Acht taken die in elk mkb-bedrijf terugkomen
Repetitieve taken automatiseren begint bij het werk waar iemand nu een mail of een bon leest en het antwoord overtypt in een systeem. Dat werk zit op elke afdeling. De verkoper typt de aanvraag over in het CRM. De administratie leest de werkbon en maakt er met de hand een factuur van. De planner zet elke ochtend dezelfde adressen in de agenda. Dit zijn de acht taken die in de meeste mkb-bedrijven het vaakst terugkomen.
- Sales: een aanvraag beantwoorden en de offerte klaarzetten met je eigen producten en prijzen
- Administratie: een factuur maken zodra de werkbon binnen is
- Administratie: een herinnering sturen zodra de betaaltermijn voorbij is
- Front office: een telefoongesprek uitwerken tot een verslag bij de klant
- Planning: de planning en voorbereiding voor je team klaarzetten voor de dag begint
- Planning: notulen van een overleg maken met de actiepunten erbij
- Administratie: bonnen uit de mailbox inboeken in het boekhoudpakket
- Klantenservice: een klant laten weten hoe het met zijn opdracht staat
Waarom korting geven en de boze klant bij jou blijven
Een betaling gaat nooit automatisch de deur uit. AI mag een factuur klaarzetten en een herinnering opstellen. Het overboeken aan een leverancier doet iemand met de bankpas die weet of de levering klopte. Korting is net zo. Een klant die om korting vraagt op een offerte krijgt antwoord van de verkoper die weet wat de marge is en wat die klant volgend jaar nog afneemt.
Een klacht van een boze klant hoort ook bij een mens. De klant wil iemand horen die iets kan toezeggen. AI mag het gesprek wel uitwerken en de klacht als taak klaarzetten voor de collega die erover gaat. Werk dat elke keer anders is doe je ook zelf. Een maatwerkofferte voor een verbouwing van zes maanden heeft geen patroon en dus is er niets om te herhalen.
Waar een vaste regel in je pakket ophoudt
Veel boekhoudpakketten sturen zelf een herinnering als een factuur 30 dagen openstaat. Dat is een vaste regel. Een regel werkt zolang de invoer altijd hetzelfde is.
Een regel loopt vast zodra er tekst gelezen moet worden. Een werkbon of urenstaat met de opmerking dat een klus langer duurde dan gepland past in geen enkel veld. Een mail waarin een klant drie vragen door elkaar stelt past er ook niet in. Daar heb je AI voor nodig. AI leest de tekst, haalt eruit wat je pakket nodig heeft en zet het klaar in het juiste veld. Een AI-medewerker doet precies het deel waarin iemand moet lezen en schrijven.
Waar een aanvraag blijft liggen tussen de mailbox en het CRM
Bij veel bedrijven gaat het zo. Een aanvraag komt binnen via de mail, de telefoon of het formulier op de site. Wie hem leest hangt af van wie er toevallig tijd heeft. Overdag staat iedereen bij een klant of in een overleg. De aanvraag blijft in de mailbox staan tot iemand er 's avonds aan toekomt. De klant heeft dan vaak al bij een ander gevraagd.
Onderweg gaat er ook iets mis. Een collega neemt de telefoon op en onthoudt wat de klant wil. De volgende dag is die collega op pad en weet niemand van het gesprek. Een andere aanvraag staat wel in het CRM. De vraag uit de tweede mail van de klant staat er niet bij. De verkoper belt terug en moet alles opnieuw vragen.
Het proces zelf is niet ingewikkeld en elke aanvraag gaat door dezelfde stappen. Het loopt vast op één punt: iemand moet de aanvraag lezen, uitvragen en overtypen en daar is overdag geen tijd voor. Dat is precies de stap die je aan AI geeft. Een AI-medewerker leest elke aanvraag meteen en vraagt na wat er ontbreekt. Daarna zet hij de klant met het hele verhaal in het CRM. De verkoper krijgt een volledige aanvraag en belt alleen nog voor het gesprek.
