Wat levert het op bij dertig inkoopfacturen per dag?
Bij dertig inkoopfacturen per dag is je administratie elke ochtend een paar uur kwijt aan het openen van pdf’s en het opzoeken van de bijbehorende order. Dat werk verdwijnt. Klanten van Prevailo besteden gemiddeld een kwart minder tijd aan werk dat elke week terugkomt. Die uren gaan naar het werk dat wel een mens vraagt, zoals de leverancier bellen over een creditnota of een klant aanmanen die te laat is.
Het geld zit in wat nu misgaat. Een factuur van € 18.400 van je staalleverancier komt op maandag binnen in de mailbox van een collega die die week vrij is. De korting van 2% bij betaling binnen acht dagen is dan € 368 die je laat liggen. Dezelfde factuur blijft na 60 dagen onbetaald. De leverancier houdt dan de volgende levering vast en je kunt woensdag een klant niet beleveren. En de factuur die 8% boven de orderprijs zit en toch wordt geboekt, kost op 400 meter buis € 440 die niemand terugziet.
Waarom Ruben over het prijsverschil gaat en Bram niet
Een afwijking is bijna altijd een afspraak die ergens niet is vastgelegd. Denk aan de jaarprijs die je inkoper aan de telefoon heeft afgesproken of de staffelkorting vanaf tien pallets. Bram ziet alleen dat factuur en order verschillen. Hij weet niet wat er aan de telefoon is beloofd. Daarom legt hij het verschil voor en beslist de inkoper. Dit blijft in je groothandel bij een mens.
- Je geeft akkoord op elke afwijking in prijs of aantal.
- Je geeft de betaalbatch vrij in de bank.
- Je maakt een nieuwe leverancier of een nieuw grootboeknummer zelf aan.
- Je belt de leverancier over een creditnota of een nalevering.
Wat er klaar moet staan voordat Bram de eerste factuur boekt
Bram heeft toegang nodig tot de mailbox waar de facturen binnenkomen, tot de portalen van leveranciers die niet mailen en tot je boekhoudpakket. Exact, AFAS, Visma en SnelStart kunnen alle vier. De inkooporders en de pakbonnen moeten in dat pakket of in je ERP staan. Anders is er niets om tegen te matchen. Verder spreken we samen af welke afwijking hij zelf mag doorboeken. Een grens van € 5 of 1% per factuur is gangbaar. Daaronder boekt hij door en daarboven legt hij voor.
De eerste week boekt Bram niets zelf. Hij doet de match en jij of je administratie kijkt elke boeking na in de app. Na twee weken zonder fout boekt hij de kloppende facturen zonder dat je ze nog ziet. De afwijkingen en de betaalbatch blijven altijd bij jou.
