Dit moet er volgens de Belastingdienst op een factuur staan
De Belastingdienst stelt op 17 oktober 2026 deze eisen aan een gewone factuur. Een factuur waar een van deze gegevens op ontbreekt geeft de klant problemen met de btw-aftrek en komt daarom vaak retour. Het factuurvoorbeeld hierboven heeft voor elk gegeven een vaste plek.
Bij btw verlegd vervalt het btw-bedrag en staat in plaats daarvan btw verlegd met het btw-identificatienummer van de klant op de factuur. Bij een bedrag tot € 100 inclusief btw mag een vereenvoudigde factuur met minder gegevens. Voor een installatiebedrijf of groothandel komt dat zelden voor.
- Je volledige naam en adres
- De volledige naam en het adres van de klant
- Je btw-identificatienummer
- Je KvK-nummer
- Een uniek en opeenvolgend factuurnummer
- De factuurdatum
- De datum van levering of de dienst als die afwijkt van de factuurdatum
- Een duidelijke omschrijving met hoeveelheid of omvang
- De eenheidsprijs en het bedrag exclusief btw per tarief met eventuele kortingen
- Het btw-tarief en het btw-bedrag per tarief
Je stuurt de factuur uiterlijk op de vijftiende van de maand erna en bewaart hem zeven jaar
Aan een ondernemer stuur je de factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de maand van levering. Werk dat je op 28 oktober 2026 oplevert factureer je dus uiterlijk op 15 november 2026. De meeste bedrijven wachten daar niet op en sturen de factuur in de week van oplevering. Elke dag die de factuur op kantoor ligt is een dag die je later betaald krijgt.
Zonder afspraak geldt tussen bedrijven een betaaltermijn van 30 dagen. Een afgesproken termijn van meer dan 60 dagen kan de leverancier laten vernietigen. Een groot bedrijf betaalt een mkb-leverancier binnen 30 dagen. Je bewaart elke verkoopfactuur en inkoopfactuur zeven jaar. Dat geldt ook voor de pdf die je hebt verstuurd en voor de werkbon erachter.
Het verkeerde btw-tarief kostte Rietveld Installatie uit Ede € 1.476
Rietveld Installatie uit Ede vernieuwde in maart 2026 de badkamer van een woning uit 1978. Op de factuur stond de arbeid van € 12.300 tegen 9%. De administratie dacht dat het verlaagde tarief voor alle werk aan oudere woningen geldt. Dat tarief geldt alleen voor schilderen en stukadoren. Bij de kwartaalaangifte viel het op en Rietveld moest alsnog 21% afdragen. De klant had een prijs inclusief btw afgesproken en betaalde niets bij. Het verschil van € 1.476 kwam uit de eigen marge.
Bij Van Leeuwen Installatietechniek in Nijkerk ging het mis aan de voorkant. Een monteur had op 2 september 2026 zestien uur meerwerk gedaan bij een kantoorpand en de werkbon lag nog in de bus. De factuur ging zonder die uren de deur uit. Drie weken later stuurde Van Leeuwen de uren alsnog. De klant had de eerste factuur toen al betaald en wees het meerwerk af omdat niemand het schriftelijk had goedgekeurd. Van Leeuwen kreeg de € 1.040 nooit.
Waarom een factuur uit Word je later uren kost
Een factuur in Word ziet er prima uit en gaat toch mis op het moment dat het druk is. Het nummer houd je in je hoofd en het btw-bedrag reken je zelf uit. De pdf moet je daarna nog in je boekhouding overtypen. In een boekhoudpakket als Exact Online, AFAS, Moneybird, e-Boekhouden of SnelStart staan je klant en je producten al klaar. Het pakket kiest het volgende nummer en rekent de btw per tarief. De factuur staat meteen op de debiteur geboekt.
Je ziet dan ook wie te laat is zonder dat je een aparte lijst bijhoudt. De herinnering stuur je vanuit hetzelfde pakket met het factuurnummer erbij. Het factuurvoorbeeld hierboven volgt de indeling die deze pakketten ook gebruiken. Zo kun je een eigen factuur regel voor regel vergelijken voordat je hem instuurt.
