Voorbeeld van een tweede herinnering voor een onbetaalde factuur

Een tweede herinnering is de brief die je stuurt als de eerste betalingsherinnering voor een factuur niets opleverde. Die is twee weken oud en er is niets gebeurd. Hier download je een voorbeeld in Word en PDF dat je meteen kunt invullen. De toon past bij deze stap.

Download in Word Download als PDF

Word en PDF, gratis en zonder e-mailadres.

Nooit meer zelf maken? AI-medewerker Bram doet het voor je.

Aan de balie van een garage belt een medewerker met haar telefoon en bladert door een map met facturen. Achter het glas staat een auto op de brug.

Onderdeel voor onderdeel.Dit hoort in een tweede herinnering.

De gegevens bovenaan de brief

Bovenaan staan het factuurnummer, de factuurdatum, de vervaldatum, de datum van de eerste herinnering en het openstaande bedrag. Zo kan de administratie van je klant de factuur in een paar seconden terugvinden in het eigen pakket. In het voorbeeld is dat factuur 2026-0041 van 2 september 2026 met een vervaldatum van 2 oktober 2026.

De verwijzing naar de eerste herinnering

In de eerste alinea noem je de datum waarop je de eerste herinnering stuurde. Daarmee laat de brief zien dat dit de tweede stap is en dat je klant al een kans heeft gehad. Die reeks van data is je bewijs dat je de klant de tijd hebt gegeven als het later tot incasso komt.

De tabel met de openstaande factuur

De tabel toont per factuur het nummer, de factuurdatum, de vervaldatum en het bedrag. Staan er meer facturen open bij dezelfde klant? Zet ze allemaal in één brief onder elkaar met een totaal eronder. Eén brief met drie regels werkt beter dan drie losse brieven die allemaal apart beantwoord moeten worden.

Het openstaande bedrag

Je noemt het bedrag inclusief btw. Het bedrag staat er net zo als op de factuur. In de tweede herinnering reken je nog geen rente of kosten. Je kondigt ze alleen aan. Een afwijkend bedrag geeft je klant een reden om de brief terzijde te leggen en eerst om uitleg te vragen.

De termijn van zeven dagen

Je geeft een datum waarop het geld op je rekening moet staan. In het voorbeeld staat de brief op 15 oktober 2026 en moet het geld op 22 oktober 2026 binnen zijn. Een datum is duidelijker dan de woorden ‘binnen zeven dagen’. Dan hoeft niemand te raden of je vanaf de verzenddatum of vanaf de ontvangst telt.

De aankondiging van wat er gebeurt bij uitblijven

Hier schrijf je wat de volgende stap is als het geld niet komt. Bij een zakelijke klant is dat een aanmaning met de wettelijke handelsrente van 10,4% per jaar en de incassokosten. Bij een consument kondig je een aanmaning aan met een termijn van veertien dagen. Beloof alleen wat je ook echt gaat doen.

De uitnodiging om te reageren

Je sluit af met een zin die het makkelijk maakt om contact op te nemen als er iets niet klopt. Veel facturen blijven liggen omdat er een inkoopnummer ontbreekt of omdat de factuur bij de verkeerde persoon ligt. Een telefoonnummer en een e-mailadres in deze alinea halen de drempel weg.

De betaalgegevens in de voet

Onderaan staan nog een keer het IBAN, het bedrag en het factuurnummer als betalingskenmerk. Je klant hoeft dan niet terug te zoeken in de oorspronkelijke factuur. Zonder factuurnummer bij de betaling kost het jou straks weer tijd om het bedrag aan de juiste factuur te koppelen.

Bram

Administratie · AI-medewerker

Wat Bram met een tweede herinnering doet.Laat Bram dit voortaan voor je maken.

Bram ziet in je boekhoudpakket dat factuur 2026-0041 na de eerste herinnering van 6 oktober 2026 nog steeds openstaat. Na negen dagen zet hij de tweede herinnering klaar in Prevailo OS. De gegevens, het bedrag en de termijn haalt hij uit het pakket en de tekst volgt dit voorbeeld. Jij kijkt de brief na, past een zin aan als je de klant goed kent en verstuurt hem. Bram legt daarna de verzenddatum vast in het boekhoudpakket en zet de aanmaning op de agenda voor het geval er op 22 oktober 2026 nog niets binnen is.

Gratis demo Doe de AI-scan

Klanten van Prevailo besteden gemiddeld 25% minder tijd aan werk dat elke week terugkomt. Zo werkt het

Alles over Bram Lees ook: Facturen en betalingsherinneringen automatiseren

Zeven tot veertien dagen na de eerste herinnering

De tweede herinnering stuur je zeven tot veertien dagen na de eerste. Je hebt dan genoeg tijd gegeven voor een vergeten overboeking en je laat de zaak niet wegzakken. De brief hoort in een vaste reeks van drie stappen die elk een eigen toon hebben. Het voorbeeld van een betalingsherinnering en het voorbeeld van een aanmaning vormen samen met deze pagina die reeks.

De eerste herinnering stuur je drie tot vijf dagen na de vervaldatum. De toon is vriendelijk omdat de meeste klanten de factuur gewoon vergeten zijn.
De tweede herinnering volgt zeven tot veertien dagen later. De toon is zakelijk en je noemt het bedrag, een termijn van zeven dagen en het vervolg.
De aanmaning stuur je als die termijn verstreken is. Je noemt de rente en de incassokosten en een consument krijgt nog veertien dagen.

Wat zegt de wet over rente en incassokosten?

Op 14 oktober 2026 is de wettelijke handelsrente 10,4% per jaar. Dat tarief geldt sinds 1 juli 2026 en is van toepassing op facturen tussen bedrijven. Je hoeft er bij een zakelijke klant geen herinnering voor te sturen. De rente loopt vanzelf vanaf de dag na de vervaldatum. In de tweede herinnering kondig je hem aan en in de aanmaning reken je hem uit. Dit is uitleg over de regels en geen juridisch advies.

Voor incassokosten geldt een wettelijke staffel. Over de eerste € 2.500 van de vordering mag je 15% rekenen met een minimum van € 40. Bij het voorbeeldbedrag van € 1.815,00 komt dat op € 272,25. Een consument moet die kosten eerst zien in een aanmaning met een termijn van veertien dagen na ontvangst. Bij een zakelijke klant zijn ze verschuldigd zodra de klant in verzuim is. Kondig ze ook dan eerst aan.

Hoe hard mag de toon zijn?

De tweede herinnering is zakelijk en feitelijk. Je noemt de data, het bedrag en de volgende stap en je laat de verwijten weg. Een klant die de factuur per ongeluk liet liggen voelt zich bij een boze brief aangevallen en gaat in de verdediging. Een klant die bewust niet betaalt, leest zo’n brief toch wel. Het verschil met de eerste herinnering zit in de aankondiging van het vervolg en in de kortere termijn.

Vijf minuten bellen scheelde Verhoef een aanmaning

Installatiebedrijf Verhoef stuurt op 2 september 2026 een factuur van € 1.815,00 aan Bouwgroep Smit voor het aansluiten van een meterkast. De betaaltermijn is 30 dagen. Op 6 oktober 2026 gaat de eerste herinnering de deur uit. Er komt geen reactie en op 15 oktober 2026 volgt de tweede herinnering met een termijn tot 22 oktober 2026.

Dezelfde middag belt Verhoef even met de administratie van Smit. Daar blijkt dat de factuur zonder inkoopnummer is binnengekomen en daarom in een bakje ligt te wachten. Verhoef stuurt de factuur opnieuw met het inkoopnummer erop en het geld staat op 20 oktober 2026 op de rekening. Dat telefoontje kostte vijf minuten en voorkwam een aanmaning die de relatie had kunnen schaden.

Na zeven dagen stilte volgt de aanmaning

Dan stuur je de aanmaning. Bij een zakelijke klant reken je daarin de handelsrente uit tot de dag van de brief en zet je de incassokosten erbij. Bij een consument noem je het exacte bedrag aan incassokosten en geef je veertien dagen na ontvangst van de brief. Betaalt de klant daarna nog steeds niet? Dan kun je de vordering overdragen aan een incassobureau of zelf naar de kantonrechter stappen. Lever in de tussentijd geen nieuw werk op rekening aan deze klant. Elke nieuwe factuur vergroot alleen het bedrag dat je straks moet terughalen.

Waar het misgaat.De fouten die iedereen maakt.

Je stuurt de tweede herinnering met dezelfde tekst als de eerste

Een klant die de eerste brief negeerde, negeert een kopie net zo makkelijk. De tweede herinnering heeft een andere toon, verwijst naar de eerste en kondigt het vervolg aan. Daardoor ziet je klant dat het nu ernst wordt.

Je noemt een termijn zonder een datum

Binnen zeven dagen is voor jou gerekend vanaf de verzending en voor je klant vanaf het moment dat hij de brief leest. Dat verschil is al snel een week. Schrijf daarom de datum waarop het geld op je rekening moet staan. In het voorbeeld is dat 22 oktober 2026.

Je kondigt handelsrente aan bij een consument

De handelsrente van 10,4% geldt alleen tussen bedrijven. Bij een consument geldt de gewone wettelijke rente en moet je eerst een aanmaning met veertien dagen sturen voordat je incassokosten mag rekenen. Een verkeerde aankondiging maakt je brief aanvechtbaar en kost je geloofwaardigheid.

Je vergeet te zeggen dat er al een eerste herinnering was

Zonder die verwijzing leest de brief als een eerste herinnering en behandelt je klant hem ook zo. Noem de datum van de eerste herinnering in de eerste alinea en zet hem in de gegevens bovenaan. Later is dat ook je bewijs dat je de klant genoeg kansen hebt gegeven.

Je laat het bij de brief en belt de klant niet

Bij zakelijke klanten ligt de oorzaak vaak bij de factuur zelf. Het inkoopnummer ontbreekt, het adres klopt niet of er is discussie over het werk. Een telefoontje van vijf minuten haalt dat boven water en lost het vaak dezelfde dag op.

Je laat weken zitten tussen de stappen

Hoe ouder een factuur, hoe kleiner de kans dat hij betaald wordt. Een klant die ziet dat je na een eerste herinnering een maand stil bent, schuift jouw factuur naar achteren. Hou het ritme vast en zet de datum van de volgende stap meteen in je agenda.

Veelgestelde vragenover een tweede herinnering.

Is een tweede herinnering verplicht voordat je een aanmaning stuurt?

Nee, de wet verplicht geen tweede herinnering. Bij een zakelijke klant mag je na de vervaldatum direct rente rekenen en aanmanen. Bij een consument is wel één aanmaning met een termijn van veertien dagen verplicht voordat je incassokosten mag rekenen. De reeks van drie stappen werkt het best omdat je zo tempo maakt en de klantrelatie heel houdt.

Mag ik in de tweede herinnering al rente rekenen?

Bij een zakelijke klant mag dat. De wettelijke handelsrente loopt vanzelf vanaf de dag na de vervaldatum. In het voorbeeld hierboven kondig je de rente in de tweede herinnering aan en reken je hem pas uit in de aanmaning. Zo houd je de brief overzichtelijk en geef je de klant nog een kans om zonder extra kosten te betalen.

Mag ik een tweede herinnering per e-mail sturen?

Ja, een tweede herinnering per e-mail is rechtsgeldig. Zorg dat je kunt aantonen dat je hem verstuurd hebt en op welke datum. het voorbeeld hierboven download je als PDF die je als bijlage meestuurt. Pas de aanmaning stuur je daarnaast ook per aangetekende post.

Hoe zet je in het voorbeeld van een herinnering meer dan één factuur in de brief?

Je zet alle openstaande facturen in één brief in een tabel met per factuur het nummer, de factuurdatum, de vervaldatum en het bedrag. Onder de tabel staat het totaal en dat totaal noem je ook in de tekst. het voorbeeld hierboven heeft die tabel al. Je voegt alleen regels toe.

Verstuurt Bram de tweede herinnering zelf?

Nee, Bram zet de tweede herinnering klaar als concept in Prevailo OS en jij verstuurt hem. Er gaat niets naar een klant voordat een mens het heeft nagekeken. Bram kost € 100 per maand bovenop de € 299 voor het platform. Beide bedragen zijn exclusief btw en maandelijks opzegbaar.

Wat doet Bram als de klant zegt dat de factuur niet klopt?

Bram zet de reactie van de klant in Prevailo OS bij de factuur en stopt de reeks herinneringen tot jij hebt gereageerd. Jij beslist of de factuur klopt. Bij een correctie zet Bram een creditfactuur en een nieuwe factuur als concept klaar in je boekhoudpakket. Die beslissing blijft bij jou.

Wat Bram voor je doet

Dit is het eerste wat Bram voor je oppakt.

01Maakt de factuur zodra het werk af is
02Bewaakt wat er openstaat
03Sorteert de post en de bonnen

Gratis demo

Meer voorbeelden

VoorbeeldBetalingsherinnering voorbeeld in Word en PDF

VoorbeeldAanmaning voorbeeld in Word en PDF Alle voorbeelden