Een offerte voorbeeld dat je vandaag nog kunt gebruiken.

Een offerte is het aanbod dat je na het gesprek naar de klant stuurt. Het gesprek was goed en nu wil de klant een prijs op papier. Hier download je een offerte voorbeeld in Word en PDF voor een installatie of een vergelijkbare klus.

Download in Word Download als PDF

Word en PDF, gratis en zonder e-mailadres.

Nooit meer zelf maken? AI-medewerker Johan doet het voor je.

Een verkoper laat op de oprit zien waar de laadpaal komt. De bewoner wijst naar de plek op de muur.

Onderdeel voor onderdeel.Dit hoort in een offerte.

Je gegevens en die van de klant

Bovenaan staan je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-id en IBAN. De klant moet kunnen zien met wie hij een overeenkomst sluit en waar hij straks naartoe betaalt. Zet ook de naam en het adres van de klant erop. Bij een bedrijf noem je de contactpersoon met wie je het gesprek had.

Offertenummer en datum

Elke offerte krijgt een eigen nummer en een datum. Het nummer gebruik je straks op de opdrachtbevestiging en de factuur. Zo hoort alles bij elkaar als er later een vraag komt. Een reeks als 2026-0041 werkt goed: het jaar en een volgnummer.

Geldig tot

Een offerte is een aanbod en een aanbod loopt af. Zet erop tot welke datum de klant akkoord kan geven. Een termijn van 30 dagen is gebruikelijk. Met een datum als 13 november 2026 is er geen discussie over materiaal dat intussen duurder is geworden.

Omschrijving van het werk

Beschrijf precies wat je gaat doen en wat de klant krijgt. Schrijf ook op wat er niet in zit: graafwerk, herstel van bestrating of een zwaardere aansluiting. De meeste discussie achteraf komt uit werk waarvan de klant dacht dat het erbij zat. In het voorbeeld staat daarom een grens van 25 meter kabel.

Prijs per onderdeel, btw en totaal

Zet per regel het aantal, de eenheid en de prijs exclusief btw. Daaronder komen het subtotaal, het btw-bedrag per tarief en het totaal inclusief btw. Aan een consument noem je altijd de prijs inclusief btw. Dat staat in het Burgerlijk Wetboek en geldt dus ook voor een offerte voor een laadpaal aan huis.

Planning of levertijd

Noem de week of de datum waarop je het werk uitvoert en hoelang het duurt. De klant plant daar zelf omheen en vraagt er anders toch naar. Schrijf erbij wat de planning kan verschuiven. Denk aan de levertijd van de laadpaal of een aanvraag bij de netbeheerder.

Betaalvoorwaarden

Hier staat of je een aanbetaling vraagt, of je in termijnen factureert en binnen hoeveel dagen de klant de factuur betaalt. In het voorbeeld is dat 30% bij akkoord en de rest binnen 30 dagen na de factuurdatum. Tussen bedrijven geldt volgens de wet een betaaltermijn van 30 dagen zolang je niets anders afspreekt.

Algemene voorwaarden

Verwijs naar je algemene voorwaarden en stuur ze mee als bijlage. De wet eist dat de klant ze heeft kunnen lezen vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Een verwijzing naar je website is alleen genoeg als de klant daar uitdrukkelijk mee instemt of als je de overeenkomst online sluit. Zonder die stap kan de klant een voorwaarde later laten vernietigen.

Voor akkoord

Sluit af met een regel waar de klant naam, datum en handtekening zet. Een reply per e-mail met ‘akkoord’ telt ook als aanvaarding. Vanaf dat moment is er een overeenkomst en mag je inplannen. Zet de regel voor jouw eigen handtekening ernaast. Dan is meteen duidelijk wie wat heeft toegezegd.

Johan

Sales · AI-medewerker

Wat Johan met een offerte doet.Laat Johan dit voortaan voor je maken.

Johan luistert mee met het verkoopgesprek, maakt de notulen en stelt daaruit de offerte op als concept in Prevailo OS. Daarin gebruikt hij jouw eigen producten, prijzen en voorwaarden uit het CRM. Jij kijkt de regels na, past een bedrag aan als dat nodig is en verstuurt de offerte zelf. Bij Duke Electric gaat de offerte daardoor dezelfde dag de deur uit in plaats van na drie dagen. Na het akkoord zet Johan de opdracht klaar voor de planning.

Gratis demo Doe de AI-scan

Bij Duke Electric gaat de offerte nu dezelfde dag de deur uit. Vroeger duurde dat drie dagen. Lees de case

Alles over Johan Lees ook: Offerte automatisch maken uit het klantgesprek Stap voor stap: Offerte maken: acht stappen en een voorbeeld

Stuur de offerte terwijl het gesprek nog vers is

Je stuurt een offerte zodra je weet wat de klant wil en wat dat kost. Meestal is dat na een gesprek op locatie of aan de telefoon. In dat gesprek hoor je welke laadpaal de klant wil, waar de meterkast zit en hoe ver de kabel moet lopen. Pas als je dat weet, kun je een prijs noemen die je waar kunt maken.

Stuur de offerte zo snel mogelijk na het gesprek. De klant vraagt vaak bij twee of drie bedrijven een prijs en de eerste duidelijke offerte zet de toon. Werk je in de bouw met meerdere posten en stelposten, kijk dan naar het voorbeeld van een offerte voor de bouw.

Wat zegt de wet over een offerte?

Op 14 oktober 2026 is het hoge btw-tarief 21%. Dat tarief reken je over de laadpaal, het materiaal en de uren. Een offerte is juridisch een aanbod. Er is een overeenkomst zodra de klant het aanbod binnen de termijn en zonder wijzigingen aanvaardt. Dat volgt uit artikel 6:217 van het Burgerlijk Wetboek. Een vraag om een lagere prijs of een andere laadpaal is geen aanvaarding. Het is een nieuw aanbod van de klant aan jou.

Met het woord ‘vrijblijvend’ op de offerte mag je het aanbod nog intrekken direct nadat de klant akkoord heeft gegeven. Artikel 6:219 van het Burgerlijk Wetboek zegt dat dit onverwijld moet gebeuren. Zonder dat woord zit je vast aan de prijs tot de geldigheidsdatum. Aan een consument noem je de prijs inclusief btw. Je algemene voorwaarden gelden alleen als de klant ze vóór of bij het akkoord heeft gekregen.

Een laadpaal bij mevrouw Bakker van gesprek tot akkoord

Installatiebedrijf Van Dam uit Ede bezoekt op maandag 12 oktober 2026 de woning van mevrouw Bakker. Ze wil een laadpaal van 11 kW aan de zijgevel. De meterkast staat voor in de woning en de kabel moet 22 meter lopen. Van Dam stuurt dinsdag de offerte: een laadpaal van € 1.195, materiaal voor € 285, zes uur montage voor € 390, een extra groep voor € 175 en de inbedrijfstelling voor € 95. Dat is € 2.140 exclusief btw en € 2.589,40 inclusief btw. Het bedrag inclusief btw staat groot onderaan omdat mevrouw Bakker een consument is.

Mevrouw Bakker mailt donderdag ‘akkoord’. Daarmee is er een overeenkomst. Van Dam stuurt de aanbetalingsfactuur van 30% en plant de installatie in week 46. Op de dag zelf blijkt dat de kabel 30 meter moet lopen. De monteur legt eerst de meerprijs voor. Dat kan omdat de offerte 25 meter als grens noemt.

Geen reactie is geen akkoord

Geen reactie betekent geen overeenkomst. Je mag dus niet beginnen en je hoeft de prijs na de geldigheidsdatum niet meer te houden. Veel klanten reageren niet omdat ze nog een tweede offerte afwachten of omdat de mail onder in de inbox is gezakt. Een korte vraag een week later haalt een deel van die offertes alsnog binnen. Doe dat één keer en laat het daarna rusten.

Komt de klant na de geldigheidsdatum alsnog terug? Dan stuur je een nieuwe offerte met een nieuwe datum. Zo weet je zeker dat de prijs klopt en dat de planning nog past. Voor het vastleggen van het akkoord daarna gebruik je het voorbeeld van een opdrachtbevestiging.

Na een week: bel of mail met de vraag of er nog iets onduidelijk is.
Na drie weken: wijs op de geldigheidsdatum en vraag of de klant de planning wil vastleggen.
Na de geldigheidsdatum: sluit de offerte in je systeem en stuur bij interesse een nieuwe versie.

Waar het misgaat.De fouten die iedereen maakt.

De omschrijving zegt niet wat er buiten de prijs valt.

De klant leest ‘laadpaal plaatsen’ en gaat ervan uit dat de sleuf in de tuin erbij zit. Dan sta je op de dag zelf te onderhandelen over meerwerk. Schrijf daarom op wat er niet in zit en tot welke grens je werkt. In het voorbeeld is dat 25 meter kabel.

Er staat geen geldigheidsdatum op.

Zonder datum kan een klant na vier maanden alsnog akkoord geven tegen de oude prijs. Zeker bij materiaal dat in prijs schommelt kost je dat marge. Zet een vaste datum op de offerte en houd 30 dagen aan.

Aan een consument staat alleen de prijs exclusief btw.

De wet eist dat een particulier de prijs inclusief btw ziet. Zonder dat bedrag kan de klant het verschil van 21% betwisten en sta je zwak. Zet het totaal inclusief btw duidelijk onderaan en noem het ook in de begeleidende mail.

De algemene voorwaarden staan alleen als verwijzing onderaan.

Een regel als ‘onze voorwaarden zijn van toepassing’ is niet genoeg als de klant ze nooit heeft gekregen. Dan kan de klant een voorwaarde later laten vernietigen. Denk aan de beperking van je aansprakelijkheid. Stuur ze als bijlage mee met elke offerte.

De offerte gaat pas dagen na het gesprek de deur uit.

Elke dag dat de offerte op je bureau ligt, kan de klant bij een ander tekenen. In de tussentijd vervaagt ook wat er in het gesprek is gezegd. Maak de offerte dezelfde dag of laat Johan hem uit de notulen van het gesprek klaarzetten.

Er is geen duidelijke manier om akkoord te geven.

De klant mailt ‘ziet er goed uit’ en jij weet niet of je mag inplannen. Zet een akkoordregel op het document en schrijf in de mail wat je van de klant verwacht. Een ondertekende pdf of een reply met ‘akkoord’ is allebei genoeg.

Veelgestelde vragenover een offerte.

Hoe lang is de offerte in het voorbeeld geldig?

Een offerte is geldig tot de datum die jij erop zet. Meestal is dat 30 dagen na de offertedatum. Een schriftelijk aanbod zonder termijn vervalt volgens de wet pas na een redelijke tijd en daarover ontstaat snel discussie. In het voorbeeld hierboven staat daarom een vaste datum: offerte van 14 oktober 2026 en geldig tot 13 november 2026.

Is een offerte bindend?

Ja. Er is een overeenkomst zodra de klant de offerte binnen de termijn en zonder wijzigingen aanvaardt. Tot dat moment kun je de offerte intrekken. Met het woord ‘vrijblijvend’ op de offerte mag dat zelfs nog direct na de aanvaarding. Daarom staat op het sjabloon een geldigheidsdatum en een akkoordregel. Die twee bepalen wanneer je vastzit.

Moet ik btw op een offerte zetten?

Ja, zet de prijs exclusief btw, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw op de offerte. Aan een consument moet je de prijs inclusief btw noemen. Voor de installatie van een laadpaal is dat 21%. het sjabloon hierboven rekent het btw-bedrag per tarief uit en zet het totaal inclusief btw onder de regels.

Moet een offerte ondertekend worden?

Nee, een handtekening is niet verplicht. Een e-mail waarin de klant schrijft dat hij akkoord gaat, is ook een aanvaarding. Een handtekening maakt het wel makkelijker om later te bewijzen wat er is afgesproken. In het sjabloon hierboven staan daarom twee handtekeningregels en de zin dat een reply per mail ook telt.

Wat is het verschil tussen een offerte en een opdrachtbevestiging?

Een offerte is het aanbod vóór het akkoord. Een opdrachtbevestiging stuur je na het akkoord en daarin leg je de afspraken en de planning nog eens vast. Bij een kleine klus is de getekende offerte vaak genoeg. Hier staat ook een voorbeeld van een opdrachtbevestiging voor na het akkoord.

Kan een AI-medewerker een offerte opstellen?

Ja, Johan, de AI-medewerker voor sales van Prevailo, maakt de offerte als concept uit de notulen van het verkoopgesprek. Hij gebruikt jouw producten en prijzen en jij kijkt het concept na voordat het de deur uit gaat. Bij Duke Electric gaat de offerte daardoor dezelfde dag naar de klant in plaats van na drie dagen. Johan kost € 100 per maand bovenop de € 299 per maand voor het platform. Beide bedragen zijn exclusief btw.

Wat Johan voor je doet

Dit is het eerste wat Johan voor je oppakt.

01Maakt de offerte uit het gesprek
02Antwoordt zolang de interesse er nog is
03Vraagt uit wat je nodig hebt voor een prijs

Gratis demo

Meer voorbeelden

VoorbeeldOpdrachtbevestiging voorbeeld in Word en PDF

VoorbeeldGespreksverslag voorbeeld in Word en PDF Alle voorbeelden