Zo maak je een onderhoudsplanning voor klanten met een contract

Voor een installateur, een facilitair bedrijf of een liftonderhoudsbedrijf is de onderhoudsplanning het rooster van alle beurten die je bij klanten hebt beloofd. Per contract staat erin welke installatie het is, hoe vaak die een beurt krijgt, wanneer de vorige was en wie ernaartoe gaat. De planning stuurt dus je mensen en je bussen en bepaalt wanneer je factureert.

Een meerjarenonderhoudsplan van een gebouw is de begroting van de eigenaar of de vereniging van eigenaren voor het dak en de installaties over een reeks jaren. Dat plan hoort bij de eigenaar van het pand. De onderhoudsplanning van je eigen woning of auto valt daar ook buiten. Deze gids gaat over het werk dat je als bedrijf bij klanten uitvoert.

Een spreadsheet werkt zolang één persoon hem bijhoudt en die persoon nooit ziek is. De contracten staan in een map en de beurten in een spreadsheet die alleen de planner begrijpt. Elke stap tussen het contract, de afspraak met de klant en de werkbon gaat met de hand. Dit gaat het vaakst mis.

• Een contract dat wegvalt. De klant tekent, het contract gaat in de map en de regel in de spreadsheet komt er nooit bij. Een jaar later belt de klant met een storing en vraagt waarom er niemand is geweest.
• Een klant die niet thuis is. De beurt staat in de spreadsheet en de monteur rijdt ernaartoe. Niemand heeft de klant een bericht gestuurd en hij staat voor een dichte deur.
• Een vervolgafspraak die niemand inplant. De monteur schrijft op de werkbon dat de pomp binnenkort vervangen moet worden en de werkbon gaat in de administratie. Daar leest niemand hem tot de pomp het begeeft.
• Een verlenging die je mist. De einddatum staat alleen in het contract zelf. De klant blijft zonder contract hangen en jij merkt het pas als de volgende beurt niet meer wordt betaald.

Een installatiebedrijf plaatst de meeste ketels en warmtepompen in de nazomer en het najaar. Het onderhoudscontract gaat in op de dag van de oplevering en de eerste beurt staat een jaar later. Na een paar jaar vallen daardoor bijna alle beurten in oktober en november. De planner schuift met afspraken en de monteurs maken lange dagen. De storingen van het stookseizoen komen daar nog bovenop. In februari is het dan opeens rustig.

De oplossing zit in het contract. Daar staat dat de installatie één keer per twaalf maanden een beurt krijgt. Dat de eerste beurt in oktober viel betekent niet dat alle volgende ook in oktober moeten. Je belt die klanten vóór het najaar en biedt een beurt in het voorjaar aan. De meeste klanten vinden een vaste monteur op een rustig moment prettiger dan een haastige beurt in november. Na een paar rondes ligt het werk gelijkmatig over het jaar en kun je per regio plannen. Hetzelfde geldt voor een keukenleverancier die zijn apparatuur vlak voor de feestdagen plaatste of een koeltechnisch bedrijf waarvan alle contracten in juni ingingen.

Voor een deel van de installaties ligt het interval vast. Een lift wordt in Nederland op grond van het Warenwetbesluit liften ten minste elke achttien maanden gekeurd door een aangewezen keuringsinstantie. Het onderhoud daartussen regel jij met de eigenaar in het contract. Voor een brandmeldinstallatie gelden de eisen voor beheer, controle en onderhoud uit NEN 2654-1.

Voor koelinstallaties en warmtepompen met gefluoreerde koudemiddelen geldt sinds 11 maart 2024 de nieuwe Europese F-gassenverordening. Een installatie met vijf ton CO2-equivalent of meer krijgt minstens één keer per jaar een lekcontrole. Vanaf 50 ton is dat elk half jaar en vanaf 500 ton elk kwartaal. Met een vast lekdetectiesysteem mag het interval twee keer zo lang zijn. Die controles horen in de planning naast de gewone beurt.

Werk aan gasverbrandingsinstallaties mag sinds 1 april 2023 alleen nog door een bedrijf met het wettelijke certificaat daarvoor. Dat geldt ook voor de jaarlijkse beurt aan een cv-ketel. Het interval zelf schrijft de wet voor een ketel niet voor. Dat staat in de garantievoorwaarden van de fabrikant. Die garantie vervalt vaak als de beurten niet zijn gedaan.