Wat kost een AI-medewerker, en hoe vergelijk je dat met een vacature

Het brutosalaris is pas het begin. Bovenop het bruto komen werkgeverslasten: premies, vakantiegeld, pensioen en verzekeringen. Voor de meeste MKB-functies kom je dan 25 tot 35 procent hoger uit. Iemand van 3.200 euro bruto kost je al snel 4.100 tot 4.300 euro per maand.

Daar komt de tijd bij die je niet betaald krijgt. Een fulltimer heeft ongeveer 2.080 uur per jaar op papier. Na vakantie, feestdagen en een gemiddeld ziekteverzuim blijven er rond de 1.700 productieve uren over. En voordat iemand productief is, gaan er weken tot maanden in werving, inwerken en fouten die bij het leren horen.

Tot slot is een medewerker een vaste post. Het werk komt in pieken, het salaris niet. In een rustige maand betaal je hetzelfde als in een drukke.

Een AI-medewerker heeft een maandbedrag, meestal per medewerker of per taakgebied, en soms eenmalige kosten voor het inrichten en het koppelen van je systemen. Prijzen verschillen per aanbieder en per hoeveelheid werk. Vraag altijd om een offerte op basis van jouw situatie in plaats van een prijs van een website.

Er is ook een kostenpost die vaak vergeten wordt: toezicht. Iemand in je team moet regelmatig meekijken, uitzonderingen afhandelen en de medewerker bijsturen. Reken daar in het begin een paar uur per week voor, later minder. Dat is echte tijd en hoort in de vergelijking.

Wat je níet hebt, zijn verzuim, vakantie, inwerktijd na verloop en werk dat buiten kantoortijd blijft liggen. Een AI-medewerker werkt ’s avonds hetzelfde als op dinsdagochtend.

Kijk naar één stuk werk in plaats van naar een hele functie. Een AI-medewerker vervangt zelden een hele baan. Hij neemt het terugkerende deel over. Reken daarom in uren per week aan werk dat je daadwerkelijk uit handen geeft.

• Tel de uren. Hoeveel uur per week gaat er in je team op aan de taak die je wilt uitbesteden: aanvragen beantwoorden en offertes voorbereiden, facturen bewaken, klantvragen afhandelen. Tel ook de versnipperde kwartiertjes mee.
• Bepaal het uurtarief. Neem de loonkosten inclusief werkgeverslasten en deel door de productieve uren. Voor iemand van 3.200 euro bruto kom je grofweg op 30 tot 35 euro per uur.
• Vermenigvuldig. Uren per week maal uurtarief maal 4,3 geeft wat het werk je nu per maand kost.
• Zet daar het maandbedrag van de AI-medewerker naast, plus de toezichturen tegen hetzelfde uurtarief en de eenmalige inrichting verdeeld over een jaar.

Stel dat je team samen twaalf uur per week kwijt is aan het beantwoorden van aanvragen, het voorbereiden van offertes en dezelfde klantvragen. Tegen 33 euro per uur is dat ongeveer 1.700 euro per maand aan werk dat niemand leuk vindt en dat toch vaak blijft liggen.

Bij Prevailo kost één AI-medewerker €399 per maand: €299 voor het platform en €100 voor de medewerker. Tel daar twee uur toezicht per week bij (ruwweg 280 euro) en je zit rond de 680 euro. Tegenover 1.700 euro aan werk ben je dan ruim goedkoper uit, en het werk is gedaan. Neem je later een tweede medewerker, dan komt daar alleen €100 bij, want het platform deel je met al je medewerkers.

De cijfers in dit voorbeeld zijn aannames. Vul je eigen uren en tarieven in. De methode blijft hetzelfde.

Als het werk vooral bestaat uit oordelen, relaties en uitzonderingen, is een mens beter en goedkoper. Een AI-medewerker is sterk in werk dat vaak terugkomt, duidelijke regels heeft en in je systemen zit. Twijfel je, begin dan klein: één taak, één maand meten, dan pas beslissen.