HubSpot koppeling van aanvraag tot offerte in je CRM

Een HubSpot koppeling zorgt dat contacten, deals en taken vanzelf tussen HubSpot en je andere pakketten gaan. Bij jou komt een aanvraag binnen in de mail en iemand typt hem over in HubSpot of hij blijft liggen. Een gewone koppeling zet velden over maar leest geen mail en schrijft geen offerte. Dat werk blijft bij je team tot iemand het leest en klaarzet.

Gratis demoNaar de stappen
Zo werkt AI-medewerker Johan met je team samen
In het verkoopkantoor van een technisch bedrijf nemen een verkoopster en de salesmanager samen een nieuwe aanvraag door aan een statafel. Achter hen werken collega’s in een lichte kantoortuin.

Zo kies je in zes stappen de HubSpot koppeling die bij je past

01

Schrijf een week lang op wat er tussen HubSpot en de rest blijft hangen

Houd een week bij welk werk iemand met de hand in HubSpot zet of eruit haalt. Denk aan een aanvraag uit de mail die een contact en een deal moet worden. Of aan de notitie na een verkoopgesprek die nooit in de deal terechtkomt. Zet erbij wie het doet en in welk pakket het werk daarna verdergaat.

02

Splits het overzetten van gegevens en het lezen

Deel elk punt op je lijst in twee soorten werk. Bij de eerste soort moeten gegevens alleen van het ene pakket naar het andere, zoals een betaalde factuur die je in HubSpot wilt zien. Bij de tweede soort moet iemand eerst iets lezen of beslissen, zoals een aanvraag in een mail of een gesprek met een klant. Die tweede soort kost je team de meeste tijd.

03

Zet de pakketten op een rij die met HubSpot moeten praten

Noteer welke pakketten naast HubSpot meedoen: je mailbox, de agenda van de verkopers, het pakket waarin je offertes maakt en je boekhouding. Kijk per pakket welke gegevens heen en weer moeten. Zo zie je of één koppeling genoeg is of dat er drie of vier nodig zijn.

04

Kies per soort werk wie het doet

Voor gegevens die alleen moeten worden overgezet is een app uit de HubSpot Marketplace vaak genoeg. Voor werk waar iemand eerst moet lezen kies je een AI-medewerker die via de HubSpot-API in je CRM werkt. Een koppeling op maat past als geen app doet wat je nodig hebt en je iemand hebt die hem bijhoudt.

05

Spreek af wie in het begin meekijkt

Wijs een verkoper aan die in het begin elke nieuwe deal en elke conceptofferte nakijkt. Zo zie je snel of de gegevens op de goede plek in HubSpot landen. Daarna bepaal je samen wat zonder controle mag.

06

Kijk na een tijdje welke deals nog stilstaan

Open in HubSpot de deals die al een tijd niet zijn bijgewerkt. Kijk bij elke deal waar het werk is blijven hangen. Ligt het bij een stap tussen twee pakketten? Dan weet je welke koppeling of welke taak er nog ontbreekt.

De keuzes naast elkaar.Wat je krijgt en wat het kost.

01

Een app uit de Marketplace

De kosten verschillen per app en hangen vaak af van het aantal gebruikers of contacten.

Voor

  • Snel aan te zetten zonder dat iemand hoeft te programmeren.
  • Er zijn apps voor veel bekende pakketten zoals boekhouding en mail.

Tegen

  • Een app zet velden over maar leest geen mail of gesprek.
  • Voor elk pakket heb je een andere app nodig.
  • Werk dat eerst gelezen moet worden blijft bij je team.

02

Een koppeling op maat

Eenmalig bouwen plus onderhoud. Het bedrag verschilt per bouwer.

Voor

  • De koppeling doet precies wat jij wilt.
  • Het kan ook voor een pakket waarvoor geen app bestaat.

Tegen

  • Je hebt iemand nodig die de koppeling bijhoudt als HubSpot of je andere pakket verandert.
  • Een koppeling op maat zet ook alleen gegevens over en leest niet wat er binnenkomt.

03

Johan en de AI-medewerkers van Prevailo

Een vast bedrag per maand.

Voor

  • Johan werkt via de HubSpot-API in je eigen CRM.
  • Hij leest de aanvraag en het gesprek en zet contact, deal en notitie klaar.
  • De offerte staat als concept klaar voor de verkoper.
  • Bram pakt de factuur op zodra de deal gewonnen is.

Tegen

  • Werkt binnen de regels die je samen afspreekt. Beslissingen en prijzen houdt je team zelf in handen.
  • In het begin leest een collega mee voordat iets naar een klant gaat. Daarna bepaal jij wat vanzelf mag.

Zo loopt één aanvraag door HubSpot en de rest van je bedrijf

Een aanvraag komt binnen en loopt via de deal in HubSpot en de offerte door tot de factuur. De AI-medewerkers geven het werk aan elkaar door en je team beslist bij elke stap.

  1. 01De klant beltNoor · Front office

    Noor luistert mee met het gesprek en werkt het uit. Ze zet het verslag bij het contact in HubSpot en de aanvraag klaar voor Johan.

    Je teamEen collega neemt de telefoon op en voert het gesprek.

  2. 02De aanvraag staat klaarJohan · Sales

    Johan maakt in HubSpot de deal aan met alles wat de klant vertelde. Hij plant het verkoopgesprek in de agenda van de verkoper.

    Je teamDe verkoper kiest welke aanvraag voorgaat.

  3. 03Na het verkoopgesprekJohan · Sales

    Johan werkt de deal bij met het verslag en de volgende stap. Uit dat verslag zet hij de offerte klaar als concept.

    Je teamDe verkoper kijkt de offerte na en bepaalt de prijs.

  4. 04De klant zegt jaDaan · Planning

    Daan zet de opdracht in de planning en zet het bericht klaar waarin de klant hoort wanneer het werk begint.

    Je teamDe planner beslist wie het werk doet.

  5. 05Het werk is afBram · Administratie

    Bram maakt de factuur uit de gewonnen deal en bewaakt de betaling. Een vraag van de klant over de factuur zet hij met een antwoord klaar.

    Je teamDe collega op de administratie controleert de factuur.

Alles staat in één app. Je ziet per klus wie wat heeft klaargezet en wat nog openstaat.

Johan

Sales · AI-medewerker

Zo werkt Johan met je team samen.Johan zet het klaar en jij beslist.

Het werk begint bij een aanvraag in de mail, het formulier op je site of een gesprek dat Noor heeft uitgewerkt. Johan zet het contact en de deal klaar in HubSpot en plant het verkoopgesprek. Na het gesprek werkt hij de deal bij en zet hij de offerte klaar als concept. Een gewonnen deal geeft hij door aan Daan voor de planning en aan Bram voor de factuur. In Prevailo OS zie je per aanvraag waar het werk staat. Je verkoper voert het gesprek en bepaalt de prijs.

Gratis demoDoe de AI-scan
Alles over Johan

Voor wie dit werkt.En wie beter iets anders kiest.

Dit past bij je

  • Dit werkt voor een bedrijf met een binnendienst dat elke week aanvragen en offertes heeft.
  • HubSpot is je CRM en het werk loopt daarnaast via de mail, de agenda en een ander pakket voor offertes of facturen.
  • Iemand typt nu aanvragen en gespreksnotities met de hand over in HubSpot.

Kies dan iets anders

  • Wil je alleen gegevens tussen HubSpot en één ander pakket laten uitwisselen? Dan is een app uit de Marketplace genoeg.
  • Een bedrijf met een paar aanvragen per maand houdt HubSpot makkelijk zelf bij.

Wat de HubSpot-API kan en wat een koppeling daarmee doet

HubSpot heeft een openbare API. Dat is een ingang waarlangs een ander programma gegevens in HubSpot leest en schrijft. Via die ingang kun je contacten, bedrijven, deals, taken en notities opvragen, aanmaken en bijwerken. Elke koppeling met HubSpot gebruikt die API. Het verschil zit in wat er aan de andere kant gebeurt.

Een gewone koppeling zet een veld uit het ene pakket over naar een veld in het andere. Een nieuwe klant in je boekhouding wordt dan ook een contact in HubSpot. Dat werkt goed voor gegevens die al in een pakket staan. Een aanvraag in een mail of een gesprek met een klant staat nergens in een veld. Daar moet eerst iemand lezen wat er gevraagd wordt.

Waar een app uit de HubSpot Marketplace ophoudt

In de HubSpot Marketplace staan apps die HubSpot verbinden met boekhouding, mail, formulieren en webwinkels. Je zet ze aan zonder dat iemand hoeft te programmeren. Zo’n app houdt contacten en facturen in twee pakketten gelijk. Voor veel bedrijven is dat een goede eerste stap. Een app leest alleen wat al in een veld staat. Dit werk blijft daarom bij je team liggen.

  • Een aanvraag uit de mail omzetten in een contact en een deal.
  • Na een verkoopgesprek de notitie en de volgende stap in de deal zetten.
  • De offerte opstellen uit wat de klant heeft gevraagd.
  • Een deal opvolgen die al een tijd stilstaat.

Een HubSpot integratie op maat laten bouwen

Doet geen enkele app wat je nodig hebt? Dan kun je een integratie op maat laten bouwen op de HubSpot-API. Een ontwikkelaar schrijft een koppeling die precies jouw velden en stappen volgt. Dat past bij een bedrijf met een eigen pakket waarvoor geen app bestaat. Reken op een bedrag voor het bouwen en op onderhoud daarna.

HubSpot en je andere pakketten veranderen geregeld. Een koppeling op maat moet dan worden bijgewerkt door iemand die weet hoe hij werkt. Is de bouwer vertrokken? Dan heeft je team een koppeling die niemand meer kent. Ook een integratie op maat zet alleen gegevens over. Het lezen van een aanvraag blijft mensenwerk.

Wat Johan via de HubSpot-API in je CRM klaarzet

Johan werkt via de HubSpot-API in je eigen CRM. Hij leest de aanvraag uit de mail of het formulier en maakt het contact en de deal aan. Hij plant het verkoopgesprek in de agenda van de verkoper. Na het gesprek zet hij het verslag en de volgende stap in de deal. Uit dat verslag maakt hij de offerte als concept met je eigen producten en prijzen.

Is de deal gewonnen? Dan geeft Johan het werk door aan Bram voor de factuur. Bij Duke Electric werken drie AI-medewerkers zo samen van het telefoongesprek tot de offerte in hun eigen pakket. Dat scheelt het team zo’n 38 uur per maand. Wij koppelen Johan aan HubSpot en aan je andere pakketten.

Wat je verkopers zelf in HubSpot blijven doen

Johan zet het werk klaar en de keuzes maakt je team. In het begin kijkt een collega elke deal en elke offerte na voordat er iets naar een klant gaat. Daarna bepaal jij wat Johan zelf mag versturen. Johan belt nooit en doet geen toezeggingen namens je bedrijf. Dit blijft altijd bij je mensen.

  • Het gesprek met de klant voeren.
  • De prijs en de korting bepalen.
  • Kiezen welke deal voorgaat.
  • Beslissen of je een opdracht aanneemt.

Wat ondernemershierover vragen.

Wat is een HubSpot koppeling?

Een HubSpot koppeling verbindt HubSpot met een ander pakket via de HubSpot-API. Gegevens zoals contacten, deals en facturen gaan dan vanzelf heen en weer. Je zet een koppeling aan met een app uit de Marketplace of laat hem op maat bouwen.

Wat is het verschil tussen een HubSpot koppeling en een HubSpot integratie?

In de praktijk bedoelen mensen met beide woorden hetzelfde. HubSpot spreekt zelf meestal van een integratie of een app. In beide gevallen gaan gegevens via de API tussen HubSpot en een ander pakket.

Kun je met de HubSpot-API ook gegevens wegschrijven?

Ja. Via de HubSpot-API kan een programma gegevens lezen en schrijven. Het kan contacten, bedrijven, deals, taken en notities aanmaken en bijwerken.

Welke pakketten koppel je meestal aan HubSpot?

Bij een mkb-bedrijf gaat het meestal om de mailbox, de agenda, het boekhoudpakket en het pakket waarin offertes worden gemaakt. Het formulier op de website hoort er vaak bij. Begin bij de plek waar nu het meest wordt overgetypt.

Wat doet Johan in HubSpot?

Johan is de AI-medewerker voor sales van Prevailo. Johan leest aanvragen en gespreksverslagen en zet in HubSpot het contact, de deal en de notitie klaar. Na het gesprek maakt hij de offerte als concept. De prijs bepaalt je verkoper en bellen doet Johan nooit.

Hoe koppelt Prevailo Johan aan HubSpot?

Wij koppelen Johan via de HubSpot-API aan je CRM en aan je andere pakketten. In een gesprek kijken we samen welke stappen nu met de hand gaan. Daarna richten we Johan in en kijkt een collega in het begin mee. In de regio Utrecht en de Vallei komen we langs.

Wat Johan voor je doet

Dit is het eerste wat Johan voor je oppakt.

  1. 01Maakt de offerte uit het gesprek
  2. 02Antwoordt zolang de interesse er nog is
  3. 03Vraagt uit wat je nodig hebt voor een prijs
Gratis demo

Verder lezen

KennisEen offerte automatisch laten maken uit het klantgesprekKoppelingenSystemen koppelen zonder dat je team steeds overtyptKoppelingenPipedrive integratie die leads leest en deals bijwerktKoppelingenTeamleader integratie van eerste aanvraag tot betaalde factuurAI in je bedrijfWat AI in sales doet voor een bedrijf met een of twee verkopersVoor je binnendienstSales uitbesteden of eerst meer halen uit je eigen websiteAlle gidsen