Wanneer vul je de werkbon in?
Je vult de werkbon in op locatie en op het moment dat het werk klaar is. De monteur loopt met de klant langs wat er is gedaan en laat de bon tekenen voordat de bus de straat uit rijdt. Alles wat later wordt ingevuld komt uit het geheugen. Dan ontbreekt er een uur of staat er een verkeerd aantal.
Bij een klus van meerdere dagen maak je per dag een bon of je laat de klant per dag aftekenen op dezelfde bon. Bij een storing die je in een kwartier verhelpt hoort ook een bon. Juist bij kleine klussen komt later de vraag wat die drie kwartier dan waren.
Wat zegt de wet over de werkbon?
De wet noemt de werkbon nergens. Je administratie moet je wel bewaren en je moet kunnen laten zien waarop een factuur is gebaseerd. Op 14 oktober 2026 geldt daarvoor een bewaartermijn van zeven jaar. De werkbon hoort bij die administratie omdat hij de onderbouwing van de factuur is.
In de praktijk vraagt een klant pas om de bon als er een geschil is over de uren of het materiaal. Dan telt wat erop staat en wie er heeft getekend. Een ondertekende bon van de dag zelf weegt zwaarder dan een mail die je drie weken later stuurt. Drie regels raken de werkbon direct.
- Bewaarplicht. Artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen verplicht je om je administratie zeven jaar te bewaren. Een digitale bon in de app voldoet. Een scan van een papieren bon ook.
- Meerwerk. Artikel 7:755 van het Burgerlijk Wetboek zegt dat je meerwerk alleen mag factureren als je de klant op tijd hebt gewaarschuwd voor de hogere prijs. Een opmerking op de bon en de handtekening van de klant zijn dat bewijs.
- Handtekening. Artikel 3:15a van het Burgerlijk Wetboek geeft een elektronische handtekening dezelfde kracht als een handtekening op papier. Tekenen op een tablet of telefoon is dus geldig.
Van werkvoorbereiding tot factuur in één dag
Om 07:00 stuurt Daan de werkvoorbereiding naar monteur Kevin. Daarin staan de storing bij familie Van Dijk aan de Dorpsstraat, de afspraak om 08:15, de offerte van 2 oktober en de driewegklep die mee moet. Kevin rijdt naar Van Dijk en doet het werk. Om 11:15 opent Kevin op de telefoon diezelfde werkvoorbereiding in Prevailo OS. De adresgegevens en de offerte staan er al. Kevin vult drie uur in en noteert de driewegklep en het kleinmateriaal. Bij de opmerkingen staat dat het expansievat volgend jaar aan vervanging toe is. De klant tekent op het scherm.
Daan zet de vervolgafspraak voor het expansievat als herinnering in de agenda. Bram maakt van de getekende bon factuur 2026-0041. Drie uur à € 65 en een driewegklep van € 148 komen op € 343 exclusief btw. De volgende ochtend ligt de factuur als concept klaar. Jij kijkt hem na en verstuurt hem. De bon is op dat moment nog geen 24 uur oud.
De klant wil niet tekenen
Soms is er niemand om te tekenen of wil de klant eerst overleggen. Een bon zonder handtekening is geen reden om de factuur niet te sturen. Je hebt alleen wat meer werk om aan te tonen wat er is gedaan.
Maak daarom op de dag zelf een paar foto’s van het werk en bewaar het bericht waarin de klant de opdracht gaf. Stuur de bon dezelfde dag per mail naar de klant met de vraag om een reactie als er iets niet klopt. Blijft die reactie uit? Dan heb je een bon waar de klant van wist en niets tegen inbracht.
- Schrijf op de bon dat de klant niet heeft getekend en waarom.
- Maak foto’s van het werk en van de vervangen onderdelen voordat je vertrekt.
- Mail de werkbon dezelfde dag naar de klant en vraag om een reactie binnen vijf werkdagen.
- Blijft een reactie uit? Dan stuur je de factuur alsnog en verwijs je naar de bon en de mail.
- Bewaar foto’s, mail en bon bij elkaar bij de factuur.
