Een office manager inhuren of het kantoorwerk anders verdelen

Een office manager inhuren kan in vaste dienst of als zelfstandige en het terugkerende kantoorwerk kun je ook verdelen over een team AI-medewerkers dat in je eigen systemen samenwerkt. Je neemt zelf de telefoon op tussen twee afspraken door en de collega op de administratie krijgt de planning er ook nog bij. De valkuil is dat je één persoon zoekt voor vijf soorten werk en daarna het hele kantoor op die ene persoon laat leunen.

Gratis demoNaar de stappen
Zo loopt een klus door je hele bedrijf
De office manager van een ingenieursbureau bespreekt aan een statafel een map met twee collega’s. Achter hen werkt het team in een grote kantoortuin in een oud bakstenen pand.

Zo bepaal je in zes stappen of je een office manager inhuurt of het werk verdeelt

01

Schrijf een week lang op welk kantoorwerk blijft liggen

Leg een week lang elk stuk kantoorwerk vast dat bij jou of bij een collega blijft liggen. Noteer wat het was en wie het uiteindelijk heeft gedaan. Een telefoontje dat pas de volgende dag is teruggebeld hoort er net zo goed bij als een factuur die een week na de oplevering is gestuurd.

02

Deel het werk in per soort

Verdeel de lijst in vijf soorten: telefoon en mail, offertes, planning, facturen en het overzicht. Zet achter elke soort hoe vaak het in die week voorkwam. Zo zie je dat de telefoon elke dag onderbreekt terwijl de facturen zich ophopen tot het eind van de maand.

03

Splits elk deel in mensenwerk en werk met vaste regels

Streep per soort aan waar een mens voor nodig is. Beslissen over een korting, een klant die boos aan de lijn hangt, een gesprek met een medewerker over verzuim en de ontvangst aan de deur blijven mensenwerk. Een gespreksverslag uitwerken, een offerte opstellen met je eigen prijslijst, een afspraak verzetten of een inkoopfactuur inboeken gaat volgens vaste regels.

04

Kijk in welke systemen dat werk zit

Schrijf per soort op waar het werk nu staat: de mailbox, de agenda, het boekhoudpakket, het CRM of een planbord aan de muur. Werk dat in een systeem staat kan een AI-medewerker klaarzetten. Werk dat alleen in het hoofd van een collega zit moet eerst op papier.

05

Kies per deel wie het doet

Zet nu achter elke soort een naam: een collega, een office manager of een AI-medewerker. Een office manager past bij werk dat een mens vraagt en dat van alles tegelijk is. Een AI-medewerker past bij werk dat elke week hetzelfde gaat en in een systeem staat. Vaak blijft er minder mensenwerk over dan je dacht.

06

Spreek af wie het overzicht houdt

Iemand moet elke week zien wat openstaat en wat blijft liggen. In een bedrijf met een office manager is dat die persoon. Met AI-medewerkers zie je in één app waar elk stuk werk staat en wie aan zet is. Spreek daarnaast af welke collega er op maandagochtend naar kijkt.

De keuzes naast elkaar.Wat je krijgt en wat het kost.

01

Vaste office manager

Een salaris per maand plus werkgeverslasten en vakantiegeld.

Voor

  • Eén persoon die alles overziet en je bedrijf van binnen kent.
  • Een vast aanspreekpunt voor het team en voor leveranciers.
  • Pakt ook op wat niemand had voorzien.

Tegen

  • Een salaris plus werkgeverslasten in elke maand van het jaar.
  • Het hele kantoor leunt op één persoon.
  • Een vacature voor deze functie staat vaak lang open.

02

Zelfstandige office manager

Een tarief per uur of per dag dat per persoon verschilt.

Voor

  • Snel iemand met ervaring aan de slag.
  • Flexibel in dagen en in de duur van de opdracht.
  • Geen werkgeverslasten en geen vacature.

Tegen

  • Je betaalt per uur of per dag en het tarief verschilt per persoon.
  • De kennis van je bedrijf vertrekt mee na de opdracht.
  • Na de opdracht ligt het werk weer bij jou of bij een collega.

03

Team AI-medewerkers

Je betaalt € 100 per AI-medewerker per maand plus € 299 per maand voor het platform.

Voor

  • Telefoon, offertes, planning, facturen en klantvragen in je eigen systemen.
  • Het werk loopt door bij ziekte en vakantie.
  • In één app zie je wat blijft liggen en wie aan zet is.
  • Samen met jou ingericht op hoe jouw kantoor werkt.

Tegen

  • Werkt binnen de regels die je samen afspreekt. Beslissingen en betalingen houdt je team zelf in handen.
  • In het begin leest een collega mee voordat iets naar een klant gaat. Daarna bepaal jij wat vanzelf mag.
  • Personeelszaken en de ontvangst blijven mensenwerk.

Zo loopt een gewone kantoorweek door je hele bedrijf

Een week op kantoor begint met de telefoon en de mail en eindigt met de facturen en het overzicht voor de directie. De AI-medewerkers geven het werk aan elkaar door en je team beslist bij elke stap wat er gebeurt.

  1. 01Een klant belt op maandagNoor · Front office

    Noor luistert mee en werkt het gesprek uit. Ze zet het verslag bij de klant in het klantsysteem en zet de aanvraag klaar voor Johan.

    Je teamEen collega neemt op en hoort wat de klant precies wil.

  2. 02De aanvraag wordt een offerteJohan · Sales

    Johan vraagt per mail uit wat nog ontbreekt en zet de offerte klaar als concept met je eigen producten en prijzen.

    Je teamDe verkoper kijkt het concept na en bepaalt de prijs en de voorwaarden.

  3. 03De opdracht wordt ingeplandDaan · Planning

    Daan zet de opdracht in de planning en stuurt de collega die het werk doet ’s ochtends de voorbereiding.

    Je teamDe planner beslist wie de opdracht doet en wanneer.

  4. 04De klant vraagt tussendoorLieke · Klantenservice

    Lieke beantwoordt de vraag in mail of WhatsApp met de status van de opdracht en geeft door wat een collega moet oppakken.

    Je teamEen collega belt terug als de klant iets aan de opdracht wil veranderen.

  5. 05Het werk is afBram · Administratie

    Bram maakt de factuur zodra het werk af is en zet die klaar in je boekhoudpakket.

    Je teamEen collega controleert wat er geleverd of gedaan is en verstuurt de factuur.

  6. 06Vrijdagmiddag het weekoverzichtBram · Administratie

    Bram bewaakt wat openstaat en zet het weekoverzicht voor de directie klaar met de offertes, de opdrachten en de betalingen.

    Je teamJij leest het overzicht en beslist waar volgende week de aandacht naartoe gaat.

Alles staat in één app. Je ziet per klus wie wat heeft klaargezet en wat nog openstaat.

Zo pakt Prevailo dit aan.AI-medewerkers die samenwerken in je eigen systemen.

Noor werkt elk telefoongesprek uit en zet de aanvraag klaar voor Johan die de offerte als concept klaarzet voor de verkoper. Daan zet de opdracht in de planning en Bram maakt de factuur zodra het werk af is. Ze werken samen in Prevailo OS en daar zie je waar elk stuk werk staat en wat nog openstaat. Bij Duke Electric werken drie AI-medewerkers zo samen van het telefoongesprek tot de offerte en in een groothandel of een adviesbureau werkt het net zo. We richten het samen met je in en je team beslist wie welke opdracht doet en wat naar een klant gaat.

Gratis demoDoe de AI-scan
Alle prijzen en pakkettenAlle AI-medewerkers

Voor wie dit werkt.En wie beter iets anders kiest.

Dit past bij je

  • Een bedrijf met een team van vijf tot vijftig mensen waar het kantoorwerk over meerdere soorten werk loopt.
  • Een binnendienst waar één collega de telefoon, de offertes en de facturen tegelijk doet.
  • Werk dat elke week terugkomt en al in een mailbox, agenda, CRM of boekhoudpakket staat.
  • Een bedrijf dat al een tijd iemand zoekt en de vacature niet ingevuld krijgt.

Kies dan iets anders

  • Wie vooral een mens zoekt voor personeelszaken en de ontvangst heeft een office manager nodig.
  • Een bedrijf waar het kantoorwerk elke week anders is en zelden volgens een vaste regel gaat heeft weinig aan AI-medewerkers.

Wat een office manager op een gewone dinsdag allemaal doet

Een office manager in een mkb-bedrijf doet van alles tegelijk. Om negen uur neemt ze de telefoon op voor een klant die wil weten wanneer de collega komt. Een kwartier later typt ze een offerte uit die de verkoper op een briefje heeft gezet. Daarna bestelt ze het papier en de koffie, zet ze de inkoopfacturen klaar voor de boekhouder en verzet ze een afspraak omdat een collega ziek is. Aan het eind van de dag maakt ze het overzicht voor de directie met de offertes die uitstaan en de facturen die nog open zijn.

Daar komt het werk bij waar niemand om vraagt. Een nieuwe collega moet op de eerste dag een laptop en een werkplek hebben. De verzekering voor de bedrijfsauto’s loopt af. De klant die vorige maand een offerte kreeg heeft niets meer laten horen. Een goede office manager ziet dat en pakt het op. Dat is de reden dat ondernemers er een zoeken en ook de reden dat de vacature lastig in te vullen is.

Een office manager als zelfstandige inhuren voor twee dagen per week

Een zelfstandige office manager huur je in voor een vast aantal dagen per week of voor een periode. Dat werkt goed als je snel iemand met ervaring nodig hebt omdat je eigen office manager met verlof gaat of omdat je nog niet weet of er werk is voor een volledige baan. Het tarief verschilt per persoon en hangt af van ervaring en van wat je vraagt. Na de opdracht ligt het werk weer bij jou of bij een collega en de kennis van je bedrijf vertrekt mee. Spreek daarom voordat de opdracht begint een paar dingen af.

  • Welke dagen ze werkt en wie op de andere dagen de telefoon en de mail doet.
  • In welke systemen ze werkt en met welke rechten.
  • Wat ze zelf mag beslissen en wat ze aan jou voorlegt.
  • Hoe het werk wordt overgedragen aan het eind van de opdracht.

De week dat de office manager ziek thuis zit

Eén persoon voor alles is handig tot die persoon er een week niet is. De office manager meldt zich op maandag ziek. De telefoon gaat en niemand weet wat er met de aanvraag van vorige week is gebeurd. De offerte die de verkoper voor donderdag had beloofd staat half af in haar mailbox. De inkoopfacturen van de maand liggen in een bakje en de boekhouder vraagt op vrijdag waar de stukken blijven. Op woensdag belt een klant voor de derde keer en legt hij de opdracht bij een ander bedrijf neer.

Bij een vertrek speelt hetzelfde met een langere nasleep. De kennis van hoe het kantoor loopt zit in één hoofd en zelden op papier. De opvolger begint met een lege mailbox en een team dat voor elke vraag naar jou komt. Dat kost je in de eerste maanden meer tijd dan de vacature zelf.

Dezelfde dinsdag met vijf AI-medewerkers in je eigen systemen

Het terugkerende deel van dat werk verdeel je over een team AI-medewerkers van Prevailo dat in je eigen mailbox, agenda en systemen werkt. Noor luistert mee met de telefoongesprekken die je team voert en werkt ze uit tot een verslag bij de klant en een taak voor de collega die erover gaat. Johan zet de aanvragen klaar en stelt de offerte op als concept met je eigen producten en prijzen. Daan houdt de agenda en de planning kloppend en stuurt je team ’s ochtends de voorbereiding voor die dag. Bram boekt de inkoopfacturen uit de mailbox in, bewaakt wat openstaat en maakt de factuur zodra het werk af is. Lieke beantwoordt de klantvragen in mail, WhatsApp en de chat op de website en kent de status van elke lopende opdracht.

Twee dingen gaan anders dan met een office manager. Het werk loopt door als iemand ziek is of op vakantie en in één app zie je waar elk stuk werk staat en wat blijft liggen. Bij Duke Electric werken drie AI-medewerkers zo samen van het telefoongesprek tot de offerte en dat scheelt het bedrijf zo’n 38 uur per maand. Een groothandel of een adviesbureau heeft andere systemen en dezelfde soorten werk en daar loopt het hetzelfde.

We richten dat samen met je in. Jij vertelt hoe het werk bij jou loopt en wij koppelen de AI-medewerkers aan je bestaande systemen en schrijven de werkinstructie uit. Je team kijkt mee en geeft aan wat scherper moet.

Wat je team zelf blijft doen als het kantoorwerk is verdeeld

Een office manager wordt met AI-medewerkers niet overbodig. Het werk waar een mens voor nodig is blijft bij een mens en dat is meer dan je denkt. Een AI-medewerker zet klaar wat volgens vaste regels gaat en geeft door wat een collega moet oppakken. Daardoor houdt die collega tijd over voor de dingen hieronder. In een bedrijf waar de office manager nu vooral typt en zoekt wordt haar baan er interessanter van. In een bedrijf zonder office manager kan het team meer aan zonder dat er iemand bij komt.

  • Beslissen over prijs, korting en welke opdracht voorgaat.
  • Mensen aannemen, inwerken en begeleiden en het gesprek voeren bij verzuim.
  • De ontvangst van klanten en leveranciers aan de deur.
  • Inkoop waar je over de prijs en de voorwaarden onderhandelt.
  • Een klant die boos is en een gesprek met een mens wil.
  • Betalingen goedkeuren en uitvoeren. Een AI-medewerker betaalt nooit zelf.

Wat ondernemershierover vragen.

Wat doet een office manager in een mkb-bedrijf?

Een office manager houdt het kantoor draaiende met de telefoon, de mail, de agenda, de inkoop van kantoorspullen, de eerste administratie en het overzicht voor de directie. In een mkb-bedrijf komt daar vaak de ontvangst van bezoekers en een deel van de personeelszaken bij. De functie is breed omdat er geen aparte collega voor elk van die taken is.

Kun je een office manager inhuren voor twee dagen per week?

Een office manager inhuren voor twee dagen per week kan via een zelfstandige of via detachering. Spreek vooraf af welke dagen ze werkt, in welke systemen ze werkt en wie op de andere drie dagen de telefoon en de mail doet. Op die dagen ligt het werk anders weer bij jou of bij een collega.

Wat kost een office manager als zelfstandige inhuren?

Een office manager als zelfstandige rekent een tarief per uur of per dag en dat tarief verschilt per persoon en per regio. Vraag een tarief op voor de dagen die je nodig hebt en vraag wat er gebeurt bij ziekte of vakantie. Werkgeverslasten en vakantiegeld betaal je niet. Elk gewerkt uur betaal je wel.

Wat is het verschil tussen een office manager en een managementassistent?

Een office manager houdt het hele kantoor draaiende en een managementassistent werkt voor één of twee directieleden. De office manager regelt telefoon, inkoop, planning en administratie voor het hele team. De managementassistent beheert vooral de agenda, de mail en de voorbereiding van afspraken van de directie.

Kan een team AI-medewerkers het werk van een office manager doen?

Een deel wel. De AI-medewerkers van Prevailo zetten het terugkerende kantoorwerk klaar: Noor werkt telefoongesprekken uit, Johan maakt offertes als concept, Daan houdt de planning kloppend, Bram boekt facturen in en Lieke beantwoordt klantvragen. Beslissingen, personeelszaken, de ontvangst en betalingen blijven bij je team.

Wat kost een team AI-medewerkers vergeleken met een office manager?

Een AI-medewerker van Prevailo kost € 100 per maand. Daarnaast betaal je € 299 per maand voor het platform waarin ze samenwerken. Een office manager in vaste dienst kost een salaris plus werkgeverslasten en een zelfstandige een tarief per uur of per dag.

Je AI-medewerkers

Met wie begin jij?

Gratis demo

Verder lezen

KennisWat kost AI? Een AI-medewerker naast een vacatureVoor je binnendienstEen secretaresse inhuren of het werk verdelen over AI-medewerkersVoor je binnendienstEen administratief medewerker inhuren of het werk anders verdelenVoor je binnendienstEen planner inhuren of de planning laten klaarzetten door AIVoor je binnendienstSales uitbesteden of eerst meer halen uit je eigen websiteVoor je binnendienstWat kost een medewerker je echt per maand?Alle gidsen