Wat een salesbureau doet als je acquisitie uitbesteedt
Een salesbureau of een freelance verkoper zoekt bedrijven die je nog niet kent en belt ze voor een afspraak met je eigen verkoper. Dat heet koude acquisitie en het blijft werk voor een mens. De beller voert een gesprek met iemand die er niet om heeft gevraagd en dat vraagt ervaring. Het bureau werkt met een lijst van bedrijven die bij je passen en rekent per afspraak of per maand. De kosten verschillen per bureau.
Dat past voor een bedrijf dat nog weinig aanvragen krijgt en vooral nieuwe klanten moet vinden. Een bureau kent je vak minder goed dan je eigen mensen. De eerste maanden gaan daarom voor een deel op aan uitleg over je aanbod en je klanten. Het bureau doet bovendien niets met de aanvragen die intussen via je website binnenkomen. Die blijven liggen bij dezelfde verkoper die ook de afspraken van het bureau moet opvolgen.
Het gat zit in de aanvraag van vrijdagavond
De meeste mkb-bedrijven hebben al bezoekers op hun website die iets willen kopen. Een deel van hen heeft eerst een vraag: past dit bij mijn situatie en wat kost het ongeveer. Die vraag komt vaak buiten kantoortijd. De bezoeker vindt geen antwoord en gaat door naar de volgende site. Dat verlies staat nergens in een rapport omdat de aanvraag nooit is gedaan.
Bij Suntech Energy beantwoordt een AI-medewerker de vragen van bezoekers op de website. Dat levert vijf of meer aanvragen per maand op van bezoekers die eerder afhaakten. Die aanvragen waren er altijd al. Er was alleen niemand die de vraag beantwoordde op het moment dat hij werd gesteld.
Het tweede gat zit in de aanvragen die wel binnenkomen. Een formulier van zaterdagochtend krijgt op maandag antwoord. De klant heeft intussen ook andere bedrijven gemaild en met een daarvan al gebeld. Dit zijn de signalen dat het gat ook bij jou zit.
- Het formulier op je site krijgt buiten kantoortijd pas de volgende werkdag een reactie.
- Bezoekers bekijken de pagina met je diensten of prijzen en doen daarna geen aanvraag.
- Je verkoper beantwoordt aanvragen tussen de afspraken door en soms pas na een paar dagen.
- Niemand op kantoor weet hoeveel aanvragen er vorige maand binnenkwamen.
Johan beantwoordt de vraag op je website en zet de aanvraag klaar voor de verkoper
Johan beantwoordt de vragen van bezoekers op je website. Hij kent je diensten en je prijzen uit je eigen documenten en antwoordt in jouw toon. Hij vraagt door wat de bezoeker wil laten doen en wanneer het klaar moet zijn. Daarna zet hij de aanvraag klaar in je CRM met alles wat de bezoeker heeft verteld. Je verkoper ziet de volgende ochtend een aanvraag waar hij meteen op kan bellen.
Johan leest ook de aanvragen die via het formulier of de mail binnenkomen. Hij antwoordt binnen minuten en vraagt uit wat er nog mist. Daarna plant hij het verkoopgesprek in de agenda van de verkoper. Bellen doet Johan niet. Het gesprek over prijs en korting voert je verkoper zelf.
Van het verkoopgesprek naar een offerte op dezelfde dag
Het verkoopgesprek is het moment waarop de klant vertelt wat hij echt wil. Dat komt alleen in de offerte terecht als iemand het meteen vastlegt. Met toestemming van de klant luistert Johan mee met het gesprek en maakt hij er een verslag van. Uit dat verslag of uit de aanvraag zet hij de offerte klaar als concept met je eigen producten en prijzen. De verkoper kijkt de offerte na en past de prijs aan waar hij dat wil.
Bij Duke Electric werken drie AI-medewerkers zo met het team samen. De offerte gaat daar dezelfde dag de deur uit in plaats van na drie dagen. Volgens Duke Electric geven de drie samen zo’n 38 uur per maand terug aan het team. Een deel van die uren zat in het opstellen van offertes na het gesprek.
Leads opvolgen zonder dat er een tussendoor glipt
Een verstuurde offerte is nog geen opdracht. De klant vergelijkt of is er even niet mee bezig. Je verkoper belt de grootste offertes na en de rest raakt uit beeld. Johan houdt bij welke aanvraag nog geen gesprek heeft en welke offerte nog geen antwoord. Op de afgesproken dag zet hij de opvolgmail klaar in jouw toon en zet hij een belverzoek bij de verkoper. De verkoper belt zelf en hoort waarom de klant twijfelt.
Dat zijn de opdrachten die nu stil verdwijnen. Ze stonden al in je mailbox en in je CRM. Er was alleen niemand die ze op de juiste dag weer oppakte.
