Wanneer het speelt
De telefoon gaat tijdens de lunch, als iedereen op locatie is of net in een ander gesprek zit. Dan eindigt de oproep op de voicemail, en veel bellers spreken niets in. Ze bellen de volgende op hun lijst.
Wat een AI-medewerker aan de telefoon doet
- Hij neemt op met de naam van je bedrijf en vraagt waar het over gaat.
- Hij beantwoordt de vragen die hij zelf kan beantwoorden: levertijd, status van een bestelling, openingstijden, garantie.
- Hij verbindt door naar de collega die erover gaat, als die bereikbaar is.
- Is niemand bereikbaar, dan noteert hij een terugbelverzoek met naam, nummer en onderwerp.
- Van elk gesprek zet hij een korte samenvatting in je klantsysteem.
Wat hij niet doet
Hij neemt geen bestellingen of betalingen aan en doet geen toezeggingen over geld. Belt iemand boos of overstuur, dan verbindt hij door of zet hij een terugbelverzoek met voorrang klaar. En hij zegt aan het begin van het gesprek dat de beller met een AI-medewerker praat.
Wat je nodig hebt
Een telefooncentrale waar hij op kan worden aangesloten, en een overzicht van wie waarover gaat. Je bepaalt zelf wanneer hij opneemt: alleen bij bezet, alleen buiten kantoortijd, of altijd.