Odoo koppeling van order in de mail tot factuur in Odoo

Een Odoo koppeling zorgt dat orders, klanten en facturen vanzelf tussen Odoo en je andere pakketten of je mailbox gaan. Bij jou komen orders binnen als mail of pdf en de binnendienst typt ze elke ochtend over in Odoo. Een app uit Odoo Apps zet gegevens over tussen twee pakketten. Een order in een mail moet eerst iemand lezen.

Gratis demoNaar de stappen
Zo loopt een klus door je hele bedrijf
Bij de orderbalie van een technische groothandel nemen een medewerker van de binnendienst en de magazijnchef samen een pakbon door. Achter de glazen wand staan stellingen met pallets.

Zo bepaal je in zes stappen welke Odoo koppeling je nodig hebt

01

Schrijf op welk werk rond Odoo met de hand gaat

Houd een week bij wat je binnendienst met de hand in Odoo zet. Denk aan orders uit de mail of een pdf, vragen van klanten over de levering en inkoopfacturen die moeten worden ingeboekt. Zet erbij wie het doet en hoeveel tijd het kost.

02

Splits het overzetten van gegevens en het lezen

Deel je lijst in twee soorten werk. Bij de eerste soort moeten gegevens alleen van het ene pakket naar het andere, zoals een betaling uit de bank. Bij de tweede soort moet iemand eerst iets lezen of nakijken, zoals een order in een mail met een artikelnummer dat net anders is.

03

Kijk welke Odoo je gebruikt en welk abonnement

Draai je Odoo Online, Odoo.sh of een eigen server? En heb je het abonnement Standard of Custom? Bij Odoo Online zit de externe API alleen in Custom. Wij kijken dat samen met je na.

04

Kies per soort werk wie het doet

Voor overzetten is een app uit Odoo Apps vaak genoeg. Voor lezen en klaarzetten kies je AI-medewerkers die via de Odoo API in je pakket werken. Een koppeling op maat past als geen app doet wat je nodig hebt.

05

Spreek af wie in het begin meekijkt

Wijs een collega op de binnendienst aan die in het begin elke conceptorder en elke factuur nakijkt. Zo zie je of alles op de goede plek in Odoo landt. Daarna bepaal je samen wat vanzelf mag.

06

Kijk na een tijdje wat er nog blijft liggen

Kijk welke orders nog met de hand worden ingevoerd en welke vragen van klanten lang op antwoord wachten. Vergelijk dat met hoe het eerst ging. Zo zie je welke stap nog aandacht nodig heeft.

De keuzes naast elkaar.Wat je krijgt en wat het kost.

01

Een app uit Odoo Apps

De kosten verschillen per app.

Voor

  • Snel aan te zetten voor bekende pakketten en diensten.
  • Er zijn veel apps om uit te kiezen.

Tegen

  • Een app zet gegevens over maar leest geen mail of pdf.
  • Voor elk pakket heb je een andere app nodig.

02

Een koppeling op maat

Eenmalig bouwen plus onderhoud. Het bedrag verschilt per bouwer.

Voor

  • De koppeling doet precies wat jij wilt.
  • Het kan ook voor een eigen pakket waarvoor geen app bestaat.

Tegen

  • Bij een nieuwe versie van Odoo moet de koppeling vaak worden bijgewerkt.
  • Ook een koppeling op maat leest niet wat er binnenkomt.

03

AI-medewerkers van Prevailo

Een vast bedrag per maand.

Voor

  • Ze werken via de Odoo API in je eigen pakket.
  • Ze lezen orders en vragen uit de mail en zetten de order en de factuur klaar.
  • Wat afwijkt leggen ze voor aan een collega.

Tegen

  • Werkt binnen de regels die je samen afspreekt. Beslissingen en prijzen houdt je team zelf in handen.
  • In het begin leest een collega mee voordat iets naar een klant gaat. Daarna bepaal jij wat vanzelf mag.

Zo loopt één order door Odoo en je hele bedrijf

Een order komt binnen per mail en loopt via de verkooporder in Odoo en de levering door tot de factuur. De AI-medewerkers geven het werk aan elkaar door en je team beslist bij elke stap.

  1. 01Een klant vraagt een prijsJohan · Sales

    Johan leest de vraag in de mail en zet de offerte klaar in Odoo met je eigen artikelen en prijzen.

    Je teamEen collega van verkoop kijkt de prijs na en verstuurt de offerte.

  2. 02De order komt binnenLieke · Klantenservice

    Lieke leest de ordermail en zet de order als concept klaar in Odoo. Een artikelnummer dat niet klopt legt ze voor aan een collega.

    Je teamDe binnendienst kijkt de afwijking na en bevestigt de order.

  3. 03De levering wordt geplandDaan · Planning

    Daan zet de levering in de planning en zet het bericht klaar waarin de klant hoort wanneer de order komt.

    Je teamEen collega in het magazijn beslist wat voorgaat.

  4. 04De klant vraagt waar het blijftLieke · Klantenservice

    Lieke zoekt de status op in Odoo en zet het antwoord klaar.

    Je teamEen collega kijkt het antwoord na als er iets misging.

  5. 05De order is geleverdBram · Administratie

    Bram zet de factuur klaar in Odoo en houdt bij of hij betaald wordt.

    Je teamDe administratie controleert de factuur.

Alles staat in één app. Je ziet per klus wie wat heeft klaargezet en wat nog openstaat.

Zo pakt Prevailo dit aan.AI-medewerkers die samenwerken in je eigen systemen.

Het werk begint bij een order of een vraag in de mail. Lieke zet de order als concept klaar in Odoo en legt voor wat afwijkt. Daan plant de levering en Bram zet de factuur klaar zodra de order geleverd is. In Prevailo OS zie je per order waar het werk staat. Je binnendienst kijkt na en beslist.

Gratis demoDoe de AI-scan

Klanten van Prevailo besteden gemiddeld een kwart minder tijd aan werk dat elke week terugkomt. Gemiddeld bij onze klanten

Alle prijzen en pakkettenAlle AI-medewerkers

Voor wie dit werkt.En wie beter iets anders kiest.

Dit past bij je

  • Dit werkt voor een groothandel, maakbedrijf of dienstverlener met een binnendienst die elke dag in Odoo werkt.
  • Orders en vragen komen binnen per mail of pdf en iemand typt ze over.
  • Naast Odoo gebruik je een mailbox en vaak een portal van een klant of leverancier.

Kies dan iets anders

  • Wil je alleen gegevens tussen Odoo en één ander pakket laten uitwisselen? Dan is een app uit Odoo Apps genoeg.
  • Een bedrijf met een paar orders per week voert ze makkelijk zelf in.

Wat de Odoo API kan en welk abonnement je nodig hebt

Odoo heeft een externe API die werkt via JSON-RPC en XML-RPC. Dat is een ingang waarlangs een ander programma gegevens in Odoo leest en schrijft. Het gaat om verkooporders, klanten, producten, voorraad en facturen. Welke gegevens precies hangt af van de apps die je in Odoo gebruikt.

Bij Odoo Online zit de externe API in het Custom-abonnement en niet in Standard. Dat staat op de prijspagina van Odoo op 8 november 2026. Een programma van buiten dat via de API gegevens leest of schrijft heeft dat abonnement dus nodig. Koppelingen die Odoo zelf aanroept vallen daar niet onder. Denk aan een betaalprovider of een vervoerder. Wij kijken samen met je na wat dat voor jouw Odoo betekent.

Odoo integratie met een app uit Odoo Apps

In Odoo Apps staan duizenden apps die Odoo verbinden met webwinkels, vervoerders, banken en andere pakketten. Je zet ze aan zonder te programmeren. Zo’n app zet gegevens over die al in een veld staan. Een order in een mail of een pdf staat nergens in een veld. Dit werk blijft daarom bij je binnendienst liggen.

  • Een ordermail of pdf lezen en de order in Odoo zetten.
  • Een artikelnummer herkennen dat net anders is geschreven.
  • Een klant antwoorden die vraagt waar zijn order blijft.
  • Een inkoopfactuur uit de mail inboeken.

De Odoo API voor een koppeling op maat

Doet geen app wat je nodig hebt? Dan kun je een koppeling op maat laten bouwen op de Odoo API. Een ontwikkelaar volgt dan precies jouw velden en stappen. Dat past bij een bedrijf met een eigen pakket of een portal van een grote klant. Reken op een bedrag voor het bouwen en op onderhoud daarna.

Odoo brengt elk jaar een nieuwe versie uit. Een koppeling op maat moet dan vaak worden bijgewerkt door iemand die weet hoe hij werkt. Ook zo’n koppeling zet alleen gegevens over. Het lezen van een order in een mail blijft dan werk voor je team.

Een order die per mail binnenkomt

Een klant mailt een order met een pdf erbij. Lieke leest de mail en de pdf en zet de order als concept klaar in Odoo. Een artikelnummer dat net anders is of een prijs die niet klopt legt ze voor aan een collega op de binnendienst. Die kijkt het na en bevestigt de order.

Daan zet de levering in de planning en laat de klant weten wanneer de order komt. Vraagt de klant later waar hij blijft? Dan zoekt Lieke de status op in Odoo en zet ze het antwoord klaar. Na de levering zet Bram de factuur klaar. Wij koppelen de AI-medewerkers via de Odoo API aan je pakket en je mailbox.

Wat ondernemershierover vragen.

Wat is een Odoo koppeling?

Een Odoo koppeling verbindt Odoo met een ander pakket of met je mailbox. Orders, klanten en facturen gaan dan vanzelf heen en weer. Je zet een koppeling aan met een app uit Odoo Apps of laat hem op maat bouwen via de Odoo API.

Heb je voor een Odoo koppeling het Custom-abonnement nodig?

Bij Odoo Online zit de externe API in het Custom-abonnement en niet in Standard. Een programma van buiten dat via de API gegevens leest of schrijft heeft dat abonnement dus nodig. Koppelingen die Odoo zelf aanroept vallen daar niet onder.

Wat is het verschil tussen een Odoo koppeling en een Odoo integratie?

In de praktijk bedoelen mensen met beide woorden hetzelfde. Odoo spreekt zelf meestal van apps en integraties. In beide gevallen gaan gegevens tussen Odoo en een ander pakket.

Wat kan de Odoo API?

De Odoo API werkt via JSON-RPC en XML-RPC. Een programma kan daarmee verkooporders, klanten, producten, voorraad en facturen lezen en schrijven. Welke gegevens precies hangt af van de apps die je in Odoo gebruikt.

Welke AI-medewerkers werken in Odoo?

De AI-medewerkers van Prevailo werken via de Odoo API in je pakket. Lieke zet orders uit de mail klaar, Daan plant de levering en Bram zet de factuur klaar. Je binnendienst kijkt na en beslist.

Hoe begint Prevailo met een koppeling aan Odoo?

Wij kijken eerst samen welke Odoo je gebruikt en welk abonnement je hebt. Daarna koppelen we de AI-medewerkers via de Odoo API aan je pakket en je mailbox. In het begin kijkt een collega mee. In de regio Utrecht en de Vallei komen we langs.

Je AI-medewerkers

Met wie begin jij?

Gratis demo

Verder lezen

KoppelingenSystemen koppelen zonder dat je team steeds overtyptAI in je bedrijfOrderverwerking automatiseren met AI in de logistiek en groothandelAI in je bedrijfAI in de logistiek begint bij de order op kantoorAI in je bedrijfAI in de maakindustrie begint op kantoor rond de orderVoor je binnendienstFactuurverwerking op orde bij tientallen inkoopfacturen per weekAlle gidsen