Meer dan een autoreply
Een automatisch antwoord zegt dat je bericht is ontvangen. Daar heeft de klant niets aan. Een AI-medewerker beantwoordt de vraag zelf: hoe het met de levering staat, wanneer de monteur komt, wat de garantie op een product is. Dat kan omdat hij in je systemen kijkt. Met een lijst standaardantwoorden lukt dat niet.
Wat hij daarvoor moet weten
- Je producten en diensten, en wat ze kosten.
- Je voorwaarden: garantie, levertijden, retouren.
- De status van lopende opdrachten en bestellingen, uit je planning of klantsysteem.
- Wanneer hij een collega moet inschakelen.
Wanneer een mens overneemt
Een goede AI-medewerker weet wanneer hij moet stoppen. Bij twijfel, bij een boze klant of bij iets buiten zijn instructie geeft hij het door aan een collega, met het hele gesprek erbij. Die hoeft niets terug te lezen en kan meteen verder.
Hij doet zich ook niet voor als mens. Aan het begin van het gesprek staat dat de klant met de AI-medewerker van het bedrijf praat. Dat is netjes naar je klant en het is wat de AI Act vraagt.
Wat het oplevert
Je team hoeft niet meer voor elke statusvraag de planning of het klantsysteem in. De medewerker zoekt het op, antwoordt in het kanaal waarin de vraag binnenkwam en legt het vast bij de klant. Wat overblijft zijn de gesprekken waar een mens echt iets toevoegt.