Wat een incassobureau voor je doet en wat het kost
Een debiteurenbeheerbureau neemt het bewaken en herinneren over vanaf de vervaldatum. Een incassobureau komt pas in beeld als de klant na de aanmaning niet betaalt. Het bureau stuurt brieven en belt uit naam van jouw bedrijf of uit eigen naam. Je betaalt een percentage van de vordering of een vast bedrag per dossier. Dat percentage wordt lager naarmate het bedrag hoger is.
De incassokosten die het bureau bij je klant in rekening brengt liggen vast in de wettelijke staffel. Die kosten komen bovenop de vordering en de rente. Het bureau houdt ze vaak zelf als vergoeding voor het werk. De bedragen in de staffel gelden op 18 oktober 2026.
- 15% over de eerste € 2.500 van de vordering
- 10% over de volgende € 2.500
- 5% over de volgende € 5.000
- minimaal € 40 en maximaal € 6.775 per vordering
Wat je kwijt bent zodra een bureau je klant belt
Een brief van een incassobureau leest bij je klant als een breuk. De inkoper of de eigenaar die jou al drie jaar werk geeft krijgt een brief met een dossiernummer en een dreiging. Het bureau kent de klant niet en weet niet dat de factuur bleef liggen omdat de projectleider met vakantie was. De toon is zakelijk en hard en dat is ook de bedoeling.
Daar staat tegenover dat jij zelf ook niet graag belt om geld. Een herinnering die te laat gaat omdat niemand er zin in had kost meer dan de rente. De klant went aan de ruimte en betaalt de volgende factuur weer later. Herinneren op een vaste dag in een gewone toon houdt de relatie heel en de klant scherp.
Bij Bouwbedrijf Van der Meulen bleef € 14.200 drie maanden liggen
Bouwbedrijf Van der Meulen in Ede heeft 22 medewerkers. Op 3 maart 2026 stuurde de administratie een factuur van € 14.200 voor de verbouwing van een kantoorpand aan een vastgoedbeheerder. De betaaltermijn van 30 dagen verliep op 2 april. De administratie doet de facturen op vrijdagmiddag en de herinneringen als er tijd over is. Die tijd was er in april, mei en juni niet.
De eigenaar zag de post pas op 7 juli bij het klaarzetten van de kwartaalaangifte. Hij belde de vastgoedbeheerder zelf. Die bleek de factuur in maart al te hebben geparkeerd vanwege € 1.800 meerwerk dat nooit schriftelijk was bevestigd. Na drie telefoontjes kwam op 14 augustus € 12.400 binnen. Het meerwerk was Van der Meulen kwijt en het geld had ruim vijf maanden stilgestaan. Een herinnering op 3 april had het meerwerk op tafel gelegd toen de klus nog vers was.
Een vordering van een half jaar oud hoort bij een incassobureau
Uitbesteden is de beste keus voor de dossiers waar herinneren niet meer helpt. Dat is een factuur die ouder is dan 90 dagen en waar na twee herinneringen en een telefoontje geen reactie op kwam. Dat is ook een klant die de factuur betwist en daarna niet meer antwoordt. En dat is een klant waarvan je hoort dat er meer schuldeisers aan de deur staan. In die gevallen telt snelheid en heeft een bureau de ervaring en de juridische weg die jij niet hebt.
Bij een consument gaat eerst de veertiendagenbrief uit. Die brief noemt het bedrag en de incassokosten die volgen als er niet binnen veertien dagen na ontvangst is betaald. Zonder die brief mag je de incassokosten niet rekenen. Een bureau weet dat en doet het goed. De vorderingen van deze maand en vorige maand houd je zelf. Daar is een herinnering op de juiste dag meer waard dan een dossiernummer.
