Een AI-medewerker in je mailbox: wat de AVG van je vraagt

De AVG kent twee hoofdrollen. De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt waarom en hoe gegevens worden verwerkt. De verwerker doet dat in opdracht. Zet je een AI-medewerker in voor je eigen klanten, dan ben jij verantwoordelijke en is de leverancier verwerker.

Dat betekent dat jij bepaalt welke gegevens de medewerker mag zien, waarvoor, en hoe lang ze bewaard blijven. De leverancier moet zich daaraan houden en dat vastleggen in een verwerkersovereenkomst. Zonder verwerkersovereenkomst hoort er geen AI-medewerker in je mailbox.

Voor elke verwerking heb je een grondslag nodig. Bij klanten en leveranciers is dat meestal de uitvoering van de overeenkomst (je moet hun vraag nu eenmaal beantwoorden of hun factuur sturen) of gerechtvaardigd belang (een efficiënte bedrijfsvoering). Toestemming is zelden de juiste grondslag in een zakelijke relatie, omdat die altijd intrekbaar moet zijn.

Belangrijk is dat de AI-medewerker niets nieuws doet met de gegevens. Hij beantwoordt dezelfde mail die anders een collega beantwoordde. Zolang het doel gelijk blijft, verandert de grondslag niet. Ga je de gegevens ineens voor iets anders gebruiken, bijvoorbeeld profielen opbouwen om gericht te adverteren, dan is dat een nieuwe verwerking met een eigen afweging.

Een AI-medewerker gebruikt een taalmodel om tekst te begrijpen en te schrijven. Veel van die modellen draaien bij Amerikaanse leveranciers. Dan is er sprake van doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte, en daar gelden regels voor.

Vraag je leverancier drie dingen. Welke partijen zien de gegevens (de subverwerkers). Welke waarborgen gelden bij doorgifte: standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar mogelijk, het EU-VS Data Privacy Framework. En de belangrijkste: worden jouw gegevens gebruikt om de modellen te trainen. Het antwoord moet nee zijn, contractueel vastgelegd.

De AVG vraagt om dataminimalisatie en beperkte bewaartermijnen. In de praktijk betekent dat voor een AI-medewerker:

• Geef toegang tot wat nodig is. Een klantenservice-medewerker heeft de servicemailbox nodig, niet de mailbox van de directie of de map met personeelsdossiers.
• Spreek bewaartermijnen af. Wat de medewerker verwerkt om een mail te beantwoorden hoeft daarna niet maandenlang bewaard te blijven. Twaalf maanden is voor de meeste bedrijven een bovengrens, korter is beter.
• Houd bijzondere gegevens erbuiten. Medische informatie, gegevens over geloof, gezondheid of strafrechtelijke zaken vragen om een apart regime. Laat een AI-medewerker die niet verwerken zonder dat vooraf te bespreken.
• Zorg dat toegang intrekbaar is. De koppeling met je mailbox of agenda moet je zelf op elk moment kunnen uitzetten.

Je klanten moeten kunnen weten dat hun mail door een AI-medewerker kan worden verwerkt. Zet het in je privacyverklaring en laat de medewerker zichzelf kenbaar maken in het contact. Dat vraagt de AVG, en de AI Act ook.

Vergeet je eigen team niet. Een AI-medewerker in een gedeelde mailbox ziet ook wat collega’s schrijven. Bespreek vooraf wat hij wel en niet leest, en leg dat vast. Heb je een ondernemingsraad, dan kan een systeem dat gedrag of prestaties van medewerkers kan volgen instemmingsplichtig zijn. Betrek de OR dus op tijd, en gebruik de medewerker niet om personeel te beoordelen.

Een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) is verplicht bij verwerkingen met een waarschijnlijk hoog risico, zoals grootschalige monitoring of profilering. Een AI-medewerker die klantmail beantwoordt binnen een MKB-bedrijf zit daar meestal onder. Maar de afweging moet je wel maken en kort vastleggen: wat verwerk je, waarom, wat kan er misgaan en wat doe je daartegen. Kom je twijfelgevallen tegen, doe de DPIA dan gewoon. Het kost een middag en het dwingt je om de inrichting scherp te krijgen.

We sluiten een verwerkersovereenkomst met een actuele lijst subverwerkers, gebruiken jouw gegevens niet voor training van modellen, hosten in Europa en spreken bewaartermijnen af bij de inrichting. De AI-medewerker krijgt alleen toegang tot de systemen en mappen die jij aanwijst, en jij kunt die toegang zelf intrekken. Wat hij doet wordt gelogd, zodat je kunt terugkijken. Dit artikel is uitleg, geen juridisch advies. Voor bijzondere gegevens of grote volumes laat je een privacyjurist meekijken.