Voorbeeld van een opdrachtbevestiging die het akkoord vastlegt

Je stuurt een opdrachtbevestiging zodra de klant akkoord is en voordat je begint met het werk. Het akkoord komt vaak niet als getekende offerte terug. De klant belt of stuurt een appje met één woord. Op dat moment is er een overeenkomst. Alleen staat nergens precies wat erin zit.

Daar is de bevestiging voor. De offerte was je aanbod. De overeenkomst is het geheel van afspraken dat ontstaat zodra de klant dat aanbod aanvaardt. De bevestiging legt die aanvaarding vast. Ook alles wat er in het laatste gesprek bij of af is gegaan komt erin. De bevestiging is de enige plek waar een extra op papier komt dat je aan de telefoon hebt afgesproken. Stuur hem daarom dezelfde dag en in elk geval voordat je materiaal bestelt of mensen inplant.

Een overeenkomst komt tot stand door aanbod en aanvaarding. Daar is geen handtekening voor nodig. Tussen bedrijven heeft een bevestiging daarna een eigen gewicht. Je mag er in veel gevallen van uitgaan dat een klant instemt als hij niet reageert op een duidelijke bevestiging. De rechter kijkt dan naar wat jij redelijkerwijs uit dat stilzwijgen mocht afleiden. Vraag daarom altijd om een reactie als iets niet klopt en noem een termijn.

Bij een consument ligt het anders. Het herroepingsrecht geldt als iemand buiten je winkel of op afstand koopt. Denk aan de telefoon of je website. Op 14 oktober 2026 is die bedenktijd veertien dagen. Dat moet je in de bevestiging noemen als het van toepassing is. Zonder die vermelding wordt de bedenktijd met maximaal twaalf maanden verlengd. Dit zet je in de bevestiging voor een consument die op afstand of buiten je winkel koopt.

• De bedenktijd van veertien dagen en de dag waarop die begint te lopen. Bij een dienst is dat de dag van de overeenkomst en bij een product de dag van ontvangst.
• Hoe de klant de koop kan herroepen, bijvoorbeeld met het modelformulier dat je meestuurt.
• Of de klant jou vraagt om binnen de bedenktijd al te beginnen. De klant betaalt bij herroeping voor het deel dat al is gedaan als je op uitdrukkelijk verzoek binnen die termijn bent begonnen.
• Dat het herroepingsrecht vervalt zodra de dienst met instemming van de klant volledig is uitgevoerd.

Neem Akoestiek Veldman, een bedrijf met twaalf mensen dat wandpanelen levert en monteert. Op 6 oktober 2026 stuurt Veldman een offerte van € 5.185 aan Kantoorhuis Ede voor twintig panelen. Een week later belt de kantoormanager. Het worden er 24 en de montage moet in de herfstvakantie. Veldman legt de telefoon neer, bestelt diezelfde middag de panelen en zet twee monteurs in de planning. De bevestiging komt er niet van.

Drie weken later blijkt dat de kantoormanager het bij zijn directie over twintig panelen had gehad. De extra vier zijn nooit goedgekeurd. Veldman zit met vier panelen die nergens heen kunnen en een discussie over € 740. Met een bevestiging dezelfde middag had de kantoormanager het nieuwe aantal en de nieuwe prijs van € 5.925 exclusief btw eerst langs zijn directie moeten halen. Dat is precies waar de bevestiging voor is.

Niets horen is geen reden om te wachten met navragen. Tussen bedrijven telt stilzwijgen mee. Toch wil je niet pas bij een discussie ontdekken dat de klant de mail nooit heeft gezien. Bel na de termijn die je hebt genoemd. Vaak is het antwoord dan een kwestie van seconden. Begin met het werk pas als je een reactie hebt. Dat geldt zeker bij een bedrag dat je niet kunt missen. Bij een consument wacht je bovendien tot de bedenktijd voorbij is. Alleen als de klant uitdrukkelijk vraagt om eerder te starten, begin je binnen die termijn. Zo pak je het stap voor stap aan.

• Stuur de bevestiging en noem een termijn van vijf werkdagen om te reageren.
• Bel na die termijn de contactpersoon en vraag of de bevestiging is aangekomen en of alles klopt.
• Zet de uitkomst van dat telefoontje in een korte mail. Zo ligt ook een mondeling akkoord alsnog vast.
• Krijg je geen contact, bestel dan geen materiaal en start niet. Meld in een laatste mail dat de planning vervalt als je vóór een bepaalde datum niets hoort.