Voorbeeld van een betalingsherinnering die je zo kunt sturen.

Je stuurt de herinnering een paar dagen na de vervaldatum. Op de dag zelf is te vroeg, want een overboeking kan een werkdag onderweg zijn en een klant die op de laatste dag betaalt is geen wanbetaler. Na drie tot vijf werkdagen weet je zeker dat het geld er niet is. Dan mail je de herinnering. Dat is normaal in het zakelijk verkeer en de klant heeft hem dezelfde dag in zijn inbox.

Wacht niet langer dan een week. Hoe ouder een factuur, hoe kleiner de kans dat hij nog gewoon betaald wordt. Een klant die na twee maanden een eerste herinnering krijgt, leest daaruit dat het bij jou niet zo nauw luistert. Een herinnering die op tijd komt is gewoon een service.

Bij een zakelijke klant hoef je wettelijk gezien niet eens te herinneren. Bij een handelstransactie treedt het verzuim vanzelf in op de dag na de vervaldatum en vanaf die dag mag je de wettelijke handelsrente rekenen. Op 14 oktober 2026 staat die rente op 10,4% per jaar. Dat tarief geldt sinds 1 juli 2026. Over € 1.815 is dat ongeveer € 0,52 per dag, dus na twee weken zo’n € 7. Het mag, maar in een eerste herinnering doen de meeste ondernemers het niet. De relatie is meer waard dan die paar euro.

Bij een consument ligt het anders. De wettelijke rente voor consumenten is 4% per jaar sinds 1 januari 2026, maar die loopt pas als de klant in verzuim is. Dat is de dag na de vervaldatum als je de betaaltermijn met de klant hebt afgesproken, bijvoorbeeld in de getekende offerte. Anders moet je eerst een aanmaning sturen met een redelijke termijn. Incassokosten mag je bij een consument pas rekenen nadat je de veertiendagenbrief hebt gestuurd en die termijn is verstreken. Die brief komt later in de reeks. In deze eerste herinnering reken je dus bij geen enkele klant iets extra.

Dit is uitleg en geen juridisch advies. Gaat het om een groot bedrag of een klant die vaker te laat is, leg het dan voor aan een jurist of een incassobureau.

Installatiebedrijf Van Dam stuurt op 2 september 2026 factuur 2026-0041 aan Bouwbedrijf Jansen voor het aanleggen van een meterkast. Het bedrag is € 1.815 inclusief btw en de betaaltermijn is 30 dagen, dus de vervaldatum is 2 oktober 2026. Op 7 oktober staat de factuur nog open. Van Dam mailt die ochtend de herinnering uit het voorbeeld naar de administratie van Jansen. In de mail staan het factuurnummer, het bedrag en de nieuwe datum van 21 oktober 2026. De toon is gewoon vriendelijk. Een dag later belt de boekhouder van Jansen dat de factuur bij een projectleider op de stapel lag. Op 9 oktober staat het geld op de rekening. Er is geen rente gerekend en de volgende klus is gewoon doorgegaan.

Zo loopt het meestal. Een te late betaling is vaak een factuur die bij de verkeerde persoon ligt of een betaalrun die net is gemist. Een korte herinnering met de juiste gegevens lost dat op. Daarom hoort de herinnering in je vaste routine. Wacht er niet mee tot je zelf krap komt te zitten.

De toon verandert zodra de nieuwe termijn verstrijkt zonder betaling en zonder bericht. Je stuurt een tweede herinnering of je belt even. Bellen werkt vaak sneller dan een tweede brief, want dan hoor je meteen of er iets mis is met de factuur. Daarna volgt de aanmaning met een laatste termijn en de gevolgen als er niet betaald wordt. Houd van elke stap de datum bij. Die datums zijn de bewijslijn als het ooit tot een incassobureau of de rechter komt.

• Stuur drie tot vijf werkdagen na de vervaldatum deze eerste herinnering met een nieuwe termijn van zeven of veertien dagen.
• Bel de klant zodra ook die termijn is verstreken en noteer wat er is afgesproken.
• Stuur daarna een tweede herinnering. Daarvoor kun je het voorbeeld van een herinnering factuur gebruiken.
• Stuur een aanmaning met een laatste termijn. Bij een consument is dit de veertiendagenbrief die nodig is voordat je incassokosten mag rekenen. Gebruik daarvoor het voorbeeld van een aanmaning.
• Draag de vordering over aan een incassobureau of start zelf een procedure als ook dan niets gebeurt.