Waarom het blijft liggen
Een afgeronde klus is pas geld als de factuur de deur uit is. Toch blijft factureren vaak een paar dagen liggen, omdat het werk zelf voorgaat. Herinneringen worden nog later verstuurd, of helemaal niet, omdat niemand graag achter geld aan zit.
Zo wacht je langer op je geld dan nodig. En de administratie van vorige maand schuift door naar deze maand.
Wat een AI-medewerker overneemt
- Een factuur aanmaken zodra een opdracht in je systeem als afgerond staat, met de juiste regels, btw en referentie.
- De factuur dezelfde dag versturen vanaf je eigen adres.
- Bijhouden wat er is betaald en wat over de datum is.
- Herinneringen sturen in de toon die jij zou gebruiken: vriendelijk bij de eerste, duidelijker bij de tweede.
- Bonnen en inkomende facturen op de goede plek zetten, en de kwartaalaangifte klaarzetten voor je boekhouder.
De grenzen die je vastlegt
Bij geld wil je zekerheid. Daarom leg je vooraf vast wat de medewerker zelf mag en wat altijd langs jou gaat. Een AI-medewerker van Prevailo maakt geen betalingen: overboeken blijft altijd bij een mens. Termijnafspraken mag hij alleen maken tot een bedrag dat jij kiest, en bij een klant die boos reageert stopt hij met herinneren en legt hij het bij jou neer.
Alles wat hij doet staat in een logboek. Je kunt dus altijd terugzien welke factuur wanneer is verstuurd en welke herinnering eruit ging.
In welk pakket het werkt
Een AI-medewerker werkt in het boekhoudpakket dat je al hebt, zoals Exact Online, AFAS, Moneybird, e-Boekhouden of SnelStart. Heeft je pakket een API, dan kan hij erin werken. Je hoeft dus niet over te stappen.