Aanmaning voorbeeld als laatste brief vóór incasso

Een aanmaning is de laatste brief die je stuurt voordat je een onbetaalde factuur uit handen geeft. Je hebt twee herinneringen gestuurd en het blijft stil. Bij een klant die consument is heet die brief de veertiendagenbrief. Hier download je het voorbeeld in Word en PDF. De termijn, de incassokosten en de rente staan erin zoals de wet ze vraagt.

Download in Word Download als PDF

Word en PDF, gratis en zonder e-mailadres.

Nooit meer zelf maken? AI-medewerker Bram doet het voor je.

Een administratief medewerker van een groothandel vouwt een brief in een envelop aan een hoge tafel bij het raam.

Onderdeel voor onderdeel.Dit hoort in een aanmaning.

Afzender en ontvanger

Bovenaan staan je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-id en IBAN. Daaronder staan de naam en het adres van de klant zoals ze ook op de factuur staan. De klant kan later betwisten dat de brief aan de juiste persoon gericht was als de tenaamstelling niet klopt. Hoe die gegevens op de factuur zelf horen te staan zie je in het voorbeeld van een factuur.

Datum en betreft

De datum is de dag waarop je de brief verstuurt. De wet rekent de termijn van veertien dagen vanaf de dag na ontvangst, dus de datum op de brief is alleen een kenmerk. In de regel Betreft noem je het factuurnummer. Zo weet de klant meteen om welke factuur het gaat en kan niemand zeggen dat de brief over iets anders ging.

De factuurgegevens

De tabel noemt factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, omschrijving en het openstaande bedrag. De klant moet zonder zoeken kunnen zien welke factuur openstaat en hoeveel. Vermeld ook de eerdere herinneringen met datum. De brief zegt dat je op 18 september 2026 en 2 oktober 2026 al een herinnering stuurde. Dat laat later aan een rechter zien dat je de klant ruim de kans gaf.

De termijn van veertien dagen

Een consument moet veertien dagen krijgen om alsnog zonder kosten te betalen. Die termijn gaat in op de dag na ontvangst van de brief. Dat besliste de Hoge Raad op 25 november 2016. De Rechtspraak raadt daarom de formulering aan die in het voorbeeld staat, “binnen veertien dagen vanaf de dag na ontvangst van deze brief”, of anders “binnen vijftien dagen na ontvangst van deze brief”.

Het bedrag aan incassokosten

De brief noemt het precieze bedrag dat de klant verschuldigd wordt als de betaling uitblijft. Dat bedrag volgt uit de wettelijke staffel en is bij een hoofdsom van € 1.850 precies € 277,50. Een brief die alleen zegt dat er kosten bij komen voldoet niet. Je mag dan bij een consument helemaal geen incassokosten rekenen. Je mag de btw over de incassokosten erbij rekenen als je de btw zelf niet kunt verrekenen. Dat moet dan wel in de brief staan.

De wettelijke rente

Naast de incassokosten mag je wettelijke rente rekenen vanaf de dag dat de klant in verzuim is. Voor een consument is dat 4% per jaar. De rente loopt vanaf de dag na de vervaldatum als je de betaaltermijn met de klant hebt afgesproken. Dat kan in de getekende offerte of in je voorwaarden staan. Stond de termijn alleen op de factuur? Dan begint het verzuim pas na de termijn van deze brief. In het voorbeeld was de termijn afgesproken en loopt de rente vanaf 12 september 2026. Zonder percentage en begindatum kan de klant het bedrag niet narekenen.

Wat er gebeurt als betaling uitblijft

De brief zegt wat de volgende stap is als de klant niet betaalt. Schrijf die stap alleen op als je hem ook zet. Een aanmaning die drie keer achter elkaar met incasso dreigt verliest zijn werking. Bied ook een opening voor contact, want een klant die niet kan betalen belt eerder als de brief daar ruimte voor laat.

Handtekening en verzendwijze

Onder de brief staan je naam en bedrijfsnaam. Vermeld ook hoe je de brief verstuurt. De termijn begint pas op de dag na ontvangst, dus jij moet kunnen bewijzen wanneer de brief is aangekomen. Aangetekend of per mail met ontvangstbevestiging geeft dat bewijs en een gewone brief in de bus niet.

Bram

Administratie · AI-medewerker

Wat Bram met een aanmaning doet.Laat Bram dit voortaan voor je maken.

Bram ziet in je boekhoudpakket welke facturen over de vervaldatum zijn en welke herinneringen al zijn verstuurd. Blijft de tweede herinnering onbeantwoord? Dan zet hij in Prevailo OS de aanmaning klaar met de factuurgegevens, de termijnzin, de incassokosten uit de staffel en de rente vanaf de juiste datum. Jij leest de brief na en bepaalt of hij de deur uit gaat. Bram verstuurt niets zonder jouw akkoord. Na verzending legt hij de brief en het verzendbewijs vast bij de factuur en herinnert hij je op de dag na de termijn aan de volgende stap.

Gratis demo Doe de AI-scan

Klanten van Prevailo besteden gemiddeld 25% minder tijd aan werk dat elke week terugkomt. Zo werkt het

Alles over Bram Lees ook: Facturen en betalingsherinneringen automatiseren

Wanneer stuur je een aanmaning?

Een aanmaning stuur je als de factuur over de vervaldatum is en de klant op je herinneringen niet heeft gereageerd. De meeste bedrijven sturen eerst een vriendelijke betalingsherinnering en daarna een tweede herinnering. De aanmaning is de derde en laatste brief. De toon verandert dan ook. Je vraagt niet meer of de factuur misschien over het hoofd is gezien. Je stelt een termijn en noemt de kosten.

Voor de stappen daarvoor kun je het voorbeeld van een betalingsherinnering gebruiken. De wet verplicht die herinneringen niet. Een rechter weegt wel mee of je de klant een redelijke kans hebt gegeven. En een klant die twee herinneringen kreeg kan niet zeggen dat de incassokosten uit de lucht kwamen vallen.

Wat zegt de wet over een aanmaning aan een consument?

Dit is uitleg over de regels zoals ze op 14 oktober 2026 gelden en geen juridisch advies. Bij een consument mag je incassokosten alleen rekenen als je eerst een aanmaning stuurt die aan artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek voldoet. De klant krijgt veertien dagen om alsnog zonder kosten te betalen. Die termijn gaat in op de dag na ontvangst van de brief. Dat besliste de Hoge Raad op 25 november 2016. De brief noemt verder het precieze bedrag aan incassokosten dat de klant anders verschuldigd wordt.

De hoogte van die kosten ligt vast in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Bij een factuur van € 1.850 is dat 15% van de hoofdsom. Dat komt uit op € 277,50. Daarnaast mag je wettelijke rente rekenen vanaf de dag dat de klant in verzuim is. Voor consumenten is de wettelijke rente 4% per jaar sinds 1 januari 2026. Voor zakelijke klanten geldt de handelsrente van 10,4% sinds 1 juli 2026.

15% over de eerste € 2.500 van de hoofdsom en minimaal € 40
10% over de volgende € 2.500
5% over de volgende € 5.000
1% over de volgende € 190.000
0,5% over de rest tot een maximum van € 6.775

Van Dam stuurt mevrouw De Groot de veertiendagenbrief

Installatiebedrijf Van Dam uit Ede vervangt op 1 juli 2026 een cv-ketel bij mevrouw De Groot. De factuur van € 1.850 gaat op 3 juli de deur uit met de betaaltermijn van 30 dagen die ook in de getekende offerte stond. Op 2 augustus is er niets betaald. Op 10 augustus stuurt het kantoor een herinnering en op 24 augustus een tweede. Allebei blijven onbeantwoord.

Op 7 september stuurt Van Dam de aanmaning aangetekend en per mail. De brief noemt de hoofdsom van € 1.850, het bedrag van € 277,50 aan incassokosten dat erbij komt en de rente van 4% vanaf 3 augustus. De termijn loopt veertien dagen vanaf de dag na ontvangst. De postbode levert de brief op 8 september af. Mevrouw De Groot heeft dus tot en met 22 september de tijd om zonder kosten te betalen.

Op 15 september belt ze. Ze had de factuur gemist door een verhuizing en betaalt diezelfde dag. Van Dam rekent geen incassokosten. Dat beloofde de brief aan wie binnen de termijn betaalt. De rente over zes weken laat het kantoor ook zitten. Dat kost een paar euro en houdt een klant.

Na de termijn geef je de vordering uit handen

Dan doe je wat de brief aankondigt en geef je de vordering uit handen. Een incassobureau of deurwaarder neemt de zaak over en de incassokosten van € 277,50 uit de brief komen bovenop de hoofdsom. Je kunt naar de kantonrechter als de klant dan nog niet betaalt. Bij een hoofdsom tot € 25.000 is daar geen advocaat verplicht. Bewaar daarom alles bij elkaar: de factuur, de herinneringen, de aanmaning en het bewijs van ontvangst. Daarmee laat je zien dat je de regels hebt gevolgd.

Waar het misgaat.De fouten die iedereen maakt.

Je noemt geen bedrag aan incassokosten

Een zin als “anders komen er incassokosten bij” is bij een consument niet genoeg. De wet eist het precieze bedrag. In het voorbeeld is dat € 277,50. Laat je het weg? Dan kun je de kosten later niet innen en moet je opnieuw beginnen.

Je laat de termijn ingaan op de datum van de brief

De veertien dagen beginnen op de dag na ontvangst. De formulering “binnen veertien dagen na dagtekening” maakt de termijn te kort en dan voldoet de brief niet. Gebruik de formulering uit het voorbeeld of schrijf “binnen vijftien dagen na ontvangst van deze brief”.

Je stuurt de brief alleen met de gewone post

Jij moet bewijzen wanneer de klant de brief heeft ontvangen. Een gewone brief geeft dat bewijs niet. Verstuur de aanmaning aangetekend of per mail met ontvangstbevestiging en bewaar het bewijs bij de factuur.

Je rekent meer kosten dan de staffel toestaat

Administratiekosten, dossierkosten of een eigen percentage bovenop de staffel mag je bij een consument niet rekenen. De staffel is het maximum. Je mag ook geen btw over de incassokosten vragen als je de btw zelf kunt verrekenen.

Je dreigt met incasso en doet daarna niets

Een klant merkt snel dat de brief leeg is als er na de termijn weken niets gebeurt. Zet een datum in je agenda op de dag na de termijn. Geef de vordering dan ook echt uit handen of maak een betalingsregeling.

Veelgestelde vragenover een aanmaning.

Hoeveel incassokosten staan er in het voorbeeld van een aanmaning?

Bij een consument mag je alleen de bedragen uit de wettelijke staffel rekenen. Dat is 15% over de eerste € 2.500 van de hoofdsom en minimaal € 40. Bij een factuur van € 1.850 is dat € 277,50 en het voorbeeld hierboven noemt dat bedrag letterlijk in de brief. Zonder precies bedrag mag je bij een consument helemaal geen incassokosten rekenen.

Mag ik in een aanmaning een termijn van zeven dagen geven?

Nee, bij een consument is veertien dagen vanaf de dag na ontvangst het minimum. Een kortere termijn maakt de brief ongeldig als veertiendagenbrief en dan mag je geen incassokosten rekenen. Bij een zakelijke klant ben je vrijer in de termijn. het voorbeeld hierboven houdt daarom de veertien dagen vanaf de dag na ontvangst aan.

Moet ik een aanmaning aangetekend versturen?

De wet verplicht het niet. Jij moet wel kunnen bewijzen wanneer de klant de brief ontving, want anders weet je niet wanneer de veertien dagen begonnen. Aangetekend of per mail met ontvangstbevestiging is daarom de veilige keuze. het voorbeeld hierboven vermeldt de verzendwijze bovenaan in de brief.

Mag ik wettelijke rente rekenen bij een aanmaning?

Ja, vanaf de dag dat de klant in verzuim is. Een zakelijke klant is dat vanzelf op de dag na de vervaldatum. Een consument pas na een afgesproken betaaltermijn of na de termijn van de aanmaning. Voor een consument is de wettelijke rente 4% per jaar sinds 1 januari 2026 en voor een zakelijke klant geldt de handelsrente van 10,4% sinds 1 juli 2026. Over € 1.850 is dat bij een consument ongeveer € 6 per maand. het voorbeeld hierboven noemt het percentage en de datum waarop de rente begint te lopen.

Geldt de veertiendagenbrief ook voor zakelijke klanten?

Nee, de veertiendagenbrief is alleen verplicht bij een consument. Bij een zakelijke klant zijn de incassokosten verschuldigd zodra de klant in verzuim is en geldt de staffel als standaard tenzij je iets anders hebt afgesproken. Een aanmaning sturen blijft ook dan verstandig als bewijs. het voorbeeld hierboven is geschreven voor een consument en kun je voor een zakelijke klant inkorten.

Verstuurt Bram de aanmaning zelf?

Nee, Bram zet de aanmaning klaar en jij verstuurt hem. Bij Prevailo gaat er niets naar een klant voordat een mens het heeft nagekeken. Bram vult de factuurgegevens, de termijn en de incassokosten uit de staffel in en legt de brief na verzending vast bij de factuur. Hij betaalt of int nooit zelf.

Wat Bram voor je doet

Dit is het eerste wat Bram voor je oppakt.

01Maakt de factuur zodra het werk af is
02Bewaakt wat er openstaat
03Sorteert de post en de bonnen

Gratis demo

Meer voorbeelden

VoorbeeldBetalingsherinnering voorbeeld in Word en PDF

VoorbeeldFactuur voorbeeld downloaden in Word en PDF Alle voorbeelden