdf overgetypt moet worden en de vraag van een ontvanger waar zijn zending blijft. Of de factuur die pas vrijdag wordt gemaakt omdat de vrachtbrieven nog in de cabine liggen. Op die plekken wacht de verlader op jouw kantoor.

Kies de klus die elke dag terugkomt

Begin bij het werk dat elke ochtend opnieuw begint en nooit af is. Voor de meeste transportbedrijven is dat de order die per mail of portaal binnenkomt en in de planning moet. Een klus die elke dag terugkomt levert elke dag tijd op en is het makkelijkst te controleren.

Laat de AI-scan zien welke AI-medewerkers daarbij horen

De AI-scan stelt vijf vragen over waar het werk blijft liggen en hoe groot je team is. Daar komt uit welke AI-medewerker als eerste past: Daan voor de order in de planning, Lieke voor de vragen over een zending of Bram voor de factuur na de aflevering. Je ziet meteen wat die collega doet en wat het je team oplevert.

Wij koppelen de AI-medewerker aan je mailbox en je planning

Je hoeft zelf niets uit te zoeken over koppelingen. Wij koppelen de AI-medewerker aan je bestaande systemen: de mailbox waar de orders binnenkomen, je TMS of planning en het boekhoudpakket. Jij vertelt hoe het werk nu loopt en wij schrijven de werkinstructie uit. Gegevens blijven in de EU en worden niet gebruikt om modellen te trainen.

Kijk in het begin alles na voordat het naar een verlader gaat

In het begin kijkt een collega elke order en elke factuur na voordat het de deur uit gaat. Daarna bepaal jij wat een AI-medewerker zelf mag versturen en wat altijd langs een mens gaat. Betalen doet een AI-medewerker nooit.

Zo loopt één order door je hele bedrijf

Een verlader mailt een order naar je bedrijf en die order loopt via de planning en de vragen van de klant door tot de factuur en de herinnering. De AI-medewerkers geven het werk aan elkaar door en je team beslist bij elke stap.

01De prijsaanvraag komt binnenJohan · Sales
Johan beantwoordt de aanvraag van de verlader en vraagt uit wat de verkoper moet weten. Daarna zet hij de offerte als concept klaar met je eigen tarieven.
Je teamDe verkoper bepaalt het tarief en verstuurt de offerte.
02De order komt per mailDaan · Planning
Daan leest de mail en de bijlage en zet de order klaar in de planning voor de planner. Hij zet erbij wat nog ontbreekt.
Je teamDe planner kiest de wagen en de chauffeur.
03De verlader beltNoor · Front office
Noor luistert mee met het gesprek dat een collega voert en werkt het uit. Ze zet de wijziging als taak klaar voor de planner.
Je teamDe planner past de rit aan.
04Waar is mijn zendingLieke · Klantenservice
Lieke beantwoordt de vraag van de ontvanger met de status uit de planning. Een zending die te laat dreigt te komen zet ze als taak klaar voor de planner.
Je teamDe planner belt de chauffeur en beslist wat de ontvanger te horen krijgt.
05De aflevering is getekendBram · Administratie
Bram maakt de factuur klaar met de getekende vrachtbrief en de afspraken uit de offerte. De administratie vindt hem klaarstaan in het boekhoudpakket.
Je teamDe collega op de administratie kijkt de factuur na en verstuurt hem.
06De betaaltermijn verstrijktBram · Administratie
Bram ziet dat de factuur openstaat en zet de herinnering klaar in jouw toon. Hij zet ook het antwoord klaar als de verlader terugmailt met een vraag over de factuur.
Je teamDe administratie beslist of de verlader uitstel krijgt.

Alles staat in één app. Je ziet per klus wie wat heeft klaargezet en wat nog openstaat.

Zo pakt Prevailo dit aan.AI-medewerkers die samenwerken in je eigen systemen.

Daan zet de order uit de mail klaar voor je planner en Lieke beantwoordt daarna uit diezelfde planning de vraag waar de zending is. Bram maakt na de aflevering de factuur klaar en bewaakt of de verlader betaalt. Ze werken samen in Prevailo OS en daar zie je waar elk stuk werk staat en wat nog openstaat. Bij Duke Electric loopt het zo van het eerste telefoontje tot de offerte die dezelfde dag de deur uit gaat en in een transportbedrijf werkt het net zo rond de order. Wij richten het samen met je in en jij blijft beslissen welke wagen rijdt en wat er naar een verlader gaat.

Gratis demo Doe de AI-scan

Klanten van Prevailo besteden gemiddeld een kwart minder tijd aan werk dat elke week terugkomt. Gemiddeld bij onze klanten

Alle prijzen en pakketten Alle AI-medewerkers

Voor wie dit werkt.En wie beter iets anders kiest.

Dit past bij je

Dit werkt voor een transportbedrijf of logistiek dienstverlener met een eigen kantoor en een eigen planning.
Er komen elke dag orders binnen per mail of via het portaal van een verlader en iemand zet ze over in de planning.
Je team telt tussen de vijf en vijftig mensen met een binnendienst die de orders en de facturen afhandelt.
Het werk staat in meer dan één systeem: de mailbox, het TMS of de planning en het boekhoudpakket.

Kies dan iets anders

Een eigen rijder zonder kantoor heeft er weinig aan omdat de orders daar via de telefoon en de app van de opdrachtgever lopen.
Een bedrijf dat vooral winst zoekt in routeplanning of robots in het magazijn vindt dat niet in dit werk op kantoor.

Waarom AI in de logistiek voor jouw transportbedrijf op kantoor begint

De verhalen over AI in de logistiek gaan bijna altijd over grote partijen. Ze gaan over routeplanning die zichzelf bijstelt, over voorspellingen van volumes per week en over robots die in het magazijn orders verzamelen. Dat vraagt om eigen data, een groot wagenpark en een IT-afdeling die ermee aan de slag kan.

Een transportbedrijf met een eigen planning verliest zijn tijd ergens anders. De planner typt orders over uit mails met bijlagen. De telefoon gaat voor een zending die volgens de planning op tijd is. De factuur wacht op een vrachtbrief die nog in de cabine ligt. Daar zit het werk dat elke dag terugkomt en daar helpt een AI-medewerker het snelst.

Wat AI-medewerkers hier niet doen is rijden of een route berekenen. Ze werken in je mailbox, je TMS of planning, de portalen van je verladers en je boekhoudpakket. Alles wat daar binnenkomt of eruit moet kunnen ze lezen en klaarzetten voor de collega die erover gaat.

AI in transport begint bij de order uit de mail en het portaal

De meeste orders komen bij een transportbedrijf nog binnen als mail met een pdf of als regel in het portaal van de verlader. Iemand op kantoor leest ze, zoekt het adres en het tijdvenster op en typt alles over in de planning. Daan doet dat deel. Hij leest de mail en de bijlage en zet de order met laadadres, losadres, tijdvenster en referentie klaar in je TMS of planning. Hij zet ook de vraag aan de verlader klaar als er een pallethoogte of een contactpersoon op het losadres ontbreekt.

De planner houdt de keuze. Hij ziet de order in de planning staan met alles ingevuld en beslist welke wagen en welke chauffeur erop gaan. Een order die wacht op bevestiging van de verlader blijft als open punt staan tot het antwoord binnen is.

Waar is mijn zending en kan het morgen nog mee?

Deze vragen komen de hele dag binnen via de mail en WhatsApp en soms per telefoon. Het antwoord staat bijna altijd al in je TMS of planning. Toch komen ze bij de planner terecht omdat alleen de planner weet waar de wagen is. Dit zijn de vragen die elke dag terugkomen.

Lieke beantwoordt die vragen in de mail, in WhatsApp en in de chat op je website. Ze kent de status van elke lopende zending uit je planning en zet klaar wat een collega moet doen. Een vraag over een zending die te laat dreigt te komen zet ze als taak klaar voor de planner. Belt een verlader toch? Noor luistert mee met het gesprek dat een collega voert en werkt het uit. De beller hoort aan het begin dat het gesprek wordt opgenomen. Het verslag staat daarna bij de klant in je klantsysteem met een taak voor de planner.

Waar is mijn zending nu?
Kan deze pallet morgen nog mee?
Is de zending afgeleverd en wie heeft getekend?
Kan de factuur naar een ander adres?

De ochtend waarin de planner orders overtypt en één bijlage mist

Een planner bij een transportbedrijf begint de dag met een volle mailbox. Elke mail is een order van een andere verlader en elke verlader stuurt het anders. De ene verlader stuurt een pdf en de andere zet de order in de mail zelf. De planner opent elke bijlage, zoekt het losadres en het tijdvenster op en typt het over in de planning. De halve ochtend is weg voordat de eerste wagen een rit heeft.

Halverwege staat in één pdf een gewijzigd tijdvenster onder de handtekening. De planner mist het en zet de rit op de middag. De chauffeur komt aan bij een gesloten dock en rijdt onverrichter zake terug. De verlader belt boos. De rit moet de volgende dag opnieuw en de kosten van de lege rit zijn voor jouw bedrijf.

Daan leest de hele bijlage en zet het gewijzigde tijdvenster in het veld waar de planner kijkt. Hij meldt erbij wat afwijkt van de vorige order van dezelfde verlader. De planner kijkt het na en beslist welke wagen rijdt.

Wat je team blijft doen als de AI-medewerkers meedraaien

Een AI-medewerker zet klaar en geeft door. De beslissingen die geld kosten of een klant raken blijven bij je mensen. Dat geldt in elk geval voor dit werk.

Zo kan je team meer orders aan met dezelfde mensen. Bij onze klanten scheelt dat gemiddeld een kwart van de tijd aan werk dat elke week terugkomt.

De planner maakt de planning bij krapte wanneer er meer orders zijn dan wagens.
De planner kiest welke rit voorgaat als twee verladers hetzelfde tijdvenster willen.
Een collega op kantoor houdt het contact met een chauffeur onderweg over een file of een gesloten dock.
De verkoper bepaalt het tarief voor een nieuwe verlader en de afspraak over wachturen.
De eigenaar of de administratie voert het gesprek met een verlader die een schade meldt of te laat betaalt.

Wat ondernemershierover vragen.

Wat is AI in de logistiek?

AI in de logistiek is software die mails en documenten leest en het werk daaruit klaarzet voor een transport- of logistiek bedrijf. Bij grote partijen gaat het om routeplanning, volumevoorspelling en robots in het magazijn. Bij een transportbedrijf met een eigen planning zit het eerste werk op kantoor: de order uit de mail in de planning zetten, de vraag beantwoorden waar een zending is en de factuur maken na de aflevering.

Wat kan AI in transport doen voor een transportbedrijf met eigen planning?

AI in transport zet bij een transportbedrijf met eigen planning de order uit de mail of het portaal klaar in de planning en beantwoordt vragen van verladers over de status van een zending. Na de aflevering maakt AI de factuur klaar op basis van de getekende vrachtbrief. De planner houdt de keuze welke wagen en welke chauffeur rijden.

Kan AI een order uit een mail in de planning zetten?

Ja. AI leest de mail en de bijlage en zet laadadres, losadres, tijdvenster en referentie klaar als order in het TMS of de planning. Een order waar iets aan ontbreekt blijft als open punt staan tot de verlader heeft geantwoord. De planner kijkt de order na en kiest de wagen.

Vervangt AI de planner in een transportbedrijf?

Nee. De planner beslist welke wagen rijdt, welke rit voorgaat bij krapte en wat er gebeurt als een chauffeur onderweg vastloopt. AI zet het werk daarvoor klaar: de order uit de mail, het antwoord op de statusvraag en de factuur na de aflevering. Je team kan daardoor meer orders aan met dezelfde mensen.

Wat kost een AI-medewerker voor een transportbedrijf?

Een AI-medewerker van Prevailo kost € 100 per maand. Daarnaast betaal je € 299 per maand voor het platform. Beide bedragen zijn exclusief btw. De inrichting doen we samen met je.

Werken de AI-medewerkers van Prevailo met mijn TMS en boekhoudpakket?

Ja. Wij koppelen de AI-medewerker aan je bestaande systemen: de mailbox waar de orders binnenkomen, je TMS of planning en je boekhoudpakket. De gegevens blijven in de EU en worden niet gebruikt om modellen te trainen. Je krijgt een verwerkersovereenkomst.

Je AI-medewerkers

Met wie begin jij?

Gratis demo

Verder lezen

AI in je bedrijfOrderverwerking automatiseren met AI in de logistiek en groothandel

AI in je bedrijfAI inzetten in je bedrijf van het eerste telefoontje tot de betaling

AI in je bedrijfWat AI workflow automatisering is en wanneer je het zelf bouwt

AI in je bedrijfAI in de maakindustrie begint op kantoor rond de order

AI in je bedrijfWelke processen je met AI kunt automatiseren en welke niet

KoppelingenOdoo koppeling van order in de mail tot factuur in Odoo Alle gidsen