Dit factuur voorbeeld bevat alles wat de Belastingdienst eist.

Een factuur is de rekening die je naar een klant stuurt voor werk dat je hebt gedaan of producten die je hebt geleverd. Het werk is af en nu moet het geld nog binnenkomen. Hier download je een voorbeeld in Word en PDF met alle onderdelen die de Belastingdienst verplicht stelt.

Download in Word Download als PDF

Word en PDF, gratis en zonder e-mailadres.

Nooit meer zelf maken? AI-medewerker Bram doet het voor je.

Een monteur geeft bij de administratie van een installatiebedrijf een getekende werkbon af.

Onderdeel voor onderdeel.Dit hoort in een factuur.

Je eigen gegevens

Bovenaan staan je volledige bedrijfsnaam zoals die bij de KvK is ingeschreven, je adres, je KvK-nummer en je btw-identificatienummer. Een handelsnaam alleen is niet genoeg als die afwijkt van de inschrijving. Het btw-identificatienummer begint met NL en eindigt op een B met twee cijfers. Op de factuur gebruik je dat btw-id. Het omzetbelastingnummer is alleen voor het contact met de Belastingdienst. Zet ook je IBAN, e-mailadres en telefoonnummer erbij. Dan hoeft de klant niets op te zoeken.

Gegevens van de klant

Je zet de volledige naam en het adres van het bedrijf dat je factureert op de factuur. Een contactpersoon erbij helpt de factuur sneller op de juiste plek. Bij btw verlegd is ook het btw-identificatienummer van de klant verplicht. Controleer de bedrijfsnaam in het Handelsregister. De klant kan een factuur op naam van Visser terugsturen als het bedrijf Visser Advies B.V. heet.

Factuurnummer

Elke factuur krijgt een uniek nummer en de nummers lopen op zonder gaten. De Belastingdienst wil aan de reeks kunnen zien dat er geen facturen ontbreken. Een veelgebruikte vorm is het jaar met een volgnummer, zoals 2026-0041. Je mag meerdere reeksen gebruiken, bijvoorbeeld per vestiging. Elke reeks moet dan op zichzelf doorlopen.

Factuurdatum en leverdatum

De factuurdatum is de dag waarop je de factuur verstuurt. De leverdatum is de dag waarop je het werk hebt gedaan of de producten hebt geleverd. Ze moeten allebei op de factuur staan als ze op verschillende dagen vallen. In het voorbeeld is het werk gedaan op 9 oktober 2026 en gaat de factuur op 14 oktober 2026 de deur uit. De leverdatum bepaalt in welk tijdvak de btw hoort.

Omschrijving, aantal en prijs exclusief btw

Per regel beschrijf je wat je hebt geleverd, hoeveel en tegen welke prijs zonder btw. Zes uur arbeid monteur tegen € 62 zegt meer dan het woord werkzaamheden. De klant moet aan de omschrijving kunnen zien of het klopt met de opdracht en de Belastingdienst moet kunnen zien welk btw-tarief erbij hoort. Materiaal en arbeid zet je op aparte regels. Voorrijkosten krijgen ook een eigen regel en vallen onder hetzelfde btw-tarief als het werk.

Btw-tarief en btw-bedrag

Onder de regels staat per tarief het bedrag waarover je btw rekent en het btw-bedrag zelf. Op 14 oktober 2026 is het hoge tarief 21% en het lage tarief 9%. Het lage tarief geldt onder meer voor voedingsmiddelen, boeken en voor schilderen en stukadoren van woningen ouder dan twee jaar. Installatiewerk valt onder 21%. Twee tarieven op één factuur laat je apart zien.

Totaalbedrag

Onderaan staat het bedrag dat de klant moet overmaken, dus inclusief btw. Zet het subtotaal exclusief btw, de btw en het totaal onder elkaar. In het voorbeeld is dat € 657 plus € 137,97 is € 794,97. Dat laatste getal is het enige dat de klant hoeft over te typen. Zet het vet en herhaal het in de betaalinstructie.

Betaalinstructie

Hier staat hoe en wanneer de klant betaalt. Noem de betaaltermijn en de vervaldatum als echte datum, in het voorbeeld 30 dagen en 13 november 2026. Zet je IBAN erbij, de naam waarop de rekening staat en het factuurnummer dat de klant bij de betaling vermeldt. Zonder dat kenmerk moet je straks uitzoeken welke van drie betalingen van Visser Advies bij welke factuur hoort.

Bram

Administratie · AI-medewerker

Wat Bram met een factuur doet.Laat Bram dit voortaan voor je maken.

Bij een installatiebedrijf begint de factuur bij de werkbon die de monteur na de klus afmeldt. Bram leest die werkbon, pakt de uurtarieven en materiaalprijzen uit je boekhoudpakket en zet de factuur klaar als concept met het volgende nummer in de reeks en de leverdatum van de werkbon. Jij kijkt het concept na in Prevailo OS en verstuurt het met één klik. Daarna bewaakt Bram of het geld binnenkomt en zet hij op de dag na de vervaldatum de herinnering voor je klaar. Betalen doet hij nooit zelf.

Gratis demo Doe de AI-scan

Klanten van Prevailo besteden gemiddeld 25% minder tijd aan werk dat elke week terugkomt. Zo werkt het

Alles over Bram Lees ook: Facturen en betalingsherinneringen automatiseren Stap voor stap: Factuur maken: stappen en verplichte gegevens Stap voor stap: Administratie uitbesteden: wat wel en wat niet

Factureer op de dag dat de werkbon binnenkomt

Je stuurt de factuur zodra het werk af is of de producten geleverd zijn. De wet geeft je daar ruimte voor. De factuur moet uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de maand van levering bij de klant zijn. Voor een klus die je afrondt op 9 oktober 2026 is 15 november 2026 de laatste dag. Wachten tot die datum is zelden verstandig. Elke dag dat de factuur op jouw bureau ligt komt bovenop de 30 dagen die de klant daarna nog heeft om te betalen.

Veel installatiebedrijven factureren één keer per maand alle klussen tegelijk. Dat scheelt werk op het moment zelf. Het betekent ook dat een klus van 2 oktober pas rond 1 november wordt gefactureerd en pas begin december geld oplevert. Factureer per klus op de dag dat de monteur de werkbon inlevert. Dan staat dat geld een maand eerder op je rekening.

Wat zegt de wet over de inhoud van je factuur?

De Wet op de omzetbelasting bepaalt wat er op een factuur moet staan. Bij een ontbrekend onderdeel kan de Belastingdienst de factuur afkeuren en kan je klant de btw niet aftrekken. Bij een controle kost dat jou en je klant tijd. De lijst hieronder geldt op 14 oktober 2026 voor elke factuur aan een andere ondernemer. Je bewaart elke factuur zeven jaar. Gegevens over onroerende zaken bewaar je tien jaar. Denk aan een bedrijfspand dat je zelf hebt gebouwd of verbouwd.

Je volledige bedrijfsnaam en adres en die van je klant
Je KvK-nummer en je btw-identificatienummer
Een opeenvolgend factuurnummer zonder gaten
De factuurdatum en de datum waarop je hebt geleverd
Wat je hebt geleverd. Daarbij staan het aantal en de prijs exclusief btw.
Het btw-tarief en het btw-bedrag per tarief
Het totaalbedrag dat de klant betaalt
Bij verlegde btw de tekst btw verlegd en het btw-id van de klant

Zo ziet een factuur van een installatiebedrijf eruit

Installatiebedrijf Van Leeuwen uit Ede vervangt op 9 oktober 2026 vier thermostaatkranen bij het kantoor van Visser Advies. De monteur is zes uur bezig en levert ’s middags de werkbon in. De factuur die daaruit komt heeft vier regels. Zes uur arbeid tegen € 62 per uur is € 372. Vier thermostaatkranen met aansluitset kosten € 38,50 per stuk, samen € 154. Leidingwerk en fittingen staan voor € 86 op de bon en de voorrijkosten zijn € 45. Het subtotaal is € 657 exclusief btw. Daar komt 21% btw bij, € 137,97. Visser Advies betaalt € 794,97 uiterlijk op 13 november 2026.

Elke regel heeft een eigen prijs exclusief btw. De klant ziet zo precies waarvoor hij betaalt en kan de btw van € 137,97 terugvragen in zijn eigen aangifte. Met alleen de regel werkzaamheden van € 794,97 op de factuur krijg je drie dagen later een mail met de vraag hoe dat bedrag is opgebouwd. Dan ben je alsnog een halfuur bezig met uitzoeken wat er op de werkbon stond.

Wanneer zet je btw verlegd op de factuur?

Als onderaannemer voor een aannemer of een ander installatiebedrijf val je onder de verleggingsregeling voor de bouw. Je rekent dan geen btw. In plaats van het btw-bedrag zet je de tekst btw verlegd op de factuur en vermeld je het btw-identificatienummer van je klant. De klant geeft de btw zelf aan in zijn aangifte. Hetzelfde geldt voor diensten aan een ondernemer in een ander EU-land. Bij een factuur rechtstreeks aan de eigenaar van het pand reken je 21%.

Na 30 dagen: zo houd je het ritme

Tussen bedrijven geldt een betaaltermijn van 30 dagen als je niets hebt afgesproken. Op de vervaldatum, in het voorbeeld 13 november 2026, is de klant in verzuim als het geld er niet is. Je hoeft daar geen aparte brief voor te sturen. Toch werkt een vriendelijke herinnering beter dan meteen de juridische route. De meeste late betalers zijn gewoon vergeten te betalen. Houd dit ritme aan.

Dag 1 na de vervaldatum. Stuur een herinnering met het factuurnummer, het bedrag en een nieuwe datum binnen zeven dagen. Zie het voorbeeld van een betalingsherinnering.
Dag 14. Bel de klant. Vaak hoor je dan dat de factuur bij de verkeerde persoon ligt.
Dag 21. Stuur een aanmaning. Vanaf de dag na de vervaldatum mag je wettelijke handelsrente rekenen en een vergoeding voor incassokosten van minimaal € 40.
Dag 35. Geef de vordering uit handen aan een incassobureau of deurwaarder.

Waar het misgaat.De fouten die iedereen maakt.

Je begint elk jaar opnieuw te nummeren zonder het jaartal erbij.

Dan heb je in 2026 en 2027 twee facturen met nummer 0041 en kan de Belastingdienst niet zien of de reeks compleet is. Gebruik het jaar in het nummer, zoals 2026-0041. Laat de reeks daarna gewoon doorlopen. Een nummer dat je per ongeluk overslaat leg je vast in je administratie.

Je zet alleen de factuurdatum erop en vergeet de leverdatum.

De leverdatum bepaalt in welk tijdvak de btw hoort. Daarom wil de Belastingdienst die datum zien. Een factuur met alleen 14 oktober 2026 erop mist een verplicht onderdeel als het werk op 9 oktober 2026 is gedaan. Zet de leverdatum als aparte regel bij de factuurgegevens of per regel in de omschrijving.

Je rekent de btw over het totaal in plaats van per tarief.

Bij regels met 21% en regels met 9% op één factuur hoort bij elk tarief een eigen grondslag en een eigen btw-bedrag. Eén btw-regel over het totaal klopt dan nooit en je klant kan de btw niet goed verwerken. Zet per tarief het bedrag exclusief btw en de btw onder elkaar.

Je schrijft betaling binnen 30 dagen zonder een vervaldatum.

De klant moet dan zelf gaan rekenen en doet dat zelden. Een echte datum, zoals 13 november 2026, komt in zijn betaalkalender terecht en geeft jou een hard moment voor de herinnering. Zet de termijn en de datum er allebei op.

Je zet btw verlegd op de factuur maar vergeet het btw-id van de klant.

Zonder dat nummer is de verlegging niet geldig en loop je het risico dat je de btw alsnog zelf moet afdragen. Vraag het btw-identificatienummer op voordat je factureert en controleer het via de VIES-site van de Europese Commissie. Zet het bij de gegevens van de klant.

Je past een verstuurde factuur aan als er een fout in staat.

Een factuur die de deur uit is staat vast in twee administraties. Na een wijziging lopen jouw cijfers en die van de klant uit elkaar. Maak een creditfactuur voor het oude bedrag en een nieuwe factuur met een nieuw nummer.

Veelgestelde vragenover een factuur.

Mag ik een factuur als pdf per e-mail sturen?

Ja, een factuur per e-mail is net zo geldig als een factuur op papier. Er gelden dezelfde eisen aan de inhoud en je bewaart het bestand zeven jaar in een vorm die niemand meer kan aanpassen. Een pdf voldoet daaraan. Bram, de AI-medewerker voor administratie van Prevailo, zet facturen daarom altijd als pdf klaar in je boekhoudpakket.

Welke betaaltermijn mag ik op een factuur zetten?

Zonder afspraak geldt tussen bedrijven een betaaltermijn van 30 dagen. Je mag met je klant tot 60 dagen afspreken. Langer mag alleen als je kunt aantonen dat het voor jou als leverancier niet nadelig is. In het voorbeeld hierboven staat 30 dagen met de vervaldatum erbij, 13 november 2026.

Moet ik btw rekenen aan een zakelijke klant in Duitsland?

Nee, voor een dienst aan een ondernemer in een ander EU-land verleg je de btw naar de klant. Je zet btw verlegd op de factuur en vermeldt het btw-identificatienummer van de klant. Dat nummer controleer je vooraf via VIES. Bij goederen pas je het 0%-tarief toe voor een intracommunautaire levering en geef je die op in je opgaaf intracommunautaire prestaties. Het voorbeeld hierboven rekent met een Nederlandse klant en 21% btw. Voor de Duitse klant vervang je de btw-regel door de tekst btw verlegd.

Welk btw-tarief staat op het factuur voorbeeld van een installatiebedrijf?

Installatiewerk valt onder het hoge tarief van 21%. Dat geldt ook voor de voorrijkosten en het materiaal. Het lage tarief van 9% geldt voor schilderen, stukadoren en behangen van woningen ouder dan twee jaar. Het aanleggen van een cv-installatie of elektra valt daar niet onder. Daarom staan alle vier de regels in het voorbeeld hierboven op 21%.

Wat doet Bram als een klant mijn factuur niet betaalt?

Bram ziet in je boekhoudpakket dat de factuur op de vervaldatum nog openstaat en zet dezelfde dag een betalingsherinnering voor je klaar in Prevailo OS. Jij leest hem na en verstuurt hem. Na veertien dagen zonder betaling zet Bram de aanmaning klaar met de wettelijke handelsrente en de incassokosten van minimaal € 40 erin. Geld incasseren of zelf betalen doet Bram nooit.

Wat kost het om Bram mijn facturen te laten maken?

Bram kost € 100 per maand bovenop € 299 per maand voor het platform Prevailo OS. Beide bedragen zijn exclusief btw en je zegt maandelijks op. Daarvoor maakt hij elke factuur als concept uit je werkbonnen of opdrachten, bewaakt hij wat openstaat en bereidt hij de kwartaalaangifte voor. De inrichting op jouw boekhoudpakket doen we samen met je.

Wat Bram voor je doet

Dit is het eerste wat Bram voor je oppakt.

01Maakt de factuur zodra het werk af is
02Bewaakt wat er openstaat
03Sorteert de post en de bonnen

Gratis demo

Meer voorbeelden

VoorbeeldBetalingsherinnering voorbeeld in Word en PDF

VoorbeeldOfferte voorbeeld downloaden in Word en PDF Alle voorbeelden