Telefoongesprekken opnemen: wat mag en wat je er daarna mee doet

Na het ophangen zit de helft van het gesprek nog in je hoofd. De andere helft staat op een briefje. Denk aan een storing die donderdag wordt opgelost, een klant die een prijs wil of een leverancier die later levert.

Bij Duke Electric duurde het drie dagen voordat een gesprek een offerte was. Nu gaat die dezelfde dag de deur uit. Het verschil zit in wat er na het gesprek gebeurt.

Ja, als je zelf deelneemt aan het gesprek. Dat geldt voor jou en voor iedereen op je zaaklijn. Een gesprek tussen anderen opnemen mag niet. Dat is strafbaar.

Een opname bevat klantgegevens. Daarom geldt voor een bedrijf ook de AVG. Je hebt een doel nodig dat je kunt uitleggen, zoals het verslag van een afspraak of het opstellen van een offerte. Daarna vraagt de AVG drie dingen.

• Je zegt aan het begin dat het gesprek wordt opgenomen en waarvoor.
• Je bewaart de opname niet langer dan nodig is voor dat doel.
• In je privacyverklaring staat wat je opneemt en hoe lang je het bewaart.

Een bedrijf dat de opname voor je uitwerkt is verwerker. Daar sluit je een verwerkersovereenkomst mee.

Deze uitleg is van 17 oktober 2026 en vervangt geen juridisch advies. Twijfel je over je eigen situatie? Vraag het dan je jurist.

Een AI-medewerker luistert mee op je vaste lijn en werkt het gesprek uit. Dat gaat in deze stappen.

• Binnen een paar minuten na het ophangen staat het gesprek uitgeschreven.
• Bij de klant in je klantsysteem komt een verslag met wie belde, waar het over ging en wat er is afgesproken.
• Een actie wordt een taak bij de collega die erover gaat. Een storing komt bij de monteur terecht en een prijsvraag bij de verkoper.
• Na een verkoopgesprek stelt een tweede AI-medewerker de offerte op met je eigen producten en prijzen. Die staat als concept klaar.
• Jij kijkt na. Er gaat niets naar een klant voordat een mens het heeft gezien.

Bij Prevailo heet de AI-medewerker die meeluistert Noor. Ze werkt samen met de andere AI-medewerkers in de app Prevailo OS. Daar zie je welk gesprek is uitgewerkt, welke taak bij wie ligt en wat nog openstaat.

De AI-medewerker neemt de telefoon niet op. Ze werkt uit wat jullie zelf hebben gezegd. Een privégesprek gooit ze weg zonder verslag. Toezeggingen aan de klant doet ze ook niet. Die blijven bij de mens die het gesprek voerde.

Je hebt een vaste lijn via een telefooncentrale nodig of een opname-app op het toestel. Daarnaast schrijf je één zin voor het begin van het gesprek. En je maakt een lijst van wie waarover gaat. Die lijst zetten we bij de inrichting samen op papier.