Waarom debiteurenbeheer bij een bedrijf met klanten op rekening vast werk is
Bij een bedrijf met zakelijke klanten op rekening hoort debiteurenbeheer bij het vaste werk van de administratie. Elke factuur die openstaat is geld dat je al hebt uitgegeven aan uren en materiaal. Het werk zelf is overzichtelijk. Je stuurt de factuur op tijd en herinnert op een vaste dag na de vervaldatum. Je belt zodra een herinnering onbeantwoord blijft en je maant aan als ook het gesprek geen betaling oplevert.
Spreek af wie het doet, op welke dag en in welk systeem. Meestal is dat de collega op de administratie op een vaste ochtend in de week in de debiteurenlijst van het boekhoudpakket. De verkoper of projectleider die de klant kent belt bij de tweede herinnering. Je kunt het debiteurenbeheer ook uitbesteden aan een bureau. Dat is een aparte keuze met eigen kosten en voorwaarden.
Wat er op je debiteurenlijst staat en wat je er op de eerste van de maand mee doet
De debiteurenlijst is het werkinstrument van je debiteurenbeheer. Je boekhoudpakket maakt hem zelf uit de openstaande facturen. De lijst wordt pas bruikbaar als je hem op ouderdom leest. Een factuur van vijf dagen over de termijn vraagt een andere actie dan een factuur van 60 dagen. Daarom staan er minstens deze kolommen op.
Op de eerste van de maand loop je de lijst van oud naar nieuw door. Alles boven de 60 dagen bespreek je met de eigenaar. Bij elke factuur tussen de 30 en 60 dagen hoort een belafspraak te staan. Alles daaronder krijgt een herinnering op de vaste dag.
- De klantnaam en de collega die de klant kent
- Het factuurnummer met de vervaldatum
- Het openstaande bedrag en het aantal dagen over de termijn
- De laatste actie met de datum en wat de klant heeft toegezegd
- De volgende stap en wie die doet
Welke betaaltermijn en rente de wet voorschrijft tussen bedrijven
De regels hieronder gelden voor facturen tussen bedrijven en zijn nagekeken op 31 oktober 2026. Voor consumenten gelden andere termijnen en een ander rentepercentage. Zet de betaaltermijn en de rente in je algemene voorwaarden en herhaal ze op de factuur zelf. De collega op de administratie hoeft er bij de aanmaning dan niet meer over te discussiëren. De klant heeft het vooraf kunnen lezen en kan er bij een late betaling niet omheen.
- Spreek je niets af over de betaaltermijn? Dan geldt tussen bedrijven 30 dagen. Samen mag je hooguit 60 dagen afspreken.
- Een groot bedrijf mag een leverancier uit het mkb sinds 1 juli 2022 hooguit 30 dagen laten wachten.
- De wettelijke handelsrente is 10,4% sinds 1 juli 2026 en loopt vanaf de dag na de vervaldatum.
- De incassokosten staan in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Het minimum is € 40 en over de eerste € 2.500 van de vordering reken je 15%.
Incasso uitbesteden doe je pas als de aanmaning en het telefoontje niets hebben opgeleverd
Een incassobureau schrijft de klant aan namens jou en belt hem na. Het bureau rekent de wettelijke incassokosten bij de klant en houdt daar zijn vergoeding uit. Een vordering die ook dan niet wordt betaald kan naar de rechter en dat kost griffierecht en maanden wachten. Je geeft dus alleen uit handen wat je zelf niet meer binnen krijgt.
Of een vordering de deur uit gaat beslist altijd een mens. Een klant die je volgend jaar weer wilt hebben bel je liever zelf nog een keer. Een AI-medewerker als Bram zet de vordering alleen klaar met het dossier erbij. Daarin zitten de factuur, de herinneringen en de reacties van de klant. Bram stuurt niets naar een bureau en betaalt nooit iets.
De laatste dag van de maand en de grootste klant loopt drie herinneringen achter
Op de administratie staat de debiteurenlijst voor de laatste werkdag van de maand in de agenda. Die ochtend blijkt dat de grootste klant drie herinneringen heeft gekregen en op geen enkele heeft gereageerd. Niemand heeft gebeld. De verkoper dacht dat de administratie dat deed en de administratie wachtte op de verkoper.
Wat dat kost zie je pas later. Het bedrag staat al bijna drie maanden open en jij hebt in die tijd wel je leveranciers en je mensen betaald. De klant blijkt de factuur te hebben betwist omdat er een regel meerwerk op stond die hij niet herkende. Die vraag zat al weken in een mailbox. Eén telefoontje na de eerste herinnering had de factuur opgesplitst en het grootste deel betaald gekregen. Nu begin je de nieuwe maand met een gat op de bank en een klant die zich niet gehoord voelt.
