Wat een AI agency doet in een bedrijf met een binnendienst
Een AI agency kijkt naar het werk dat door je bedrijf stroomt en zet daar AI op die het mee kan dragen. In een bedrijf met een binnendienst is dat werk van drie soorten. Er komt werk van buiten binnen via telefoon, mail, WhatsApp en de portalen van klanten en leveranciers. Er gaat werk binnen heen en weer: de planner typt over wat de verkoper heeft afgesproken en de administratie zoekt op wat de collega buiten heeft gedaan. Er is werk dat niemand vraagt en dat toch moet gebeuren. Denk aan een offerte opvolgen of een klant laten weten wanneer je komt.
Het meeste verlies zit in de tweede soort. Niemand plant het in en het gebeurt tussendoor. Een goede AI agency begint daarom met een dag meekijken bij de binnendienst. Daar zie je ook welk document steeds opnieuw wordt opgemaakt voor de klant: het opleverrapport, de maandrapportage voor een vaste klant of de presentatie voor een gesprek. Een AI-medewerker zet zo’n document als concept klaar met de gegevens uit het project.
Waarom het telt dat we in Ede of Amersfoort aan tafel zitten
Werk zie je pas als je ernaast staat. Aan de telefoon vertelt een ondernemer dat de offerte in het CRM wordt gemaakt. Aan tafel blijkt dat de calculator eerst in een spreadsheet rekent, de regels daarna overtypt en de planner het bedrag nog eens uit de mail haalt. Die drie stappen zie je alleen als je erbij zit.
Daarom komen we langs bij bedrijven in Veenendaal, Ede, Wageningen, Rhenen, Barneveld, Amersfoort, Nijkerk, Zeist, Utrecht en Arnhem. We zitten aan tafel met het team en kijken mee als een aanvraag binnenkomt. Na de start komen we terug als er iets scheef zit.
Zeven vragen die je een AI agency stelt voordat je tekent
Stel deze vragen in het eerste gesprek en schrijf de antwoorden op. Wie op de eerste vraag geen duidelijk antwoord heeft bouwt iets dat jij straks zelf moet onderhouden. Let ook op hoe het bureau reageert als je doorvraagt. Een goed bureau legt uit waar het werk na de oplevering terechtkomt en wie het daarna bijhoudt. Een vaag antwoord op die vraag kost je later uren aan onderhoud en een nieuwe zoektocht naar iemand die het overneemt.
- Wie houdt het bij als mijn pakket een update krijgt en wat kost dat?
- Komen jullie langs en kijken jullie mee met het team?
- In welke systemen gaat de AI werken en moet mijn team ergens anders inloggen?
- Wie kijkt na wat er naar een klant gaat en wie bepaalt wanneer dat niet meer hoeft?
- Waar staan mijn gegevens en is er een verwerkersovereenkomst?
- Worden mijn gegevens gebruikt om modellen te trainen?
- Kan de AI zelf betalen of bestellen en hoe is dat afgeschermd?
