Wat een administratiekantoor voor je doet voor een uurtarief of een vast bedrag
Een administratiekantoor houdt je boekhouding bij op basis van wat jij aanlevert. Je stuurt de verkoopfacturen, de inkoopfacturen en de bankafschriften en het kantoor boekt ze in. Het kantoor zet elk kwartaal de aangifte klaar en maakt aan het eind van het jaar de jaarrekening. Veel kantoren rekenen een uurtarief voor het inboeken en een vast bedrag voor de jaarrekening. Andere kantoren rekenen één vast bedrag per maand waar een afgesproken aantal boekingen in zit.
Vraag altijd wat er in het vaste bedrag zit en wat erbuiten valt. Een gewijzigde factuur voor een klant valt bij het ene kantoor onder de maandprijs en bij het andere onder het uurtarief. Let ook op de aanlevertermijn. De meeste kantoren willen de stukken van een maand in de eerste week van de volgende maand hebben en verwerken ze daarna in één keer.
- Inboeken van verkoopfacturen, inkoopfacturen en bankafschriften
- De kwartaalaangifte klaarzetten en indienen
- Salarisadministratie en loonaangifte
- De jaarrekening en de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting
- Advies over je bv, de auto van de zaak en investeringen
Wat er bij jou blijft liggen als het kantoor de boekhouding doet
Het kantoor boekt wat het krijgt en alles wat daarvoor zit blijft bij jou en je team. De monteur levert de werkbon van dinsdag pas op vrijdag in. De tankbon ligt in de bus en de pakbon op de bijrijdersstoel. Een klant belt omdat de factuur op twee adressen gesplitst moet worden. Het kantoor ziet dat werk niet en jij doet het op donderdagavond.
Dat werk is de reden dat de avonden niet verdwijnen als je uitbesteedt. Het inboeken gaat weg en het verzamelen en nasturen blijft over. Reken dat mee als je de offerte van een kantoor naast de andere keuzes legt.
Bij Groothandel Terpstra in Meppel ging de factuur pas op de vijftiende de deur uit
Groothandel Terpstra in Meppel levert bevestigingsmateriaal aan bouwbedrijven en heeft twaalf mensen in dienst. De eigenaar besteedde de administratie in januari 2025 uit aan een kantoor in Zwolle. Het kantoor maakte de facturen op basis van de getekende pakbonnen. De chauffeurs leverden die op vrijdag in en het kantoor verwerkte ze in de week erna. Een levering van 2 september 2025 stond daardoor pas op 15 september op een factuur en het geld kwam met een betaaltermijn van dertig dagen half oktober binnen.
Over een maand met € 140.000 aan leveringen betekende dat gemiddeld dertien dagen wachten op geld dat er al had kunnen zijn. In maart 2026 kwam er nog iets bij. Een pakbon van € 2.340 voor een bouwbedrijf in Hoogeveen was in oktober tussen de stoelen gevallen en nooit gefactureerd. Het kantoor kon dat niet weten. De eigenaar vond het bij het opmaken van de jaarrekening en het bouwbedrijf had het project toen al afgerekend.
Het kantoor deed wat was afgesproken. Het probleem zat in de dertien dagen tussen de levering en het moment dat de pakbon op het bureau in Zwolle lag.
Wat je boekhouder beter kan doen als het inboeken weg is
Je boekhouder hoeft niet meer achter pakbonnen aan te bellen als het terugkerende werk is gedaan voordat de stukken bij het kantoor liggen. De tijd die overblijft gaat naar het werk waarvoor je een boekhouder inhuurt. Je boekhouder kijkt een kwartaal vooruit in plaats van een maand terug. In april ziet je boekhouder dat de omzet boven vorig jaar uitkomt en raadt aan de voorlopige aanslag te laten aanpassen. Bij een nieuwe bus rekent je boekhouder uit of lease of koop beter uitkomt.
Klanten van Prevailo besteden gemiddeld een kwart minder tijd aan werk dat elke week terugkomt. Die tijd zat eerst in de avonden van de ondernemer en in de uren die het kantoor rekende voor nabellen en corrigeren.
