Een losse uren bijhouden app of de module in je pakket?
De soorten verschillen vooral in waar de uren terechtkomen en wie ze invult. Een team dat op kantoor werkt heeft iets anders nodig dan een team dat de hele dag bij klanten zit. Op kantoor staat de computer al aan en vult iemand de uren aan het eind van de dag in. Bij de klant gaat dat makkelijker op een telefoon direct na de klus. Kijk per soort naar wat er na het invullen met de uren gebeurt. Gaan ze naar de planning, naar de factuur of naar de loonadministratie? Dat bepaalt welke soort bij je bedrijf past.
- Een losse urenapp op de telefoon. Snel ingevoerd en prettig voor adviesbureaus en ICT-bedrijven waar iedereen de eigen uren boekt. De uren moeten daarna wel naar je boekhoudpakket.
- De uren-module in je boekhoud- of planningspakket. De uren staan meteen bij het project en de factuur. Past bij bedrijven die dat pakket al dagelijks gebruiken en er geen app bij willen.
- Uren op de digitale werkbon. De collega boekt de uren bij de klus en de klant tekent ervoor. Past bij installateurs, bouwbedrijven en servicediensten die per klus werken.
- Een prikklok of tijdregistratie op de werkplek. Registreert aanwezigheid en pauzes en past bij een werkplaats of magazijn. Voor de factuur per klant heb je er meestal een tweede registratie bij nodig.
Waar de uren verdwijnen tussen de app en de factuur
Het registreren zelf gaat in de meeste teams wel. Het werk zit in wat daarna moet gebeuren. De uren staan in de app en de factuur wordt gemaakt vanuit het boekhoudpakket. Daartussen zit iemand die de uren per klant optelt, de omschrijving bedenkt en de regels overtypt. Bij elke stap valt er iets af.
Het meest verdwijnt er op drie plekken. Uren komen niet op de factuur omdat niemand ze aan de klant heeft gekoppeld. Meerwerk wordt gedaan en geboekt als gewone uren omdat niemand het aan de klant heeft doorgegeven. En uren belanden op het verkeerde project. De nacalculatie van allebei de projecten zegt dan niets meer.
Het adviesbureau dat de uren pas aan het eind van de maand ophaalt
Een adviesbureau met adviseurs die de hele week bij klanten zitten vraagt op de laatste werkdag van de maand om de uren. Iedereen vult ze in uit de agenda en het geheugen. De reistijd is vergeten en het halve uur telefoon met de klant van woensdag ook. Een paar adviseurs boeken dezelfde klus op verschillende projectnamen. De officemanager zit de eerste dagen van de nieuwe maand met de lijsten en de agenda’s naast elkaar.
De facturen gaan daardoor pas halverwege de volgende maand de deur uit. Een deel van de uren komt er nooit op omdat niemand meer zeker weet of ze bij die klant horen. Een klant belt over een factuur met een omschrijving die niet te herkennen is en betaalt pas na de uitleg. Het werk is gedaan en een deel ervan wordt nooit betaald.
Wat de Arbeidstijdenwet vraagt als je uren bijhoudt
De Arbeidstijdenwet verplicht je om van elke werknemer de arbeids- en rusttijden bij te houden. Het gaat om wanneer iemand begint, stopt en pauze heeft. Een urenregistratie per klant of project is daarvoor niet verplicht. Die registratie doe je voor de factuur en de nacalculatie.
Die gegevens bewaar je minstens 52 weken vanaf de dag waarop ze betrekking hebben. Dat staat in het Arbeidstijdenbesluit en geldt zo op 27 oktober 2026. De uren die onder een factuur liggen horen daarnaast bij je administratie en die bewaar je zeven jaar. Een app die beide kan bewaren scheelt een tweede registratie.
