Schrijf het verslag binnen een uur na het gesprek
Direct na het gesprek weet je nog wat de klant zei en in welke volgorde. Na een nacht slapen is de helft weg en vul je de rest aan met wat je denkt dat er gezegd is. Zet het verslag daarom in je agenda als onderdeel van het gesprek. Een bezoek van drie kwartier kost dan een uur en een kwartier.
Schrijf op wat de klant zei en laat je oordeel weg. Een collega heeft iets aan de twijfel over de laadpalen en aan het budget van € 45.000. Jouw indruk van de klant bespreek je bij de koffie. Lees het verslag een week later terug. Je moet het gesprek er dan nog in herkennen.
- Zet de datum, de namen en de aanleiding erin terwijl je nog bij de klant op de parkeerplaats staat.
- Werk de tabel Besproken uit in de woorden van de klant. Gebruik zijn getallen en zijn data.
- Vul de afspraken aan met een naam en een datum per actie.
- Sla het verslag op bij de klant in het CRM en stuur de collega’s die een actie hebben een berichtje.
Wat zegt de wet als je het gesprek opneemt?
Veel verkopers nemen een gesprek op om het later uit te werken. Dat mag als je zelf aan het gesprek deelneemt. De AVG komt er wel bij kijken. Een opname met de stem van de klant is een persoonsgegeven. Op 14 oktober 2026 staat in artikel 5 van de AVG dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig is voor het doel. Zeg dus aan het begin van het gesprek dat je opneemt en waarom. Wis de opname zodra het verslag klaar is.
Dit is uitleg over de regels. Het is geen juridisch advies. Werk je met gevoelige gegevens of met consumenten, vraag het dan na bij een jurist.
Van parkeerplaats tot offerte: het verslag van Van Dijk
Een verkoper van een installatiebedrijf bezoekt op donderdagochtend Bouwbedrijf Van Dijk. Peter van Dijk wil een complete installatie voor zijn nieuwe werkplaats en noemt een budget van rond € 45.000. Hij twijfelt nog over twee laadpalen en wil voor 1 november 2026 kiezen. De verkoper werkt het gesprek in de auto uit en zet het verslag bij de klant in het CRM. De collega die de offerte maakt, leest het dezelfde middag en ziet meteen dat er twee varianten nodig zijn.
Het verslag is daarmee de bron voor de offerte. Alles wat in de kolom Wat de klant zei staat, komt terug als regel of als keuze in het aanbod. Hoe die offerte eruitziet, zie je in het voorbeeld van een offerte. Bij Duke Electric werkt Johan het verkoopgesprek uit tot een verslag. Een tweede AI-medewerker zet daaruit de offerte klaar. De offerte gaat daar dezelfde dag de deur uit in plaats van na drie dagen.
De klant zegt later iets anders
Dan pak je het verslag erbij en lees je voor wat je hebt genoteerd. Meestal blijkt dat er sinds het gesprek iets is veranderd bij de klant. Zet die wijziging als nieuwe regel in het verslag met de datum erbij. Zo blijft de geschiedenis van het gesprek bewaard. Wil je dit voorkomen, stuur de klant dan binnen een dag de tabel met afspraken toe. Dan ligt er een schriftelijk spoor voordat de offerte komt.
