Vanaf tientallen inkoopfacturen per week heb je een vast proces nodig
Factuurverwerking gaat over alles wat er met een inkoopfactuur gebeurt tussen de mailbox en de betaling. De factuur komt binnen, iemand controleert of de levering klopt, iemand keurt goed, de administratie boekt hem in het boekhoudpakket en op de vervaldatum gaat het geld de deur uit. Bij een paar facturen per maand doe je dat uit je hoofd. Bij tientallen per week lopen er altijd een paar vast.
Het vaste proces legt vast waar de factuur binnenkomt, wie hem controleert en wanneer hij geboekt mag worden. Zonder die afspraken blijft een factuur hangen in de inbox van de collega die toevallig besteld heeft. Die collega leest de factuur als een bevestiging van de bestelling en archiveert hem. De administratie weet van niets tot de eerste herinnering van de leverancier binnenkomt. Dan betaal je soms aanmaningskosten over een factuur die allang goedgekeurd had kunnen zijn.
De andere kant komt ook voor. Een leverancier stuurt de factuur naar de besteller en een kopie naar de administratie. Allebei boeken ze hem in en de factuur wordt twee keer betaald. Het terughalen van dat bedrag kost meer tijd dan het hele proces had gekost.
Inkoopfacturen verwerken begint met de bestelling en de pakbon ernaast
De driewegmatch legt drie documenten naast elkaar. De bestelling zegt wat je hebt afgesproken en tegen welke prijs. De pakbon zegt wat er echt op de zaak of op de klus is afgeleverd. De factuur zegt wat de leverancier daarvoor wil hebben. Een factuur die op alle drie overeenkomt mag door naar de boeking zonder dat iemand ernaar kijkt.
Het werk zit in de uitzonderingen: een hogere prijs dan op de bestelling, meer stuks dan op de pakbon of een factuur zonder ordernummer. Voor elke uitzondering spreek je vooraf af wat ermee gebeurt.
- Een prijsverschil leg je voor aan de collega die de bestelling deed. Die collega weet of de leverancier een prijsverhoging heeft aangekondigd of een fout maakt.
- Een aantal dat hoger is dan op de pakbon zet je stil tot het magazijn of de collega op de klus bevestigt wat er geleverd is.
- Een factuur zonder ordernummer stuur je terug naar de leverancier met het verzoek het nummer erbij te zetten. Zet in je inkoopvoorwaarden dat je zonder ordernummer niet betaalt.
- Een creditnota koppel je aan de oorspronkelijke factuur en verreken je in dezelfde betaalronde.
- Een kleine afwijking door afronding of vrachtkosten laat je door binnen een marge die je vooraf afspreekt.
Je bewaart zeven jaar en krijgt de btw alleen terug met een goede factuur
De bewaarplicht voor je administratie is zeven jaar en dat geldt ook voor inkoopfacturen. Btw op een inkoopfactuur vraag je alleen terug met een factuur die aan de eisen van de Belastingdienst voldoet. Beide feiten zijn nagekeken op 31 oktober 2026.
Een factuur die niet voldoet kost je dus geld. Een factuur zonder btw-nummer van de leverancier of zonder factuurnummer voldoet niet. Vraag dan een nieuwe factuur aan voordat je boekt. Een pakbon of orderbevestiging is geen factuur en geeft geen recht op aftrek. Controleer dat bij het uitlezen. Bij de kwartaalaangifte wil je daar niet meer achteraan hoeven.
Bewaar de factuur zo dat je hem bij een controle terugvindt via de boeking. Een pdf die aan de boeking in je boekhoudpakket hangt vind je terug op leverancier, nummer en datum. De bestelling en de pakbon horen bij diezelfde boeking.
De eigenaar hoeft niet elke factuur van een paar tientjes te zien
In veel bedrijven van vijf tot vijftig man gaat elke inkoopfactuur langs de eigenaar. Dat voelt als controle. In de praktijk tekent de eigenaar op vrijdagmiddag een stapel af zonder één regel te lezen en ligt een factuur van een grote order net zo lang te wachten als een doos schroeven.
Beter is een goedkeuringsregel per soort factuur. Leg die regel vast in het boekhoudpakket of in de werkinstructie van de administratie. Dan hoeft niemand per factuur te bedenken wie aan zet is.
- Een factuur die overeenkomt met de bestelling en de pakbon heeft geen goedkeuring meer nodig. De bestelling was de goedkeuring.
- Een afwijking tot een grens die je zelf kiest keurt de collega goed die de bestelling deed.
- Boven die grens kijkt de leidinggevende of de eigenaar mee.
- Een vaste kostenpost zoals de huur of de telefoonrekening heeft geen bestelling en keurt de administratie goed tegen het contract.
- Degene die goedkeurt is een ander dan degene die betaalt.
De leverancier belt de groothandel over een factuur die niemand heeft gezien
Een groothandel met een binnendienst van een paar man laat iedereen zelf bestellen. De facturen komen daardoor in vier mailboxen binnen. De inkoper heeft er een map voor, de verkoper stuurt ze door op momenten dat het uitkomt, de magazijnchef leest mail op vrijdag en de administratie krijgt alleen wat er doorgestuurd wordt.
Op een dinsdagochtend belt een leverancier. De factuur van een levering van weken geleden staat open en de leverancier houdt de volgende levering vast tot er betaald is. De administratie zoekt de factuur en vindt niets. De verkoper vindt hem uiteindelijk terug in een mail die als bevestiging van de bestelling was gelezen.
De schade zit in meer dan de aanmaningskosten. De klant die op het materiaal wacht belt ook. De verkoper is een ochtend kwijt aan zoeken en bellen. De administratie weet nu ook dat er in de andere mailboxen waarschijnlijk meer ligt. Eén adres voor alle facturen had dit voorkomen. De factuur was dan bij de administratie geweest op de dag dat hij binnenkwam.
