Een offerte automatisch laten maken uit het klantgesprek

Een verkoper die een goed gesprek heeft gevoerd, weet precies wat de klant wil. Maar tussen dat gesprek en een verstuurde offerte zit vaak een dag of meer. De helft van wat er is gezegd zit nog in zijn hoofd, de producten moeten worden opgezocht en de offerte wordt elke keer opnieuw regel voor regel opgebouwd.

Dat kost per offerte al snel twintig minuten tot een halfuur. Bij tientallen offertes per maand is dat een flink deel van een werkweek, en het is werk dat je verkoper juist niet voor je wilt doen.

Het principe is eenvoudig: het gesprek wordt vastgelegd en de AI-medewerker maakt er een concept van. In stappen:

• Het gesprek wordt opgenomen en uitgeschreven, met toestemming van de klant.
• De AI-medewerker haalt eruit wat er besproken is: aantallen, producten, wensen, twijfels.
• Hij zoekt de juiste producten en jouw actuele prijzen op in je CRM of offertesysteem.
• Hij stelt de offerte samen in de opmaak die je nu ook gebruikt, en zet hem als concept klaar.
• Je krijgt een bericht dat hij klaarstaat. Jij kijkt na, past aan waar nodig en verstuurt.

Een AI-medewerker verzint geen prijzen. Hij werkt met wat in je systemen staat. Dat betekent dat je productenlijst en prijzen op één plek actueel moeten zijn, en dat je vastlegt welke keuzes hij zelf mag maken en welke niet. Kortingen en maatwerk laat je bij voorkeur bij een mens.

Leg ook vast dat er nooit een offerte de deur uit gaat zonder dat iemand hem heeft gezien. Het doel is dat de offerte er al ligt als je verkoper terug is. Versturen doet hij zelf.

De offerte ligt er dezelfde dag, terwijl het gesprek nog vers is bij de klant. Je verkoper besteedt vijf minuten aan nakijken in plaats van een halfuur aan samenstellen. En de klant krijgt een offerte die precies aansluit op wat er is besproken, inclusief het detail dat anders was vergeten.

Bij Prevailo doet de sales-medewerker dit als onderdeel van zijn werk, samen met het beantwoorden van aanvragen en het inplannen van het gesprek.