Receptie uitbesteden begint bij wat er met de boodschap gebeurt

Receptie uitbesteden betekent dat een telefoonservice of een receptioniste van buiten je telefoon opneemt en de boodschap aan je doorgeeft. Bij jou gaat de telefoon de hele dag en elke keer legt de calculator zijn offerte neer om op te nemen. De vraag is daarom vooral wat er na het gesprek met die boodschap gebeurt. Een notitie in een mailtje is nog geen offerte, planning of factuur.

Gratis demo Naar de stappen

Zo werkt AI-medewerker Noor met je team samen

Een planner van een bouwbedrijf neemt aan zijn bureau een telefoontje aan op zijn smartphone en draait zich weg van zijn schermen. Achter het raam staat een graafmachine op het terrein.

Zo besteed je de receptie uit zonder de grip op je klanten te verliezen

Tel een week lang wat er binnenkomt

Laat iedereen die opneemt een week lang bijhouden wie er belde, waarover en wat ermee moest gebeuren. Je ziet dan welk deel aanvragen zijn, welk deel vragen over een lopende klus en welk deel voor de administratie is. Die lijst bepaalt wat een buitenstaander moet kunnen en wat je zelf wilt blijven doen.

Bepaal wat een buitenstaander mag toezeggen

Schrijf op wat iemand aan de telefoon wel en niet mag beloven. Een afspraak in de agenda van een collega zetten mag misschien wel. Een prijs noemen of een levertijd toezeggen mag niet. Zonder die afspraak krijgt je team straks toezeggingen terug die het niet kan nakomen.

Kies tussen opnemen, in dienst nemen en uitwerken

Een telefoonservice neemt op met je bedrijfsnaam en mailt je een notitie. Een receptioniste in dienst zit in huis en kent je klanten. Een AI-medewerker werkt elk gesprek dat je team zelf aanneemt uit tot een verslag en een taak. De drie keuzes staan verderop naast elkaar.

Zorg dat elk gesprek in je eigen systeem landt

Een boodschap in een los mailtje moet alsnog door iemand worden overgetypt in het CRM of de planning. Spreek daarom af dat elk gesprek als verslag bij de klant komt te staan en als taak bij de collega die erover gaat. Dan kun je ook terugzoeken wat er drie weken geleden met een klant is afgesproken.

Laat de beller aan het begin horen dat het gesprek wordt opgenomen

Een korte melding aan het begin van het gesprek is genoeg. Zo weet de beller dat het gesprek wordt vastgelegd en kan hij daar iets van vinden. Zet dezelfde melding ook op het doorkiesnummer van de binnendienst. Dat hoort bij zorgvuldig omgaan met klantgegevens onder de AVG.

Spreek af wie de taak oppakt en binnen welke tijd

Een verslag zonder eigenaar blijft liggen. Zet per soort gesprek vast wie het oppakt. Een aanvraag gaat naar de verkoper en een vraag over een lopende klus naar de planner. Spreek ook af wanneer de klant iets hoort. Dezelfde dag terugbellen is een regel die iedereen begrijpt.

Kijk na een tijdje wie nog steeds de verkeerde gesprekken krijgt

Pak na een tijdje de verslagen van een week erbij. Kijk welke gesprekken toch bij de calculator terechtkwamen en welke taken langer dan een dag open bleven. Pas de afspraken daarop aan en vertel het team wat er verandert.

De keuzes naast elkaar.Wat je krijgt en wat het kost.

Een telefoonservice

Je betaalt per gesprek of per maand en bij drukte loopt dat op.

Voor

Er neemt altijd iemand op met je bedrijfsnaam.
Het is binnen een paar dagen geregeld.

Tegen

De telefoniste kent je planning en je klanten niet.
De notitie komt per mail en moet alsnog door je team worden verwerkt.
De kosten per gesprek lopen op in drukke weken.

Een receptioniste in dienst

Een salaris plus werkgeverslasten voor een volle werkweek.

Voor

Ze zit in huis en kent de klanten.
Ze doet ook de post en ontvangt de bezoekers.

Tegen

Bij ziekte en vakantie neemt de binnendienst weer op.
De telefoon stoort het werk dat ze daarnaast doet.
Je betaalt ook voor de uren waarin de telefoon stil is.

Noor van Prevailo

Een vast bedrag per maand. Het aantal gesprekken maakt niet uit.

Voor

Je team neemt zelf op en Noor werkt elk gesprek uit tot een verslag in het CRM.
Elke boodschap wordt een taak voor de juiste collega en niets blijft op een briefje liggen.
Je kunt terugzoeken wat er in elk gesprek is afgesproken.

Tegen

Opnemen doet Noor niet. Je hebt dus nog steeds iemand nodig die de telefoon aanneemt.
In het begin kijkt een mens de verslagen na.

Noor

Front office · AI-medewerker

Zo werkt Noor met je team samen.Noor zet het klaar en jij beslist.

Je team neemt zelf op en Noor luistert mee met elk telefoongesprek. Ze werkt elk gesprek uit tot een verslag bij de klant in het CRM. Een aanvraag zet ze als taak klaar voor Johan en die maakt er de offerte van. Een vraag over een lopende klus gaat naar Daan voor de planning en een vraag over een factuur naar Bram. In Prevailo OS zie je per gesprek waar het staat en wat nog openstaat. Wij koppelen Noor aan je telefooncentrale en je CRM. In het begin lees je de verslagen mee en jij beslist wie welke klus doet.

Gratis demo Doe de AI-scan

Alles over Noor

Johan pakt de aanvraag op die Noor uit het gesprek heeft gehaald en zet de offerte klaar. Zo werkt Johan

Voor wie dit werkt.En wie beter iets anders kiest.

Dit past bij je

Je hebt een binnendienst van een paar mensen en de telefoon haalt ze elke dag uit hun werk.
Een telefoongesprek moet bij jou een offerte, een planning of een factuur worden.
Je werkt met een CRM of een planning waarin je wilt terugzoeken wat er met een klant is afgesproken.
Je team zit tussen de tien en vijftig mensen en meerdere collega’s nemen op.

Kies dan iets anders

Wie alleen werkt en zelf opneemt heeft genoeg aan een opname-app op de telefoon.
Gaat je telefoon een paar keer per week en komt de boodschap altijd bij dezelfde persoon terecht? Dan verandert een verslag in het CRM weinig aan je dag.

Telefoonservice uitbesteden werkt tot de notitie in je mailbox valt

Een telefoonservice neemt op met je bedrijfsnaam. De telefoniste vraagt naam, nummer en onderwerp en mailt je binnen een paar minuten een notitie. Dat is snel geregeld en je klant krijgt altijd iemand aan de lijn. Voor een bedrijf waar de telefoon de binnendienst uit het werk haalt is dat al een verbetering.

Het stopt bij de notitie. De telefoniste kent je planning niet en weet niet dat deze klant vorige week al een offerte kreeg. De notitie landt in een mailbox en moet daar door iemand worden gelezen en overgetypt in het CRM of de planning. Het verwerken blijft dus werk voor je binnendienst. Bij drukte betaal je per gesprek en dat loopt op in de weken waarin je het al druk hebt.

Een receptioniste neemt op en daarna wordt het gesprek een briefje

Een receptioniste in huis neemt op met je bedrijfsnaam en kent de vaste klanten. Na het gesprek schrijft ze de boodschap op en geeft hem door aan de collega die erover gaat. Daar zit hetzelfde gat als bij een telefoonservice. De boodschap komt op een briefje of in een mail en iemand moet hem nog in het CRM of de planning zetten.

Ze kost een salaris plus werkgeverslasten voor een volle werkweek. Je betaalt ook voor de uren waarin de telefoon stil is. Bij ziekte en vakantie neemt de binnendienst alsnog op.

Een receptioniste die je al in dienst hebt hoeft niet weg. Zij neemt op en Noor werkt het gesprek uit tot een verslag en een taak. Zo hoeft ze na elk gesprek niets meer op te schrijven.

Telefoon uitbesteden of in huis houden hangt af van wie er nu opneemt

Loop op een dinsdagochtend eens langs de binnendienst. De calculator zit in een lange offerte en neemt op omdat het toestel naast hem staat. Na het gesprek moet hij opnieuw in zijn berekening komen. De planner neemt op omdat niemand anders het doet en schrijft de boodschap op een briefje dat hij na de planning wel doorgeeft.

Uitbesteden lost het storen op. Het lost niet op wie het gesprek omzet in een offerte, een planning of een factuur. Die stap blijft bij je team liggen en daar gaat het meestal mis. Kies dus eerst wie het gesprek verwerkt en bepaal daarna pas wie opneemt.

Wat Noor anders doet dan een telefoonservice

Je team neemt zelf op. Noor luistert mee met elk telefoongesprek via de telefooncentrale of een opname-app en de beller hoort aan het begin dat het gesprek wordt opgenomen. Na het gesprek schrijft Noor het uit en zet een verslag bij de klant in het CRM. Van wat er moet gebeuren maakt ze een taak voor de collega die erover gaat. Een aanvraag komt zo bij Johan terecht en die zet de offerte klaar.

Bij Duke Electric werkt Noor elk telefoongesprek uit tot een verslag in Sollit en een taak voor de verkoper. De offerte gaat daar nu dezelfde dag de deur uit. Het verschil met een telefoonservice zit dus na het gesprek. De notitie hoeft niemand meer over te typen en je ziet in je eigen systeem wat er met elk gesprek is gebeurd.

Een verslag bij de klant in het CRM met wie belde en wat er is afgesproken
Een taak voor de collega die erover gaat
Een aanvraag voor Johan met wat de klant wil als basis voor de offerte
Een vraag over een factuur voor Bram en een vraag over de planning voor Daan

Een aanvraag bleef op een geel briefje liggen tot de klant zelf terugbelde

Een klant belt met een aanvraag voor een verbouwing. De collega bij de receptie schrijft naam en nummer op een geel briefje en legt het op het bureau van de verkoper. Die is de rest van de week op pad en het briefje schuift onder een stapel leveranciersfacturen. Een paar weken later belt de klant zelf terug om te vragen of de offerte nog komt. Hij heeft inmiddels ook een andere partij gesproken. De aanvraag was warm. Er was alleen geen plek waar het briefje niet kon blijven liggen.

Wat ondernemershierover vragen.

Wat betekent receptie uitbesteden precies?

Receptie uitbesteden betekent dat een telefoonservice of een externe receptioniste je telefoon opneemt en de boodschap aan je doorgeeft. Het bureau neemt op met jouw bedrijfsnaam en mailt een notitie met naam, nummer en onderwerp. Het verwerken van die notitie in je eigen planning of CRM blijft werk voor je eigen team.

Wat zijn de nadelen van een telefoonservice?

Een telefoonservice kent je planning en je klanten niet en kan dus geen vraag over een lopende klus beantwoorden. De notitie komt per mail en iemand bij jou moet die alsnog verwerken. Bij drukte betaal je per gesprek en dat loopt op in de weken waarin je het al druk hebt.

Mag je een telefoongesprek met een klant opnemen?

Ja, een zakelijk telefoongesprek mag je opnemen als de beller dat aan het begin van het gesprek hoort. De AVG geldt sinds 25 mei 2018 en vraagt dat je de beller vooraf informeert over het vastleggen van zijn gegevens. Een korte melding in de telefooncentrale is daarvoor voldoende. Bewaar de opname en het verslag alleen zolang je ze voor de klant nodig hebt.

Wat doet een receptioniste naast de telefoon?

Een receptioniste ontvangt bezoekers, neemt de post en pakketten aan en zet afspraken in de agenda van collega’s. In veel bedrijven doet ze ook de bestellingen van kantoorartikelen en houdt ze de vergaderruimtes op orde. Bij ziekte en vakantie valt dat werk samen met de telefoon terug op de binnendienst.

Werkt Noor ook gesprekken op de mobiel van een collega uit?

Noor werkt ook gesprekken op de mobiel uit via een opname-app op het toestel. Op de vaste lijn luistert Noor mee via de telefooncentrale. Bij de inrichting kijken we samen welke collega’s gesprekken voeren en hoe we die koppelen.

Moet mijn team nog zelf de telefoon opnemen als Noor meeluistert?

Ja, je team neemt zelf op. Noor van Prevailo luistert mee met elk telefoongesprek via de telefooncentrale of een opname-app en werkt het gesprek daarna uit tot een verslag bij de klant in het CRM en een taak voor de collega die erover gaat. Bij Duke Electric gaat de offerte daardoor dezelfde dag de deur uit.

Wat Noor voor je doet

Dit is het eerste wat Noor voor je oppakt.

01Luistert mee en schrijft het gesprek uit
02Maakt er een verslag van in je klantsysteem
03Zet de taak bij de juiste collega

Gratis demo

Verder lezen

KennisMag je een telefoongesprek opnemen en wat doe je er daarna mee

Voor je binnendienstEen secretaresse inhuren of het werk verdelen over AI-medewerkers

AI in je bedrijfAI inzetten in je bedrijf van het eerste telefoontje tot de betaling

GidsKlantenservice uitbesteden of in huis houden

Voor je binnendienstWat kost een medewerker je echt per maand?

Voor je binnendienstVirtual assistant inhuren of een team AI-medewerkers inzetten Alle gidsen