Wat AI workflow automatisering is en wanneer je het zelf bouwt

AI workflow automatisering betekent dat een klus die elke week terugkomt vanzelf door je systemen loopt omdat AI leest wat er binnenkomt en bepaalt wat er klaargezet moet worden. Je bouwt dat zelf in een workflowtool als n8n of je laat het inrichten met AI-medewerkers. Je hebt n8n of Make al eens open gehad en twijfelt of iemand in je bedrijf hier avonden in moet steken. De valkuil is een workflow die prima draait tot de eerste mail die anders is dan anders.

Gratis demo Naar de stappen

Zo loopt een klus door je hele bedrijf

Een planner van een transportbedrijf staat met zijn telefoon en de orderlijst bij het raam. Buiten staan drie vrachtwagens aan het laaddok.

Zo zet je AI workflow automatisering op in zes stappen

Kies één klus die elke week terugkomt en schrijf de stappen op

Pak een klus die elke week door meerdere handen gaat. Denk aan een order die binnenkomt per mail en via de planner bij de administratie eindigt. Schrijf elke stap op van binnenkomst tot afronding en zet erbij wie hem nu doet. Een klus die op papier meer dan tien stappen telt is meestal een goede eerste kandidaat.

Markeer welke stappen vaste regels volgen en welke stappen lezen en kiezen vragen

Zet een V bij elke stap die altijd hetzelfde gaat. Een pdf opslaan in de juiste map is zo’n stap. Zet een L bij elke stap waar iemand eerst moet lezen wat de klant bedoelt. Een mail met de vraag of de levering een dag later kan is zo’n stap.

Bepaal per stap in welk systeem het werk staat

Schrijf achter elke stap het systeem waarin die stap gebeurt. Bij de meeste bedrijven zijn dat de mailbox, het boekhoudpakket, het klantsysteem en de planning. Zie je dat één stap in twee systemen tegelijk wordt bijgehouden? Dan is dat de plek waar nu de fouten ontstaan.

Kies of je het zelf bouwt of laat inrichten

Een klus met vrijwel alleen vaste stappen kun je zelf bouwen in n8n of Make. Een klus met veel leesstappen vraagt om AI die de mail leest en bepaalt wat er klaargezet moet worden. Kijk ook wie het in je bedrijf gaat bouwen en bijhouden. Laat het inrichten wanneer niemand in je bedrijf er vaste uren voor heeft.

Spreek af wie nakijkt en wie het bijhoudt bij een update van een pakket

Leg vast wie de uitkomst nakijkt voordat er iets naar een klant gaat. Dat geldt ook voor een workflow die je zelf bouwt. Leg daarnaast vast wie in actie komt wanneer het boekhoudpakket of het klantsysteem een update krijgt. Bij een zelfgebouwde workflow is dat de collega die hem bouwde. Bij AI-medewerkers houden wij dat bij.

Breid uit naar de volgende klus zodra de eerste loopt

Begin met één klus en voeg de volgende toe zodra de eerste zonder bijsturen loopt. Vaak is de volgende klus de stap ervoor of erna. Na de factuur is de herinnering meestal de logische volgende. Zo groeit het van één klus naar het werk van je hele binnendienst.

De keuzes naast elkaar.Wat je krijgt en wat het kost.

Zelf bouwen in n8n

De uren van de collega die het bouwt en bijhoudt plus de hosting.

Voor

Je houdt alles in eigen hand en de data blijft op je eigen server.
Je kunt n8n zelf hosten bij een partij die jij kiest.
Je past een workflow aan op het moment dat jij dat wilt.

Tegen

Iemand in je bedrijf moet het bouwen en bijhouden naast zijn gewone werk.
Een workflow volgt vaste stappen en loopt vast op een mail die anders is dan anders.
Bij een update van een gekoppeld pakket breekt de workflow en zoek je zelf uit waar.

Een bureau in Make of Zapier

Een projectprijs voor de bouw plus een abonnement op Make of Zapier.

Voor

Je hoeft niets zelf te bouwen.
Er zijn veel kant-en-klare koppelingen met bekende pakketten.
Het eerste resultaat staat er snel.

Tegen

Elke wijziging gaat via het bureau.
Het blijft een rij vaste stappen die niet leest wat er in een mail staat.
Je betaalt per project en daarna voor elke aanpassing.

AI-medewerkers van Prevailo

Een vast bedrag per maand voor het platform en per AI-medewerker.

Voor

Ze lezen wat binnenkomt en zetten het werk klaar voor de collega die erover gaat.
Ze geven het werk aan elkaar door van de aanvraag tot de factuur.
Wij koppelen ze aan je bestaande systemen en houden ze bij na elke update.
Je ziet in één app waar elke klus staat en wat blijft liggen.

Tegen

Werkt binnen de regels die je samen afspreekt. Beslissingen houdt je team zelf in handen.
Betalen blijft altijd bij een collega.
In het begin leest een collega mee voordat iets naar een klant gaat. Daarna bepaal jij wat vanzelf mag.

Zo loopt één opdracht door al je systemen

Een klant mailt dat hij akkoord gaat en die opdracht moet langs de verkoop en de planning voordat de factuur betaald is. De AI-medewerkers geven elke stap aan elkaar door en je team beslist wat er gebeurt.

01De klant mailt akkoordJohan · Sales
Johan herkent het akkoord in de mailbox en zet de opdracht in het CRM op gewonnen. De opdrachtbevestiging zet hij als concept klaar voor de verkoper.
Je teamDe verkoper leest na of alles in de bevestiging staat wat met de klant is afgesproken.
02De opdracht gaat in de planningDaan · Planning
Daan zet de opdracht in de planning en stuurt de collega die het werk doet vooraf de werkvoorbereiding met alles wat uit de mail en de bevestiging komt.
Je teamDe planner beslist wie de opdracht doet en in welke week.
03De klant belt over een wijzigingNoor · Front office
Noor luistert mee en werkt het gesprek uit. Ze zet het verslag bij de klant in het klantsysteem en maakt er een taak van voor de planner.
Je teamEen collega neemt op en zegt de klant toe dat de planner erop terugkomt.
04De klant vraagt naar de statusLieke · Klantenservice
Lieke ziet in de planning waar de opdracht staat en zet het antwoord aan de klant klaar. Ze geeft aan de collega die het werk doet door wat de klant nog extra wil.
Je teamDe collega die het werk doet beslist of dat extra werk erbij kan.
05Het werk is afBram · Administratie
Bram maakt de factuur als concept uit wat er geleverd of gedaan is en zet hem klaar voor de collega op de administratie.
Je teamDe collega op de administratie kijkt de factuur na en verstuurt hem.
06De betaaltermijn verstrijktBram · Administratie
Bram bewaakt wat openstaat en zet de herinnering in de toon van je bedrijf klaar zodra de betaaltermijn voorbij is. Hij leest ook wat de klant terugmailt op de factuur en zet het antwoord klaar.
Je teamDe collega op de administratie beslist of de herinnering gaat of dat iemand de klant eerst belt.

Alles staat in één app. Je ziet per klus wie wat heeft klaargezet en wat nog openstaat.

Zo pakt Prevailo dit aan.AI-medewerkers die samenwerken in je eigen systemen.

We zetten AI-medewerkers naast je team die het werk aan elkaar doorgeven in Prevailo OS. Noor werkt het telefoongesprek uit en zet de aanvraag klaar voor Johan. Johan zet de offerte klaar en Daan zet de klus in de planning zodra de klant tekent. Bram maakt de factuur en leest wat de klant erover terugmailt. In die ene app zie je waar elk stuk werk staat en wat blijft liggen. Bij Duke Electric loopt het zo van het eerste telefoontje tot de offerte in Sollit en in een transportbedrijf of groothandel werkt het net zo met een order. Wij richten het samen met je in en houden de AI-medewerkers daarna bij. Jij vertelt hoe het werk gaat en beslist wie welke klus doet.

Gratis demo Doe de AI-scan

Klanten van Prevailo besteden gemiddeld een kwart minder tijd aan werk dat elke week terugkomt. Gemiddeld bij onze klanten

Alle prijzen en pakketten Alle AI-medewerkers

Voor wie dit werkt.En wie beter iets anders kiest.

Dit past bij je

Je hebt een team van vijf tot vijftig mensen met een binnendienst die offertes maakt, plant en factureert.
Een klus gaat bij jou door meerdere systemen en meerdere handen voordat hij af is.
Hetzelfde werk komt elke week terug en blijft liggen zodra het druk wordt.
Niemand in je bedrijf heeft vaste uren om workflows te bouwen en bij te houden.

Kies dan iets anders

Wie graag zelf bouwt en één vaste klus heeft met altijd dezelfde stappen kan prima met een workflowtool.
Een bedrijf zonder terugkerend werk heeft aan een goed ingericht boekhoudpakket genoeg.

Wat een workflow doet met een ordermail en wat AI eraan toevoegt

Een workflow is een rij vaste stappen die een programma voor je uitvoert. Een order komt binnen per mail en de workflow slaat de bijlage op, maakt een regel in de planning en stuurt een bevestiging. Dat werkt goed zolang de mail er elke keer hetzelfde uitziet. De workflow weet niet wat er in de mail staat. Hij kijkt alleen of het onderwerp klopt en of er een bijlage aan hangt.

AI voegt daar het lezen aan toe. Een AI-medewerker leest de ordermail, haalt het laadadres en de gewenste datum eruit en ziet dat de klant onderaan vraagt om een laadklep. Daarna bepaalt hij wat er klaargezet moet worden en voor wie. De planner krijgt de order met de bijzonderheid erbij en hoeft de mail niet meer zelf te lezen.

Waar n8n automatisering en Make of Zapier vastlopen in een mkb-bedrijf

n8n, Make en Zapier zijn workflowtools. Je bouwt er een rij vaste stappen in, zoals een order uit de mail die in de planning moet. Dat werkt zolang elke mail er hetzelfde uitziet. Een klant die in één mail een vraag stelt, een datum verzet en een bijlage meestuurt past niet in die rij en blijft liggen.

Iemand moet de workflows bouwen, testen en bijhouden. Bij n8n regel je ook de server en de updates zelf. Bij Make en Zapier betaal je voor elke stap die draait en vaak een bureau voor elke aanpassing. Na een update van je boekhoudpakket of CRM breekt de rij vaak en moet iemand uitzoeken waar het misging.

AI-medewerkers van Prevailo werken anders. Ze lezen wat er in de mail staat en zetten per vraag de juiste volgende stap klaar voor de collega die erover gaat. Wij koppelen ze aan je systemen en houden ze bij als er iets verandert. Je team hoeft niets te bouwen.

De server of de hosting waar n8n op draait en de updates ervan.
De bouw van elke workflow en de test met echte mails uit je eigen mailbox.
Het bijhouden na elke wijziging in een gekoppeld pakket.
De afhandeling van elke mail die niet in het stramien past.

Wat er misgaat als de bouwer van je workflows vertrekt

Bij veel bedrijven bouwt één collega de workflows naast zijn gewone werk. Hij kent elke stap en lost een fout snel op. Dan krijgt hij een andere baan. De workflows blijven draaien en niemand weet meer welke stap in welk blok staat.

Later krijgt het boekhoudpakket een update en verandert een veldnaam. De workflow die inkoopfacturen inboekte slaat vanaf dat moment elke factuur over. Niemand merkt het tot een leverancier belt over een onbetaalde factuur. De administratie boekt daarna een stapel facturen met de hand in. De collega die het moet herstellen is er niet meer.

Dat is de rekening van zelf bouwen die je vooraf niet ziet. De uren van het bouwen zijn te overzien. De uren van het bijhouden komen op het slechtste moment.

Automatiseren met AI zonder dat iemand in je bedrijf hoeft te bouwen

Bij AI-medewerkers bouw je geen rij stappen. Je vertelt hoe het werk bij jou gaat en wij schrijven dat uit als werkinstructie. Daarna koppelen wij de AI-medewerker aan je bestaande systemen en draaien we de proef. Jij kijkt mee en geeft feedback. Wij houden de AI-medewerkers bij zodra het loopt. Een update van je boekhoudpakket is dan ons werk.

Het verschil zit in het doorgeven. Een workflow stopt waar de rij stappen stopt. Een AI-medewerker zet de volgende stap klaar voor de collega die erover gaat en houdt bij wat nog openstaat. Een mens beslist wie de klus doet en kijkt in het begin alles na wat naar een klant gaat. Onze klanten besteden gemiddeld een kwart minder tijd aan werk dat elke week terugkomt.

Welke klussen het eerst aan de beurt zijn

Begin met werk dat elke week terugkomt en door meerdere systemen gaat. Dat is het werk waar nu het meeste blijft liggen en waar een vaste rij stappen het vaakst vastloopt. Denk aan een aanvraag die uit de mailbox naar het CRM moet en daarna naar de agenda van de verkoper. Of een inkoopfactuur die uit de mailbox in het boekhoudpakket moet en bij de juiste opdracht hoort. Dit zijn de klussen die in de meeste bedrijven met een binnendienst als eerste aan de beurt zijn.

Inkoopfacturen en bonnen uit de mailbox inboeken in het boekhoudpakket.
Aanvragen beantwoorden en het verkoopgesprek inplannen.
De offerte na het gesprek als concept opstellen met je eigen producten en prijzen.
Telefoongesprekken uitwerken en als taak bij de juiste collega zetten.
Elke ochtend de planning voor je team klaarzetten en afspraken verzetten.
Klanten antwoorden over de status van hun opdracht in mail en WhatsApp.
Openstaande facturen bewaken en de herinnering in je eigen toon klaarzetten.
De kwartaalaangifte klaarzetten voor de boekhouder.

Wat ondernemershierover vragen.

Wat is AI workflow automatisering?

AI workflow automatisering is het vanzelf laten lopen van een klus die elke week terugkomt waarbij AI leest wat er binnenkomt en bepaalt wat er klaargezet moet worden. Een gewone workflow volgt vaste stappen en kijkt alleen of het onderwerp van een mail klopt. Met AI erbij haalt de workflow het laadadres en de datum uit een ordermail en zet de order klaar voor de planner.

Kan ik workflows met AI zelf bouwen in n8n?

Ja, in n8n bouw je zelf een workflow en zet je er een AI-stap in die een mail leest. Je host n8n op een eigen server of bij een hostingpartij naar keuze. Iemand in je bedrijf bouwt de workflow en houdt hem bij na elke update van een gekoppeld pakket.

Wat is het verschil tussen Make en Zapier en n8n?

Make en Zapier draaien in de cloud en hebben veel kant-en-klare koppelingen met bekende pakketten. n8n kun je zelf hosten en geeft meer vrijheid in wat je bouwt. Alle drie volgen een rij vaste stappen die iemand moet bouwen en bijhouden.

Waarom loopt een workflow vast op een mail?

Een workflow loopt vast op een mail omdat de workflow alleen kijkt naar vaste kenmerken zoals het onderwerp of een bijlage. Een klant die de order in de tekst van de mail zet in plaats van in de bijlage valt buiten het stramien. De order blijft dan liggen tot iemand het ziet.

Wat is een Zapier alternatief voor een bedrijf dat niet zelf wil bouwen?

Een Zapier alternatief voor een bedrijf dat niet zelf wil bouwen zijn de AI-medewerkers van Prevailo. Een AI-medewerker leest wat binnenkomt in je mailbox en zet het werk klaar voor de collega die erover gaat. Wij koppelen de AI-medewerker aan je bestaande systemen en houden hem bij na een update van een pakket.

Wat kosten de AI-medewerkers van Prevailo voor workflows?

Een AI-medewerker kost € 100 per maand. Daarnaast betaal je € 299 per maand voor het platform. Beide bedragen zijn exclusief btw. De inrichting doen we samen met je en je ziet in één app waar elke klus staat.

Je AI-medewerkers

Met wie begin jij?

Gratis demo

Verder lezen

AI in je bedrijfAI inzetten in je bedrijf van het eerste telefoontje tot de betaling

AI in je bedrijfAI tools voor bedrijven: drie soorten en welke bij jouw team past

AI in je bedrijfAI-integratie is AI laten werken in de software die je al hebt

AI in je bedrijfOrderverwerking automatiseren met AI in de logistiek en groothandel

AI in je bedrijfWelke processen je met AI kunt automatiseren en welke niet

KoppelingenSystemen koppelen zonder dat je team steeds overtypt Alle gidsen