Een AI-bureau kies je op wat er na de oplevering gebeurt

Een AI bureau kies je op wat er na de oplevering gebeurt. Het verschil tussen een adviesbureau, een bouwer en een partner die het werk blijft draaien merk je pas als het in je bedrijf moet lopen. Je hebt een binnendienst die elke week dezelfde aanvragen overtypt en je vindt online tientallen partijen die allemaal iets anders onder AI verstaan. De snelste schifting is de vraag wie het bijhoudt als het eenmaal draait.

Gratis demo Naar de vergelijking

Zo loopt een klus door je hele bedrijf

De directeur van een groothandel legt aan haar bureau twee voorstellen naast elkaar. Achter de glazen wand werken collega’s in de kantoortuin.

Zo kies je een AI-bureau in zeven stappen

Schrijf op welk werk je wilt verlichten en in welke systemen het zit

Pak het werk dat elke week terugkomt en door meerdere handen gaat. Noteer per klus waar het begint en waar het eindigt. Een aanvraag begint in de mailbox, wordt een offerte in het CRM en eindigt als factuur in het boekhoudpakket. Zet erbij welke collega het nu doet. Een bureau dat dit lijstje niet vraagt gaat je bedrijf niet leren kennen.

Bepaal of je advies wilt of iets dat draait

Een adviesbureau levert een rapport en een plan. Een bouwer levert iets dat werkt op de dag van oplevering. Een partner levert iets dat werkt en blijft werken. Zeg vooraf wat je in handen wilt hebben als het project klaar is. Dat bepaalt met welke partijen je om tafel gaat.

Vraag elk bureau naar een klant in een vergelijkbaar bedrijf

Vraag naar een klant met een team, een administratie en klanten die bellen en mailen. Een referentie bij een groot concern of een webshop zegt weinig over een groothandel met een binnendienst van een paar mensen. Bel die klant zelf en vraag wat er nu nog draait van wat destijds is opgeleverd.

Vraag wie het bijhoudt na de oplevering

Een prijslijst verandert, een collega vertrekt en het boekhoudpakket krijgt een update. Vraag wie dan de werkinstructie aanpast en wie je belt als een antwoord aan een klant niet klopt. Krijg je te horen dat je dat zelf doet? Dan heb je een bouwer voor je en geen partner.

Vraag waar je gegevens staan en of er een verwerkersovereenkomst is

Klantgegevens, facturen en telefoongesprekken gaan door de systemen van het bureau. Vraag in welk land de servers staan, of je gegevens worden gebruikt om modellen te trainen en of je een verwerkersovereenkomst krijgt. De AVG verplicht die overeenkomst sinds 25 mei 2018 voor elke partij die gegevens voor jou verwerkt. Een bureau dat hier vaag over doet valt af.

Vergelijk een projectprijs met een vast bedrag per maand over een jaar

Een projectprijs lijkt eenmalig. Daarna komen de uren voor aanpassingen, updates en de vragen van je team erbij. Zet naast die projectprijs twaalf maanden van het vaste maandbedrag van een partner die alles bijhoudt en tel bij de projectprijs de uren op die iemand van je eigen team kwijt is aan het beheer. Dan vergelijk je wat het over een jaar echt kost.

Begin met één klus en spreek af hoe je meet of het werkt

Kies de klus die het vaakst blijft liggen. Bij de een is dat het beantwoorden van aanvragen en bij de ander het inboeken van inkoopfacturen uit de mailbox. Spreek vooraf af waaraan je ziet dat het werkt: de offerte gaat dezelfde dag de deur uit of de inkoopfacturen staan aan het eind van de week ingeboekt. Je breidt uit naar de volgende klus zodra de eerste loopt.

De keuzes naast elkaar.Wat je krijgt en wat het kost.

AI-adviesbureau of consultant

Je betaalt een projectprijs of een uurtarief voor het advies.

Voor

Je krijgt overzicht van waar AI in je bedrijf past.
Je krijgt een plan waarmee je naar andere partijen kunt stappen.
Je zit na het rapport nergens aan vast.

Tegen

Het werk verandert pas als iemand het plan uitvoert.
De uitvoering koop je apart in en die kost opnieuw tijd en geld.
Het bureau is weg als de vragen uit de praktijk komen.

Ingehuurde ontwikkelaar of softwareleverancier

Je betaalt een projectprijs voor het maatwerk of een licentie per gebruiker voor het pakket.

Voor

Je hebt snel iets dat werkt.
Voor één afgebakende taak is dit vaak de goedkoopste route.
Een pakket draait vanaf de eerste dag.

Tegen

Na de oplevering houd je het zelf bij en elke wijziging in je prijslijst of je pakket komt op jouw bord.
Een programma doet één ding en geeft het werk niet door aan de volgende stap.
De ontwikkelaar zit vaak al bij een volgende klant als er iets stokt.

AI-medewerkers van Prevailo

Je betaalt een vast bedrag per maand.

Voor

We komen bij je langs en richten de AI-medewerkers in op hoe het werk bij jou loopt.
Wij koppelen ze aan je eigen mailbox, agenda, CRM en boekhoudpakket.
De AI-medewerkers geven het werk aan elkaar door, van de aanvraag tot de factuur.
Wij houden ze bij als je prijzen, je team of je systemen veranderen.

Tegen

Werkt binnen de regels die je samen afspreekt. Beslissingen en betalingen houdt je team zelf in handen.
In het begin leest een collega mee voordat iets naar een klant gaat. Daarna bepaal jij wat vanzelf mag.
We werken alleen in de regio Utrecht en de Vallei. Zo kunnen we altijd langskomen.

Zo loopt één opdracht van de eerste vraag tot de factuur

Een klant belt met een vraag en die vraag loopt via het voorstel en de uitvoering door tot de factuur. De AI-medewerkers zetten elke volgende stap klaar voor de collega die erover gaat en je team beslist.

01De klant beltNoor · Front office
Noor luistert mee, werkt het gesprek uit en zet de aanvraag met het verslag klaar voor Johan.
Je teamEen collega neemt op en voert het gesprek.
02De aanvraag wordt een voorstelJohan · Sales
Johan vraagt per mail uit wat er nog ontbreekt en plant het verkoopgesprek in. Daarna zet hij de offerte als concept klaar met jouw producten en prijzen.
Je teamDe verkoper voert het gesprek en kijkt de offerte na voordat die de deur uitgaat.
03De klant zegt jaDaan · Planning
Daan zet de opdracht in de planning en stuurt de collega die het werk doet ’s ochtends de voorbereiding.
Je teamDe planner beslist wie de opdracht doet en wanneer.
04De klant vraagt hoe het staatLieke · Klantenservice
Lieke beantwoordt de vraag in mail of WhatsApp met de status uit de planning en geeft door wat een collega moet oppakken.
Je teamEen collega belt terug als de klant iets wil veranderen.
05Het werk is afBram · Administratie
Bram maakt de factuur zodra de opdracht is afgemeld en zet een antwoord klaar als de klant op de factuur reageert.
Je teamDe collega op de administratie controleert de factuur en verstuurt hem.
06De betaling blijft uitBram · Administratie
Bram ziet dat de factuur openstaat en zet de herinnering klaar in jouw toon.
Je teamDe administratie beslist of de herinnering gaat of dat iemand eerst belt.

Alles staat in één app. Je ziet per klus wie wat heeft klaargezet en wat nog openstaat.

Zo pakt Prevailo dit aan.AI-medewerkers die samenwerken in je eigen systemen.

Noor werkt elk telefoongesprek uit en zet ze de aanvraag klaar voor Johan. Johan zet de offerte klaar, Daan zet de opdracht in de planning en Bram maakt de factuur zodra het werk is afgemeld. Ze werken samen in Prevailo OS en in die ene app zie je waar elk stuk werk staat en wat blijft liggen. De inrichting doen we samen met je en daarna houden wij de AI-medewerkers bij als je prijzen, je team of je systemen veranderen. Bij Duke Electric werken drie AI-medewerkers zo samen van het telefoongesprek tot de offerte en dat scheelt het team zo’n 38 uur per maand. In een groothandel of een transportbedrijf loopt dezelfde keten en je team beslist wie welke opdracht doet en wat er naar een klant gaat.

Gratis demo Doe de AI-scan

Alle prijzen en pakketten Alle AI-medewerkers

Voor wie dit werkt.En wie beter iets anders kiest.

Dit past bij je

Een mkb-bedrijf met een team waar werk elke week door meerdere handen gaat: de aanvraag komt binnen bij de een, de offerte maakt een ander en de factuur gaat via de administratie.
Een binnendienst van een paar mensen die mailbox, agenda, CRM en boekhoudpakket naast elkaar open hebben staan.
Een bedrijf van vijf tot vijftig medewerkers dat werk ziet blijven liggen zodra het druk wordt.
Een ondernemer die wil dat iemand het bijhoudt nadat het is opgeleverd.

Kies dan iets anders

Wie alleen een plan wil om intern te bespreken heeft genoeg aan een adviesbureau.
Een bedrijf zonder terugkerend werk in mail, telefoon of administratie heeft weinig aan een AI-medewerker.

Vijf soorten AI-bureaus en wat je van elk in handen krijgt

Onder het woord AI-bureau vallen partijen die weinig met elkaar gemeen hebben. De een schrijft een rapport over wat je met AI kunt. De ander bouwt een koppeling tussen twee systemen. Een derde levert collega’s die het werk mee uitvoeren in je mailbox en je boekhoudpakket. Dat verschil merk je pas op de dag dat het project klaar is. Dit krijg je per soort in handen.

Een adviesbureau of consultant brengt in kaart waar AI in je bedrijf past en levert een rapport met een plan. Het uitvoeren laat het bureau aan jou of aan een andere partij.
Een agency die bouwt maakt iets op maat, bijvoorbeeld een koppeling die aanvragen uit de mailbox in je CRM zet. Na de oplevering is het van jou en houd je het zelf bij.
Een ingehuurde ontwikkelaar bouwt hetzelfde voor een lager bedrag en zit daarna vaak alweer bij een volgende klant.
Een softwareleverancier verkoopt een programma dat één ding doet. Je betaalt een licentie per gebruiker en het programma past zich niet aan hoe jouw bedrijf werkt.
Een partner die AI-medewerkers levert richt ze in op jouw werk, koppelt ze aan je systemen en houdt ze daarna bij. De AI-medewerkers geven het werk aan elkaar door.

Een top tien van AI-bureaus in Nederland zegt niets over jouw bedrijf

Wie zoekt op AI bureau Nederland krijgt lijstjes met de beste bureaus van het land. Die lijstjes zijn gemaakt door de bureaus zelf of door sites die betaald worden per klik. Ze zeggen iets over hoe goed een bureau zichzelf verkoopt en weinig over wat er in een groothandel of een transportbedrijf gebeurt als het eenmaal draait.

Kijk liever of het bureau een klant heeft die op jouw bedrijf lijkt. Zo’n klant heeft een binnendienst, een planning en klanten die bellen. Vraag die klant wie ze bellen als er na de oplevering iets verandert. Een bureau dat daar een naam en een telefoonnummer bij heeft is meer waard dan een plek in een top tien.

Wat een AI implementatie partner anders doet dan een bureau dat oplevert

Een bureau dat oplevert heeft een einddatum. Op die dag krijg je een rapport, een koppeling of een inlog en daarna staat de teller van het bureau stil. Alles wat erna komt is van jou: de prijslijst die verandert, de collega die vertrekt en de kennis meeneemt, het boekhoudpakket dat een update krijgt en de klant die een antwoord krijgt dat niet klopt.

Een AI implementatie partner heeft geen einddatum. De partner richt het werk in, draait de proef mee en blijft daarna verantwoordelijk voor hoe het loopt. De partner past de inrichting aan als je prijzen, je team of je systemen veranderen. Jij vertelt hoe het werk gaat, kijkt mee en geeft feedback. Dat verschil merk je pas na de oplevering. Dan is het nieuwe eraf en moet het werk door.

Het rapport in de la en de koppeling die stopt als de bouwer vertrekt

Een bedrijf huurt een adviesbureau in en krijgt na een paar weken een goed rapport met een stappenplan. Iedereen is het ermee eens. Daarna wordt het druk. Niemand op de binnendienst heeft tijd om de stappen uit te voeren en het rapport belandt in een la. Een jaar later gaat dezelfde aanvraag nog steeds via dezelfde mailbox naar dezelfde collega.

De andere versie gaat zo. Een ingehuurde ontwikkelaar bouwt een koppeling die aanvragen uit de mailbox in het CRM zet en het werkt goed. Dan verandert de leverancier van het CRM iets en de koppeling stopt. De ontwikkelaar zit bij een andere klant en niemand in het bedrijf weet hoe het in elkaar zit. De aanvragen stapelen zich weer op in de mailbox en de verkoper typt ze weer over.

In beide gevallen is het geld niet weggegooid aan slecht werk. Het is weggegooid aan werk waar niemand voor verantwoordelijk bleef nadat het klaar was.

Waarom het telt dat je AI-bureau bij je in de buurt zit

De inrichting van een AI-medewerker begint bij hoe het werk bij jou loopt en dat zie je pas aan tafel. Je wilt weten wie er op de binnendienst zit, waar de aanvragen binnenkomen, wat er in het CRM staat en wat alleen in het hoofd van de planner zit. Dat haal je niet uit een intakeformulier.

Daarom werken wij alleen voor bedrijven in de regio Utrecht en de Vallei. We komen langs voor de inrichting, zitten erbij als de eerste offertes klaarstaan en komen terug als er iets verandert. Een bureau aan de andere kant van het land doet dat per videogesprek en dan mis je de collega die zegt dat het in de praktijk anders gaat.

Wat ondernemershierover vragen.

Wat doet een AI bureau voor een mkb-bedrijf?

Een AI-bureau helpt een bedrijf AI in te zetten in het dagelijkse werk, van advies tot het bouwen en bijhouden van wat er draait. Het ene bureau levert een rapport met een plan, het andere bouwt een koppeling of levert AI-medewerkers die het werk mee uitvoeren. Voor een mkb-bedrijf telt vooral wie het bijhoudt nadat het is opgeleverd.

Wat is het beste AI bureau in Nederland voor een mkb-bedrijf?

Het beste AI-bureau in Nederland is voor elk bedrijf een ander bureau. Het hangt af van wat je in handen wilt hebben als het project klaar is. Een bedrijf dat een plan wil kiest een adviesbureau. Een bedrijf met een team waar werk door meerdere handen gaat heeft meer aan een partner die het werk inricht in de eigen systemen en het daarna bijhoudt.

Wat is een AI implementatie partner?

Een AI implementatie partner richt AI in op het werk van een bedrijf en blijft daarna verantwoordelijk voor hoe het draait. Een bureau dat een project oplevert draagt het werk over op de dag van oplevering. Een partner past de inrichting aan als de prijslijst, het team of het pakket verandert en is het aanspreekpunt als een antwoord niet klopt.

Wat kost een AI-bureau?

Een adviesbureau rekent een projectprijs of een uurtarief. Een bouwer rekent een projectprijs voor het maatwerk en een softwareleverancier een licentie per gebruiker. Een partner die AI-medewerkers levert en bijhoudt rekent een vast bedrag per maand. Vergelijk die bedragen over een heel jaar en tel bij een projectprijs de uren op die je eigen team kwijt is aan het beheer.

Wat doen de AI-medewerkers van Prevailo in mijn bedrijf?

De AI-medewerkers van Prevailo werken in je eigen mailbox, agenda, CRM en boekhoudpakket en geven het werk aan elkaar door. Noor werkt telefoongesprekken uit, Johan zet de offerte klaar, Daan plant de opdracht in, Lieke beantwoordt klantvragen en Bram maakt de factuur en bewaakt wat openstaat. Wij koppelen ze aan je bestaande systemen en houden ze daarna bij.

Wat kost Prevailo als AI-partner per maand?

Een AI-medewerker kost € 100 per maand. Daarnaast betaal je € 299 per maand voor het platform. Beide bedragen zijn exclusief btw. Daarvoor richten we de AI-medewerkers samen met je in, koppelen we ze aan je systemen en houden we ze bij.

Je AI-medewerkers

Met wie begin jij?

Gratis demo

Verder lezen

KennisWat kost AI? Een AI-medewerker naast een vacature

In de regioEen AI agency die AI in je bedrijf aan het werk zet

AI in je bedrijfAI-consultancy voor het mkb met advies en uitvoering in één

AI in je bedrijfAI inzetten in je bedrijf van het eerste telefoontje tot de betaling

AI in je bedrijfZo verloopt een AI-implementatie in het mkb

In de regioEen AI bureau en AI agency in Utrecht dat bij je langskomt Alle gidsen

Drie soorten AI-partners naast elkaar

Je vraag	AI-adviesbureau of consultant	Ontwikkelaar of softwareleverancier	AI-medewerkers van Prevailo
Wat krijg je in handen?	Een plan en een rapport.	Een koppeling of programma dat één taak doet.	AI-medewerkers die het werk klaarzetten en aan elkaar doorgeven.
Wie voert het uit?	Een andere partij of je eigen team.	Het programma, voor die ene taak.	De AI-medewerkers, in je eigen systemen.
Wie houdt het bij na de oplevering?	Niemand, tenzij je opnieuw inhuurt.	Jij, of de bouwer tegen een nieuwe prijs.	Wij. Ook als je prijzen of systemen veranderen.
Hoe betaal je?	Een projectprijs of een uurtarief.	Een projectprijs of een licentie per gebruiker.	Een vast bedrag per maand.
Komt er iemand bij je langs?	Vaak voor de intake.	Meestal niet.	Ja, in de regio Utrecht en de Vallei.
Voor wie past het?	Wie eerst een plan wil.	Wie één afgebakende taak wil laten doen.	Een team waar werk elke week door meerdere handen gaat.