Wat een planner doet in een bedrijf met mensen op pad
Een planner in een installatiebedrijf, een bouwbedrijf of een servicebedrijf verdeelt het werk over de mensen die op pad gaan. De planner zet de afspraken in de agenda, maakt per adres de werkvoorbereiding en schuift alles opnieuw als een klant afbelt of een klus uitloopt. Daarnaast houdt de planner de klant op de hoogte van wanneer er iemand komt en vangt die de telefoontjes op van collega’s die onderweg iets missen. In veel bedrijven doet iemand dat erbij: de eigenaar, de uitvoerder of de collega op de binnendienst die het ooit is gaan doen.
Daardoor leunt de planning bijna altijd op één persoon. Die kent de klanten, weet welke collega een bepaalde klus goed kan en heeft de bijzonderheden in het hoofd in plaats van in het systeem. Dat gaat goed tot die persoon ziek wordt of op vakantie gaat. Dan blijkt hoeveel van de planning nooit is opgeschreven.
Een freelance planner inhuren of de planning uitbesteden
Een freelance planner past als je voor een afgebakende periode iemand nodig hebt: een piek, verlof of de maanden tot een vacature is ingevuld. Je huurt ervaring in zonder vast contract en je betaalt per uur of per dag. Het tarief verschilt per persoon en per regio. Vraag daarom een paar aanbiedingen op voordat je kiest.
Houd er rekening mee dat een planner van buiten je mensen en je klanten eerst moet leren kennen. De eerste weken gaan op aan uitzoeken wie welke klus kan, welke klant altijd om dezelfde collega vraagt en waar de sleutel van het pand ligt. Die kennis gaat mee de deur uit als de opdracht afloopt. De planning ligt dan weer bij jou.
Planning uitbesteden aan een bureau is een stap verder: een partij van buiten maakt de hele planning voor je. Dat werkt bij werk dat voorspelbaar is en regels die vastliggen. Bij een planning die elke dag verandert door spoedklussen en uitloop zit de beslisser dan te ver van je team af. Wat je wel uit handen kunt geven is het klaarzetten. Daar hoeft geen mens van buiten voor in je bedrijf rond te lopen.
- Een piek van een paar maanden die je huidige planner niet aankan
- Verlof of langdurige ziekte van de collega die nu plant
- De periode tot een vacature voor een vaste planner is ingevuld
- Een project dat een eigen planning vraagt naast het gewone werk
Een werkvoorbereider inhuren voor het deel dat elke dag terugkomt
Een werkvoorbereider zorgt dat de collega die het werk doet ’s ochtends alles heeft om te beginnen. Dat is per adres hetzelfde rijtje. Een deel daarvan vraagt vakkennis. Denk aan inschatten hoeveel uur een klus kost en welk materiaal besteld moet worden. Het grootste deel is verzamelen wat al ergens staat en het in één overzicht zetten.
Een werkvoorbereider inhuren heeft zin als dat vakmatige deel bij jou blijft liggen. Het verzamelen en overzetten hoort bij geen enkele nieuwe collega thuis. Dat is werk dat elke dag op dezelfde manier terugkomt en precies het werk dat een AI-medewerker klaarzet.
- Het adres en de contactpersoon ter plekke
- Wat er moet gebeuren en hoeveel tijd ervoor staat
- Het materiaal dat mee moet en of het al binnen is
- Bijzonderheden van de klant. Denk aan een hond, een sleutel bij de buren of een parkeerplek.
De planner is op vakantie en het team belt elke ochtend waar het heen moet
De planner gaat op vakantie en laat een geprinte planning achter voor de komende weken. De eerste dag gaat goed. Op de tweede dag belt een klant af, komt er een spoedklus bij en blijkt het materiaal voor een adres nog niet binnen. Niemand weet welke collega je daar het beste heen stuurt en het geprinte overzicht klopt niet meer. Vanaf dat moment staat de eigenaar elke ochtend vroeg te bellen met het team om uit te leggen wie waarheen gaat.
Wat dit kost zie je op geen enkele factuur terug. Een collega rijdt naar een adres waar de klant niet thuis is. Een ander wacht op materiaal dat niemand heeft besteld. De klant die afbelde krijgt geen nieuwe afspraak en belt een week later boos of gaat naar een ander. Het eigen werk van de eigenaar schuift naar de avond. De planner komt terug en begint met een week opruimen.
Dit gebeurt omdat de kennis in één hoofd zit en het klaarzetten nergens vastligt. Een tweede planner lost dat niet op. Het klaarzetten vastleggen in een vaste werkwijze wel.
Wat Daan elke ochtend klaarzet en wat je planner blijft beslissen
Daan werkt in de agenda en het planningspakket dat je al gebruikt. Elke ochtend stuurt hij de werkvoorbereiding per collega: het adres, wat er moet gebeuren, het materiaal en de bijzonderheden van de klant uit het klantsysteem. Daan zet bij een afzegging een nieuw voorstel klaar en laat de klant weten wanneer je komt. Een dubbele boeking ziet hij voordat de collega in de auto zit en hij zet de oplossing klaar.
Beslissen wie waarheen gaat en wat voorgaat bij een spoedklus doet je planner. Daan zet de opties klaar met wie in de buurt is en wie ruimte heeft. Je planner kiest en Daan werkt de keuze door in de agenda en in het bericht aan de klant. De planner houdt zo tijd over voor het werk waar een mens voor nodig is: de klant bellen die twijfelt en de collega voorbereiden die een lastige klus krijgt. Klanten van Prevailo besteden gemiddeld een kwart minder tijd aan werk dat elke week terugkomt.
