AI tools voor bedrijven: drie soorten en welke bij jouw team past

Een chatprogramma zoals ChatGPT of Microsoft Copilot geeft elke medewerker een eigen chatvenster. Je typt een vraag en krijgt een tekst terug. Daar is het goed in: een offertebrief scherper schrijven of een lang rapport in een paar regels samenvatten. Copilot doet dat binnen Word, Outlook en Teams en ChatGPT in een eigen venster. Veel bedrijven houden zo’n abonnement naast hun AI-medewerkers en dat is een prima combinatie.

Het chatvenster stopt waar je systemen beginnen. Het doet pas iets als een collega er iets in typt. Het weet niet wat er in de planning staat of welke factuur openstaat. En het zet niets door: de samenvatting die de verkoper maakt komt niet vanzelf bij de planner terecht. Voor het werk dat elke week tussen je systemen heen en weer gaat heb je dus iets anders nodig.

Met een workflowtool zoals Make, Zapier of n8n koppel je zelf programma’s aan elkaar. Een formulier op de website wordt een regel in het CRM en een bericht aan de verkoper. Dat werkt goed voor werk met vaste regels en er zijn veel kant-en-klare koppelingen met bekende pakketten.

Een workflow volgt alleen de stappen die iemand heeft bedacht. Hij leest niet wat er in een mail staat en snapt niet dat de klant in de tweede alinea om een andere leverdatum vraagt. Iemand in je bedrijf moet hem bouwen en bijhouden. De koppeling breekt bij een update van je boekhoudpakket en dat merk je pas als de facturen niet geboekt blijken.

Een AI-medewerker werkt in de systemen die je al hebt. Hij leest de mail die binnenkomt, zoekt de klant op in het CRM en zet de volgende stap klaar voor de collega die erover gaat. De aanvraag wordt een conceptofferte in je CRM. De bon in de mailbox wordt een boeking in het boekhoudpakket. Het verschil met een workflow zit in het lezen: een AI-medewerker begrijpt dat de klant om een andere leverdatum vraagt en zet dat als taak klaar voor de planner.

Het verschil met een chatprogramma zit in het doorgeven. De AI-medewerker die de offerte klaarzet geeft de order door aan de AI-medewerker die plant en die geeft de getekende pakbon door aan de administratie. Je team ziet in één app waar elk stuk werk staat. Bij onze klanten scheelt dat gemiddeld een kwart van de tijd die aan werk zit dat elke week terugkomt.

Elk AI-programma dat klantgegevens verwerkt is onder de AVG een verwerker. Dat geldt voor het chatvenster waar een collega een klantmail in plakt net zo goed als voor een AI-medewerker die je debiteurenlijst leest. De wet maakt geen onderscheid tussen een gratis chatprogramma en een ingericht systeem. Jij blijft als bedrijf verantwoordelijk voor wat je mensen erin zetten. Je moet daarom vooraf vier dingen geregeld hebben.

• Een verwerkersovereenkomst met de aanbieder waarin staat wat er met de gegevens gebeurt.
• Een antwoord op de vraag waar de gegevens staan. Bij ons blijven ze in de EU.
• De afspraak dat de aanbieder je gegevens niet gebruikt om modellen te trainen.
• Een regel in je verwerkingsregister en een afspraak met je team over wat er wel en niet in gaat.

Het gaat vaak zo. De verkoop neemt ChatGPT om sneller offertes te schrijven. De administratie zet de AI-knop van het boekhoudpakket aan. Een collega bouwt in zijn vrije uren een workflow die webformulieren naar een spreadsheet stuurt. Na een paar maanden belt een klant met een vraag over zijn offerte en niemand weet waar die staat. De offertetekst zit in een chatgesprek van de verkoper en het webformulier in een spreadsheet die alleen de bouwer kent.

Dat is geen fout van de programma’s. Elk programma doet wat het belooft. Geen van de drie praat met de ander. De oplossing begint bij stap één hierboven: schrijf op welk werk tussen welke systemen loopt en kies pas daarna wat je daarvoor neemt. Werk dat elke week door het hele bedrijf gaat hoort bij AI-medewerkers die het aan elkaar doorgeven. Het chatvenster blijft voor het schrijven.