Systemen koppelen zonder dat je team steeds overtypt

Systemen koppelen betekent dat gegevens vanzelf van het ene pakket naar het andere gaan via een API. Bij jou werkt het team in vier of vijf pakketten en typt het dezelfde klant, order of offerte steeds opnieuw over. Een koppeling lost het overtypen van velden op. Het werk waar iemand eerst moet lezen wat er binnenkomt blijft dan nog liggen.

Gratis demo Naar de stappen

Zo loopt een klus door je hele bedrijf

De operationeel manager en een collega van de administratie nemen aan een groot bureau samen een overzicht door. Achter hen werken collega’s in een lichte kantoortuin met planten.

Zo koppel je je systemen in zes stappen

Zet je pakketten op een rij

Schrijf op in welke pakketten je team werkt: de mailbox, het CRM, het pakket voor offertes, de planning en de boekhouding. Zet erbij wie in welk pakket werkt. Dit is de kaart van je bedrijf.

Zoek waar iemand overtypt of werk doorgeeft

Kijk een week lang waar gegevens met de hand van het ene pakket naar het andere gaan. Denk aan een aanvraag uit de mail die in het CRM moet of een opdracht die in de planning moet. Zet bij elk punt hoe vaak het gebeurt.

Splits het overzetten van gegevens en het lezen

Deel je lijst in twee soorten werk. Bij de eerste soort staan de gegevens al in een veld en moeten ze alleen worden overgezet. Bij de tweede soort moet iemand eerst lezen wat er gevraagd wordt, zoals een mail of een gesprek.

Kies per soort werk wie het doet

Voor overzetten is een koppeling genoeg: een app uit de marktplaats van je pakket, een koppelplatform of een koppeling op maat. Voor lezen en klaarzetten kies je AI-medewerkers die via de API in je systemen werken.

Spreek af wie in het begin meekijkt

Wijs per pakket een collega aan die in het begin nakijkt wat er binnenkomt. Zo zie je snel of de gegevens op de goede plek landen. Daarna bepaal je samen wat vanzelf mag.

Kijk na een tijdje waar het werk nog blijft hangen

Loop je lijst opnieuw door. Kijk welke punten zijn verdwenen en welke nog met de hand gaan. Zo zie je welke koppeling of welke taak er nog ontbreekt.

De keuzes naast elkaar.Wat je krijgt en wat het kost.

Zapier of Make

Een abonnement per maand. Het bedrag verschilt per platform en hangt af van hoeveel er gebeurt.

Voor

Er zijn verbindingen met heel veel pakketten.
Je stelt het zelf in zonder te programmeren.

Tegen

Iemand in je bedrijf moet de koppelingen bouwen en bijhouden.
Het zet gegevens over met vaste regels maar leest geen mail of gesprek.

Een koppeling op maat

Eenmalig bouwen plus onderhoud. Het bedrag verschilt per bouwer.

Voor

De koppeling doet precies wat jij wilt.
Het kan ook voor een eigen pakket.

Tegen

Je hebt iemand nodig die de koppeling bijhoudt als een pakket verandert.
Ook een koppeling op maat leest niet wat er binnenkomt.

AI-medewerkers van Prevailo

Een vast bedrag per maand.

Voor

Wij koppelen ze via de API aan je systemen.
Ze lezen wat binnenkomt en zetten het werk klaar in het juiste pakket.
Ze geven het werk aan elkaar door van aanvraag tot factuur.

Tegen

Werkt binnen de regels die je samen afspreekt. Beslissingen en prijzen houdt je team zelf in handen.
In het begin leest een collega mee voordat iets naar een klant gaat. Daarna bepaal jij wat vanzelf mag.

Zo loopt één klus door al je systemen

Een aanvraag komt binnen in de mail en loopt via het CRM en de planning door tot de factuur in de boekhouding. De AI-medewerkers geven het werk aan elkaar door en je team beslist bij elke stap.

01De klant beltNoor · Front office
Noor luistert mee en werkt het gesprek uit. Ze zet het verslag bij de klant in het CRM en de aanvraag klaar voor Johan.
Je teamEen collega neemt de telefoon op.
02De aanvraag staat klaarJohan · Sales
Johan maakt de deal aan in het CRM en zet de offerte klaar als concept in het pakket waarin je offertes maakt.
Je teamDe verkoper bepaalt de prijs en verstuurt de offerte.
03De klant zegt jaDaan · Planning
Daan zet de opdracht in de planning en zet het bericht aan de klant klaar.
Je teamDe planner beslist wie het werk doet.
04Tijdens de opdrachtLieke · Klantenservice
Lieke beantwoordt de vragen van de klant en geeft door wat een collega moet oppakken.
Je teamDe collega die het werk doet meldt wat er gedaan is.
05Het werk is afBram · Administratie
Bram zet de factuur klaar in de boekhouding en houdt bij of hij betaald wordt.
Je teamDe administratie controleert de factuur.

Alles staat in één app. Je ziet per klus wie wat heeft klaargezet en wat nog openstaat.

Zo pakt Prevailo dit aan.AI-medewerkers die samenwerken in je eigen systemen.

Het werk begint bij een mail, een telefoontje of een aanvraag op je site. Noor werkt het gesprek uit en Johan zet de deal en de offerte klaar in je CRM. Daan zet de opdracht in de planning en Bram zet de factuur klaar in je boekhouding. Ze werken via de API in je eigen systemen en geven het werk aan elkaar door. In Prevailo OS zie je per klus waar het werk staat. Je team kijkt na en beslist.

Gratis demo Doe de AI-scan

Alle prijzen en pakketten Alle AI-medewerkers

Voor wie dit werkt.En wie beter iets anders kiest.

Dit past bij je

Dit werkt voor een bedrijf met een binnendienst en meerdere pakketten.
Elke week blijft er werk hangen tussen de mail, het CRM, de planning en de boekhouding.
Je pakketten hebben een open API, zoals HubSpot, Pipedrive, Teamleader, Gripp of Odoo.

Kies dan iets anders

Wil je alleen twee pakketten gegevens laten uitwisselen? Dan is een koppeling genoeg.
Een bedrijf dat in één pakket werkt heeft weinig te koppelen.

Wat een API is en waarom koppelen daarmee makkelijker wordt

Een API is een openbare ingang van een pakket. Een ander programma kan daarlangs gegevens lezen en schrijven. Heeft een pakket een open API? Dan kan elk ander programma met de juiste toegang er klanten, orders, offertes of facturen in zetten. Zonder API moet iemand de gegevens met de hand overtypen.

Bijna elk modern CRM en boekhoudpakket heeft een API. Het verschil zit in hoeveel je ermee kunt. Sommige pakketten laten alleen lezen toe. De pakketten waar de AI-medewerkers het best in werken laten lezen en schrijven toe.

Het verschil tussen een koppeling en een AI-medewerker

Een koppeling zet een veld uit het ene pakket over naar een veld in het andere. Een nieuwe klant in je CRM wordt dan ook een klant in je boekhouding. Dat werkt goed voor gegevens die al in een veld staan.

Veel werk staat niet in een veld. Een aanvraag in een mail, een gesprek aan de telefoon of een order in een pdf moet eerst iemand lezen. Een AI-medewerker doet dat lezen en zet het werk daarna via de API klaar in het juiste pakket. De collega die erover gaat kijkt het na en beslist.

Een CRM koppeling via de API van je pakket

Het CRM is meestal de plek waar alles samenkomt: klanten, aanvragen en offertes. Via de CRM API kan een ander programma daar contacten en deals aanmaken en bijwerken. De AI-medewerkers werken via de API in deze pakketten en zetten daar het werk klaar voor je team. In elk ander pakket met een open API werkt het net zo. Wij koppelen ze en houden de koppeling bij als een pakket verandert.

HubSpot: contacten, deals, taken en notities.
Pipedrive: personen, deals en activiteiten.
Teamleader Focus: contacten, deals, offertes, projecten en facturen.
Exact Gripp: relaties, offertes, projecten, uren en facturen.
Odoo: verkooporders, klanten, producten en facturen.

Zapier en Make in een mkb-bedrijf

Zapier en Make zijn koppelplatforms. Je bouwt er zelf stappen in die gegevens tussen pakketten overzetten. Ze kennen heel veel pakketten en je hoeft niet te programmeren. Voor vaste stappen met gegevens die al in een veld staan werkt dat goed.

In een mkb-bedrijf loopt het vaak vast op het bijhouden. Iemand moet de stappen bouwen en weten hoe ze werken. Verandert een pakket iets? Dan staat een stap stil tot iemand hem repareert. Een mail of een gesprek lezen doet een koppelplatform niet. Dat werk blijft dan bij je team.

Een pakket zonder open API

Niet elk pakket heeft een open API. Dat geldt vooral voor oudere pakketten en vakpakketten. Soms kan het dan via de mail of een export die het pakket zelf maakt. Met een API is het het mooist en het betrouwbaarst. In de gids over AI-integratie lees je hoe we een oud pakket zonder API koppelen. Wij kijken samen met je wat er bij jouw pakket kan.

Wat ondernemershierover vragen.

Wat is systemen koppelen?

Systemen koppelen betekent dat gegevens vanzelf van het ene pakket naar het andere gaan. Dat gebeurt meestal via de API van een pakket. Je team hoeft dan niet meer dezelfde gegevens in twee pakketten te typen.

Wat is een CRM API?

Een CRM API is de ingang waarlangs een ander programma gegevens in je CRM leest en schrijft. Via die ingang kun je contacten, bedrijven en deals aanmaken en bijwerken. HubSpot, Pipedrive en Teamleader hebben allemaal een open API.

Welke systemen koppel je het eerst?

Begin bij de plek waar nu het meest wordt overgetypt. Bij veel mkb-bedrijven is dat de stap van de mail naar het CRM of van de opdracht naar de factuur. Daar zit de meeste tijd.

Kun je een pakket zonder API koppelen?

Soms wel. Een pakket zonder open API kan vaak gegevens uitwisselen via de mail of een export. Dat is minder betrouwbaar dan een API en vraagt meer controle.

In welke pakketten werken de AI-medewerkers van Prevailo?

De AI-medewerkers van Prevailo werken in elk pakket met een open API waarin je kunt lezen en schrijven. Voorbeelden zijn HubSpot, Pipedrive, Teamleader, Exact Gripp en Odoo. Bij Duke Electric werken ze in Sollit.

Hoe begint Prevailo met het koppelen van je systemen?

Wij zetten eerst samen je pakketten op een rij en kijken waar werk blijft hangen. Daarna koppelen we de AI-medewerkers via de API aan je systemen. In het begin kijkt een collega mee. In de regio Utrecht en de Vallei komen we langs.

Je AI-medewerkers

Met wie begin jij?

Gratis demo

Verder lezen

KennisWerkvoorbereiding en planning automatiseren: elke ochtend klaar

KoppelingenHubSpot koppeling van aanvraag tot offerte in je CRM

KoppelingenPipedrive integratie die leads leest en deals bijwerkt

KoppelingenTeamleader integratie van eerste aanvraag tot betaalde factuur

KoppelingenGripp API: wat je ermee kunt en wie het werk klaarzet

KoppelingenOdoo koppeling van order in de mail tot factuur in Odoo

AI in je bedrijfAI-integratie is AI laten werken in de software die je al hebt Alle gidsen