Facturen automatiseren voor bouwbedrijven: de termijnfactuur op tijd

Facturen automatiseren betekent dat de termijnfactuur de deur uit gaat op de dag dat de uitvoerder de fase afmeldt. Nu zit er een week tussen wind- en waterdicht en de factuur, omdat niemand bijhoudt welke termijn aan de beurt is en welk meerwerk erbij hoort. Bram maakt de termijnfactuur in je boekhoudpakket, zet het getekende meerwerk erop, past het juiste btw-tarief toe en bewaakt de betaling. Nakijken, versturen en betalen blijft bij jou.

Bram

Administratie · AI-medewerker

Gratis demo Doe de AI-scan

Een uitvoerder fotografeert in een woning in aanbouw een pakbon met zijn telefoon. Hij kijkt even op naar de camera.

Een werkdag bij een bouwbedrijf.Waar het blijft liggen en waar Bram het oppakt.

07:15

De uitvoerder meldt de uitbouw bij Hendriks wind- en waterdicht

Eén tik in de app op de bouwplaats. Bram ziet in de offerte dat de tweede termijn van 40% nu aan de beurt is en maakt de termijnfactuur klaar in Exact: € 18.651,98 inclusief btw, zoals in de getekende offerte.

07:40

Het meerwerk van de afgelopen drie weken staat erop

Twee werkbonnen met meerwerk, allebei getekend door de klant: een extra wandcontactdoos en het verplaatsen van een afvoer. Bram zet ze als aparte regels op de termijnfactuur tegen het uurtarief uit de offerte. Jij ziet precies wat erbij is gekomen.

09:00

De stelpost tegels wordt verrekend met de inkoopfactuur

De klant koos duurdere tegels dan de stelpost van € 630. Bram leest de inkoopfactuur van de tegelhandel, rekent het verschil uit en zet de verrekening klaar voor de eindfactuur. Hij vraagt je om akkoord omdat het meer dan € 250 afwijkt.

10:30

Een factuur van de onderaannemer komt binnen met btw verlegd

De stukadoor factureert met btw verlegd. Bram boekt hem in op de juiste manier en koppelt hem aan het project Hendriks. Bij de termijnfactuur aan de klant staat het stucwerk aan de bestaande wanden op 9%, omdat de woning ouder is dan twee jaar.

13:45

De eerste termijn van een ander project is over de datum

Bij de dakkapel van De Vries is de eerste termijn na veertien dagen nog niet betaald. Bram heeft een vriendelijke herinnering klaargezet. Jij leest hem, belt de klant zelf even en verstuurt de herinnering als bevestiging.

17:00

Elk project laat zien wat er is gefactureerd en wat nog komt

In Prevailo OS zie je per project de drie termijnen, het meerwerk, de stelposten en de inkoop. De eindfactuur van Hendriks staat al voor driekwart klaar. Die hoeft na de oplevering alleen nog de opleverpunten mee te nemen.

Stap voor stap.Zo pakt Bram het aan.

01

Hij maakt de termijnfactuur zodra de uitvoerder de fase afmeldt

Uit de getekende offerte weet Bram welke termijn wanneer komt: bij start, wind- en waterdicht, oplevering. De uitvoerder meldt de fase af en de factuur staat als concept in je boekhoudpakket.

02

Hij zet het getekende meerwerk op de factuur als aparte regels

Alleen meerwerk dat op een werkbon staat met de handtekening van de klant. Tegen het uurtarief en de materiaalprijzen uit de offerte. Ongetekend meerwerk legt hij bij je neer met een vraag.

03

Hij verrekent stelposten en past btw en verlegging toe

Stelposten verrekent hij met de inkoopfactuur. Stukadoren, schilderen en isoleren aan een woning ouder dan twee jaar zet hij op 9%, de rest op 21%. Bij werk als onderaannemer zet hij btw verlegd en het btw-nummer van de opdrachtgever erop.

04

Hij boekt de inkoop in per project

Facturen van de bouwmaterialenhandel, de onderaannemers en de verhuur leest hij uit je mailbox en boekt hij in op het project. Zo zie je per project wat je eraan verdient. Dat zie je ook halverwege de bouw al.

05

Hij bewaakt elke termijn en jij houdt het laatste woord

Op de dag na de vervaldatum staat de herinnering klaar. Jij verstuurt, jij belt, jij beslist over een betalingsregeling. Bram betaalt nooit en int nooit, hij maakt en bewaakt.

Zo werk jemet Bram.

Zo kan het gaan in Prevailo OS, de app waarin je team en je AI-medewerkers samenwerken. Jij op je telefoon, Bram in je systemen.

Bram

Actief · Administratie · Prevailo OS, dinsdag 09:04

Bram

De tweede termijnfactuur voor de uitbouw bij Hendriks staat klaar in Exact: € 18.651,98 inclusief btw, plus twee regels meerwerk van samen € 412 exclusief btw, allebei getekend. Kijk je hem na?

Jij

Is de stelpost tegels al verrekend?

Bram

Nog niet, die hoort bij de eindfactuur. De inkoopfactuur van de tegelhandel is € 1.118 tegen een stelpost van € 630, dus € 488 extra. Dat wijkt meer dan € 250 af, dus ik wacht op je akkoord om het op de eindfactuur te zetten.

Jij

Akkoord. En verstuur de termijnfactuur.

Bram

Verstuurd om 09:06. De betaaltermijn is veertien dagen, ik kijk op 24 oktober of het geld er is.

Werkt in wat je al gebruikt.

Bram werkt in je eigen systemen met jouw accounts. Ook elk ander systeem met een API is mogelijk.

Waarom de termijnfactuur altijd een week te laat gaat

Op een bouwplaats weet de uitvoerder precies wanneer de uitbouw wind- en waterdicht is. Op kantoor hoort iemand dat pas bij het werkoverleg van maandag, zoekt de offerte erbij, telt het meerwerk op en maakt de factuur op woensdag. Bij een termijn van € 18.000 is elke week vertraging een week dat jij het materiaal en de lonen voorschiet.

Bram maakt de termijnfactuur op de dag van de afmelding. Onze klanten besteden gemiddeld een kwart minder tijd aan werk dat elke week terugkomt. Bij een bouwbedrijf zit die tijd in het bij elkaar zoeken van termijn, meerwerk, stelposten en inkoop per project. Dat is precies wat Bram per project bijhoudt.

Meerwerk, stelposten en betalingen blijven jouw beslissingen

Alles wat met geld en met de klant te maken heeft. Jij verstuurt elke factuur, jij belt bij een betaling die uitblijft en jij beslist over een regeling of een korting. Meerwerk dat de klant niet heeft getekend, komt niet op de factuur voordat jij het hebt bekeken. De oplevering en het opleverrapport blijven van de uitvoerder.

Elke factuur nakijken en versturen
Meerwerk dat niet is getekend
Betalingen, regelingen en het uit handen geven van een vordering
De oplevering en de garantie

Offertes met termijnen en bonnen met een handtekening

Een boekhoudpakket met een API, zoals Exact, AFAS, Moneybird of SnelStart. Offertes met termijnen en stelposten die ergens digitaal staan. Werkbonnen voor meerwerk die de klant op een telefoon of tablet tekent. In een halve dag spreken we de regels af: bij welk bedrag Bram altijd eerst vraagt, welke klanten op btw verlegd staan, hoe je termijnen heten. Meestal draait hij binnen een week mee op je lopende projecten.

Bram

Administratie · AI-medewerker

Bram kost € 100 per maand. Minder dan één dag van een collega.

Daar komt € 299 per maand bij voor Prevailo OS, voor je hele team. Exclusief btw en maandelijks opzegbaar. De inrichting op jouw systemen doen we samen, meestal binnen een week.

Gratis demo Bekijk de prijzen

Wat bouwbedrijvenhierover vragen.

Kan een AI-medewerker de facturen voor bouwbedrijven automatiseren met de termijnen uit mijn offerte?

Ja, als de termijnen in de offerte staan. Bram leest de verdeling uit de offerte, bijvoorbeeld 30% bij start, 40% bij wind- en waterdicht en 30% bij oplevering. Hij maakt de factuur zodra de uitvoerder de fase afmeldt. Ontbreken de termijnen in de offerte? Dan spreek je ze bij de inrichting per project af.

Hoe gaat Bram om met meerwerk?

Alleen getekend meerwerk komt op de factuur, als aparte regel tegen het uurtarief uit de offerte. Volgens artikel 7:755 van het Burgerlijk Wetboek mag je meerwerk alleen in rekening brengen als je de klant op tijd hebt gewaarschuwd voor de hogere prijs. Een getekende werkbon is dat bewijs. Zonder die handtekening legt hij het meerwerk bij jou neer.

Weet Bram wanneer het 9%-tarief geldt?

Ja. Stukadoren, schilderen, behangen en het aanbrengen van isolatiemateriaal aan een woning ouder dan twee jaar gaan op 9%, bij isolatie alleen de arbeid. Al het andere bouwwerk op 21%. Bij de inrichting leg je per soort werk vast welk tarief erbij hoort en dat past hij per regel toe.

Werkt dit met btw verlegd voor onderaannemers?

Ja. Bij werk als onderaannemer voor een aannemer zet Bram btw verlegd en het btw-nummer van de opdrachtgever op de factuur. Facturen met btw verlegd van je eigen onderaannemers boekt Bram op de juiste manier in. Welke klanten en leveranciers op verlegd staan spreek je bij de inrichting af.

Wat kost Bram voor een bouwbedrijf?

Bram kost € 100 per maand. Daar komt € 299 per maand bij voor Prevailo OS, voor je hele team, exclusief btw en maandelijks opzegbaar. Daarvoor maakt hij elke termijnfactuur, verrekent hij meerwerk en stelposten, boekt hij de inkoop per project in en bewaakt hij de betalingen. De inrichting doen we samen met je.

Kan ik per project zien wat het oplevert?

Ja. Bram boekt de inkoop, de onderaannemers en de verhuur per project in en zet de termijnfacturen en het meerwerk ertegenover. Halverwege de uitbouw zie je al of de marge klopt. Dat staat in je eigen boekhoudpakket en in Prevailo OS per project bij elkaar.

Zelf aan de slag

Eerst zelf een factuur maken?

Download het voorbeeld

Alles over Bram

Gids: Factuur maken: stappen en verplichte gegevens

Gids: Administratie uitbesteden: wat wel en wat niet

Gids: Meerwerk vastleggen en betaald krijgen

Gids: AI in de bouw: wat werkt er vandaag al

Lees ook: Facturen en betalingsherinneringen automatiseren

Andere taken en branches

Bram · installateursFacturen automatiseren voor installateurs

Johan · installateursOffertes automatiseren voor installateurs Alle taken en branches