Wat het Van Dam oplevert als de weekfactuur op maandag weg is
Een factuur die op maandag de deur uitgaat in plaats van op de zesde van de volgende maand wordt ook eerder betaald. Bij een betaaltermijn van dertig dagen heb je het geld van week 41 half november binnen. Nu komt dat geld voor alle weken van oktober pas in december.
Daarnaast scheelt het de uren van je administratie. Klanten van Prevailo besteden gemiddeld een kwart minder tijd aan werk dat elke week terugkomt. Van Dam Transport heeft achttien chauffeurs en rijdt zo’n negentig ritten per week. Daar zijn dat de uren die nu in het overtypen van vrachtbrieven en het nazoeken van toeslagen zitten.
Rit 2418 zonder handtekening kostte Van Dam drie weken
In september ging bij Van Dam een rit naar Rotterdam zonder getekende vrachtbrief de verzamelfactuur op. Hendriks Bouwmaterialen stuurde de hele factuur van € 5.120 terug omdat ze die ene rit niet konden terugvinden. Het inkoopnummer moest opnieuw worden aangevraagd en de betaling kwam drie weken later dan afgesproken.
Daarom factureert Bram zo’n rit niet. Hij legt hem bij je neer. Jij kent de chauffeur en de klant en weet of een belletje genoeg is. Dat geldt ook voor een wachttijd die de klant betwist en voor een tarief dat buiten de afspraak valt. Die beslissingen blijven bij jou.
Vier dingen die vastliggen voordat Bram de eerste week factureert
De inrichting doen we samen met je. We koppelen Bram aan je boekhoudpakket en je ritadministratie en leggen vast welke toeslagen er bestaan en wanneer ze gelden. In de eerste week factureert Bram naast je administratie: jij maakt de facturen zoals nu en vergelijkt ze met zijn concepten. Elke afwijking die je tegenkomt stel je bij, bijvoorbeeld een wachturentoeslag die hij anders berekent dan jij. Na die week draai je het om. Bram maakt de concepten en jij kijkt ze na voordat ze de deur uit gaan.
- De tarievenafspraak per klant. Daar horen de toeslagen voor wachttijd, extra stops en tol bij.
- Het inkoopnummer van elke klant die er een gebruikt. Sommige klanten geven per maand een nieuw nummer af.
- Toegang tot je planningspakket en je boekhoudpakket. Bram leest de afgemelde ritten en schrijft het concept.
- De afspraak met je chauffeurs dat de vrachtbrief dezelfde dag als foto wordt ingestuurd.
