Wat een secretaresse in een mkb-bedrijf elke week doet
Een secretaresse in een mkb-bedrijf houdt de agenda van de directie en vaak ook die van het team bij. Ze neemt de telefoon op en zet een terugbelverzoek door naar de collega die erover gaat. In de mailbox sorteert ze wat binnenkomt en beantwoordt ze wat ze zelf kan afhandelen. Na een overleg werkt ze het verslag uit en zet ze de actiepunten bij de juiste collega. Bij de deur ontvangt ze gasten en leveranciers.
Het grootste deel van dat werk komt elke week terug en volgt een vaste regel. Een afspraak bevestigen gaat altijd op dezelfde manier en een verslag heeft altijd dezelfde opbouw. De telefoon opnemen en gasten ontvangen zijn de uitzondering. Daar heb je iemand voor nodig die op dat moment op kantoor is en die aanvoelt wat de beller nodig heeft.
Een secretaresse inhuren via een bureau of als zelfstandige
Via een bureau huur je een secretaresse in voor een vast aantal uren per week of voor een periode van een paar maanden. Het bureau regelt het contract en de vervanging bij ziekte. Je betaalt per uur en in dat tarief zitten de marge van het bureau en de werkgeverslasten. Het tarief verschilt per bureau en per persoon. Vraag daarom altijd een offerte op basis van de uren die je echt nodig hebt.
Een zelfstandige secretaresse huur je rechtstreeks in. Je spreekt zelf de uren en het tarief af en er zit geen bureau tussen. Dat past bij een bedrijf dat voor een drukke periode iemand op kantoor wil die de telefoon opneemt en gasten ontvangt. Het inwerken kost je team tijd en bij vertrek begin je daar opnieuw mee. Het werk met vaste regels betaal je in beide gevallen per uur.
Wat een virtuele secretaresse op afstand wel en niet kan
Een virtuele secretaresse werkt vanuit een ander kantoor in jouw mail en agenda. Ze plant afspraken in, werkt verslagen uit en beantwoordt de mail die binnenkomt. Je hebt geen werkplek nodig en je betaalt alleen de uren die gewerkt zijn. Voor dat werk heeft ze toegang nodig tot je mailbox, je agenda en vaak ook je klantsysteem. Leg in een verwerkersovereenkomst vast wat ze mag zien en wat er met de gegevens gebeurt.
Gasten ontvangen kan een virtuele secretaresse niet en de telefoon opnemen gaat op afstand alleen via een doorschakeling. Het werk met vaste regels doet ze binnen de uren die je inkoopt en buiten die uren blijft het liggen. Daar zit het verschil met AI-medewerkers die in dezelfde mail en agenda werken. Die zijn elk uur van de dag aan het werk en zetten het antwoord klaar voordat je collega ’s ochtends inlogt.
Wat Noor, Daan en Lieke van het secretariaatswerk klaarzetten
Noor luistert mee met elk telefoongesprek van je team via de telefooncentrale of een opname-app. De beller hoort aan het begin dat het gesprek wordt opgenomen. Na het gesprek schrijft Noor het uit en zet ze een verslag bij de klant in het klantsysteem. De vervolgtaak zet ze klaar bij de collega die erover gaat. Opnemen doet een mens en niemand hoeft meer een terugbelbriefje te schrijven.
Daan houdt de agenda kloppend. Hij plant een afspraak in en verzet hem als de klant belt dat het niet uitkomt. Hij ziet een dubbele boeking voordat de klant voor een dichte deur staat. Van een overleg maakt hij notulen met de actiepunten erbij als iedereen aan tafel akkoord is met de opname.
Lieke beantwoordt de klantvragen die in de mailbox binnenkomen. Ze kent de status van de lopende opdrachten en zet het antwoord klaar. Een beslissing die alleen een mens kan nemen legt ze bij de collega die erover gaat. Bij Duke Electric werken drie AI-medewerkers zo samen van het telefoongesprek tot de offerte. Dat scheelt volgens Duke Electric zo’n 38 uur per maand.
Wat een mens blijft doen als de AI-medewerkers meedraaien
De AI-medewerkers zetten klaar en je team beslist. De telefoon opnemen blijft mensenwerk omdat de beller een stem wil horen die hoort of het haast heeft. Gasten ontvangen aan de deur gaat alleen met iemand op kantoor. Een klant die boos belt over een fout wil een mens die luistert en iets kan toezeggen. En bij elke keuze over wat voorgaat beslist een collega die het bedrijf kent. Het werk met vaste regels eromheen staat dan al klaar.
- De telefoon opnemen en de beller te woord staan.
- Gasten en leveranciers ontvangen aan de deur.
- Beslissen wat voorgaat als twee dingen tegelijk komen.
- Een lastige klant te woord staan en iets toezeggen.
- Bepalen wat een AI-medewerker zelf mag versturen.
