Virtual assistant inhuren of een team AI-medewerkers inzetten

Een virtual assistant is een zelfstandige die op afstand werkt en per uur of per pakket uren factureert. Je geeft taken door via mail of een korte videocall en de VA werkt ze af vanuit een eigen werkplek. De meeste VA’s zijn sterk in werk waar mensenkennis bij komt kijken. Denk aan je agenda bijhouden, je mail beantwoorden, een presentatie opmaken of een klant bellen om een afspraak te bevestigen.

Voor een officemanager is een VA vooral handig voor het werk dat aan één persoon hangt. De directeur die zijn agenda niet rond krijgt of de verkoper die zijn presentaties niet af krijgt heeft er veel aan. Het werk van de binnendienst zelf ligt anders. Dat zit verspreid over de mailbox, het CRM en het boekhoudpakket en het komt elke week terug.

Een AI-medewerker doet werk met vaste regels in je eigen systemen. Johan beantwoordt de aanvragen in de mailbox, vraagt uit wat de verkoper nodig heeft en zet de offerte als concept klaar in het CRM. Bram boekt de inkoopfacturen uit de mailbox in, bewaakt wat openstaat en zet het antwoord klaar als een klant vraagt om in termijnen te betalen. Lieke beantwoordt klantvragen in mail en WhatsApp en kent de status van lopende opdrachten. Dat werk gaat door op elk uur van de dag en er zit niemand van buiten in je mailbox.

Het stopt waar een beslissing of een mens nodig is.

• Een AI-medewerker beslist niet over korting of coulance. Dat legt Johan voor aan de verkoper.
• Een AI-medewerker betaalt nooit. Bram bewaakt wat openstaat en zet de herinnering klaar en een mens doet de betaling.
• Een boze klant aan de telefoon blijft werk voor je team. Noor schrijft het gesprek uit en zet een taak klaar voor de collega die erover gaat.

Een virtual assistant rekent per uur en dat tarief verschilt per persoon en per soort werk. Je betaalt voor elk uur dat de VA aan je bedrijf werkt en dus ook voor het uur waarin je uitlegt hoe je offertes in elkaar zitten. In een drukke maand betaal je meer en in een rustige maand minder. Dat maakt begroten lastig als het werk schommelt.

AI-medewerkers kosten een vast bedrag per maand. Dat bedrag is in een drukke maand hetzelfde als in een rustige maand. Wij richten de AI-medewerkers in en houden ze daarna bij. Zet dat naast de rekensom uit de vierde stap en je ziet welke kant het op valt.

Vergelijk ook wat je ervoor krijgt. De VA levert de uren die je inkoopt. De drie AI-medewerkers werken in je mailbox, je CRM en je boekhoudpakket en geven het werk aan elkaar door. Bij onze klanten gaat er gemiddeld een kwart minder tijd naar werk dat elke week terugkomt.

Een groothandel met een kleine binnendienst huurt een VA in voor de algemene inbox. In het begin gaat dat goed. De VA sorteert de mail, zet de nieuwsbrieven weg en beantwoordt de vraag of het magazijn op vrijdagmiddag open is.

Dan komen de vragen die ertoe doen. Een klant wil weten wanneer zijn bestelling wordt geleverd en of de staffelprijs ook geldt bij een kleinere afname. Het antwoord staat in het ordersysteem en in de prijslijst in het ERP. Daar heeft de VA geen inlog voor en dat wilde de eigenaar ook niet. De VA stuurt de mail door naar de binnendienst en die zit weer op dezelfde plek als voor de VA. Het bedrijf betaalt de uren van de VA en de binnendienst doet het werk alsnog.

Dat is het verschil met werk in je eigen systemen. Lieke leest de status van de bestelling in het ordersysteem en de staffel in de prijslijst en zet het antwoord klaar voor de binnendienst. Het antwoord komt uit het systeem waar het in staat en de binnendienst hoeft het alleen nog te lezen.

Leg het werk uit de tweede stap naast deze lijst. Werk dat elke week terugkomt in je eigen systemen hoort bij het rijtje voor een AI-medewerker. Een losse klus met een deadline hoort bij een virtual assistant. Doe dit samen met de collega die het werk nu doet. Die collega weet welke mail elke dag opnieuw komt en welke klus eenmalig was. Streep elke regel aan en tel wat er per kant overblijft. Zo zie je welke keuze bij je bedrijf past.

• Kies een VA als het werk aan één persoon hangt zoals de agenda van de directeur of de presentaties van de verkoper.
• Kies een VA als je iemand zoekt die meedenkt en een klant kan bellen.
• Kies iemand op de binnendienst als het werk in huis moet gebeuren en meegroeit met je klanten.
• Kies een team AI-medewerkers als het werk elke week terugkomt en in je mailbox, CRM of boekhoudpakket zit.
• Kies een team AI-medewerkers als je niemand van buiten een inlog wilt geven op je systemen.
• Combineer ze als je allebei hebt. De VA doet het mensenwerk en de AI-medewerkers doen het werk met vaste regels.