Werkvoorbereiding in de bouw die elke ochtend klaarstaat voor de ploeg

Een AI-medewerker zet in een bouwbedrijf per project en per dag de werkvoorbereiding klaar: de tekeningen, de materiaallijst met levertijden, de bestellingen en de onderaannemers die komen. Je zit ’s avonds nog met de tekeningen van Hendriks en de bestellijst voor de bouwmaterialenhandel omdat de uitvoerder morgen om zeven uur moet weten wat er gebeurt. Daan maakt de materiaallijst, zet de bestellingen klaar, bevestigt de stukadoor een week vooraf en meldt wat te laat komt. Jij of je uitvoerder beslist wie welke ploeg krijgt en wat er besteld wordt.

Daan

Planning · AI-medewerker

Gratis demo Doe de AI-scan

Een uitvoerder checkt bij de bus de materiaallijst op zijn tablet terwijl een metselaar een doos uit de bus tilt.

Een werkdag bij een bouwbedrijf.Waar het blijft liggen en waar Daan het oppakt.

06:45

De uitvoerder leest bij de bus wat er vandaag gebeurt

Om kwart voor zeven staat je uitvoerder Erik bij de bus met zijn telefoon. In Microsoft Teams staat per project wat er vandaag gebeurt: de tekening van de uitbouw bij Hendriks en de dakdekker die om acht uur komt. Daan heeft dat om zes uur klaargezet uit de planning in monday.com.

08:40

De kozijnen voor Hendriks komen een week later

Van Leeuwen Bouwmaterialen mailt om kwart over zeven dat de kozijnen voor Hendriks pas op 27 oktober komen. Daan leest de mail in Outlook, ziet in monday.com dat de stukadoor op 22 oktober staat en zet in Prevailo OS een melding klaar met een voorstel. Jij leest het bij de koffie en kiest.

11:15

De installateur vraagt wanneer hij bij Van Dijk kan beginnen

De installateur appt via WhatsApp of hij donderdag de leidingen bij Van Dijk kan leggen. Daan kijkt in de planning of de ruwbouw dan staat en zet een antwoord klaar met de dag en het adres. Jij of de uitvoerder stuurt het door.

14:00

De offerte van Jansen is getekend en de werkvoorbereiding begint

De uitbouw van familie Jansen is getekend voor € 48.500. Daan haalt uit de offerte en de tekeningen de materiaallijst en zet de levertijden erbij. De kozijnen hebben zes weken levertijd en de isolatie drie dagen. Hij zet ook de aanvraag voor de container en de kraan klaar. Jij kijkt de lijst na en zegt wat je zelf anders wilt.

16:30

Morgen staat klaar voordat je naar huis gaat

Daan zet de werkvoorbereiding voor morgen klaar: per project de ploeg die de uitvoerder heeft ingedeeld en het materiaal dat vandaag is geleverd. De onderaannemer die morgen komt staat erbij, net als wat niet is geleverd. Jij keurt het goed in de app en de uitvoerder ziet het morgenochtend in Teams.

Stap voor stap.Zo pakt Daan het aan.

01

Daan leest de planning, de offerte en de tekeningen van het project

Daan haalt na het tekenen van de offerte uit monday.com of Trello de planning van het project. Uit de offerte en de tekeningen haalt hij wat er per fase nodig is. Daaruit maakt hij per dag een werkvoorbereiding met de tekening en het materiaal dat die dag op de bouwplaats moet liggen. Jij of de uitvoerder leest de eerste versie na en zegt wat anders moet. De sloop duurt bijvoorbeeld twee dagen in plaats van één.

02

Hij maakt de materiaallijst met levertijden en zet de bestellingen klaar

Daan zet per bestelling klaar wat er bij de bouwmaterialenhandel besteld moet worden en op welke dag, gerekend vanaf de levertijd. Kozijnen en dakramen hebben weken levertijd, dus die staan bovenaan de lijst. Jij of de uitvoerder keurt de bestelling goed voordat hij naar de handel gaat.

03

Hij bevestigt de onderaannemers een week vooraf

Een week voor de dag stuurt Daan de stukadoor of de dakdekker een bevestiging via Outlook of WhatsApp met de dag, het adres en de naam van de uitvoerder. Daan meldt het aan jou als iemand niet binnen twee dagen antwoordt. Jij belt dan zelf. Een onderaannemer die niet komt kost een dagdeel van de hele ploeg.

04

Elke ochtend om zes uur staat de dag klaar voor de uitvoerder

Om zes uur zet Daan per project de werkvoorbereiding van die dag in Microsoft Teams of in de Google Agenda van de uitvoerder. Bovenaan staat wat de dag ervoor niet is geleverd of is verschoven. De uitvoerder bepaalt wie van de ploeg waar werkt en past de dag aan als het regent.

05

Hij meldt wat te laat komt en stelt een nieuwe datum voor

Daan ziet in de mail van de leverancier dat een levering later komt. Hij rekent door welke onderaannemer daardoor moet schuiven. Hij zet een voorstel klaar met de nieuwe datum. Jij kiest. Daarna pas stuurt Daan de wijziging naar de onderaannemer en past hij de planning aan.

Zo werk jemet Daan.

Zo kan het gaan in Prevailo OS, de app waarin je team en je AI-medewerkers samenwerken. Jij op je telefoon, Daan in je systemen.

Daan

Actief · Planning · Prevailo OS, dinsdag 08:40

Daan

De kozijnen voor Hendriks komen een week later. Van Leeuwen Bouwmaterialen mailde vanochtend dat de levering van € 11.400 aan kozijnen op 27 oktober komt in plaats van 20 oktober. Bakker Stukadoors staat op 22 oktober gepland en kan dan niet beginnen omdat de kozijnen er nog niet in zitten.

Daan

Mijn voorstel is om Bakker naar 29 oktober te verplaatsen. De ploeg van Hendriks kan op 22 en 23 oktober naar de dakkapel bij Smeets. Daar ligt het materiaal al. Zal ik Bakker een bericht sturen met 29 oktober?

Jij

29 oktober is goed. Vraag Erik eerst of hij op 22 en 23 oktober met drie man naar Smeets kan.

Daan

Erik heeft in Teams bevestigd dat hij met drie man naar Smeets kan. Ik heb Bakker gevraagd om 29 oktober en de planning in monday.com aangepast. De mail aan Hendriks over de nieuwe opleverdatum staat als concept in Outlook. De oplevering schuift daarmee naar 6 november.

Jij

Stuur die mail nog niet. Ik bel Hendriks vanmiddag zelf.

Daan

De mail blijft staan als concept. Bakker heeft net bevestigd voor 29 oktober.

Werkt in wat je al gebruikt.

Daan werkt in je eigen systemen met jouw accounts. Ook elk ander systeem met een API is mogelijk.

Wat het je bouwbedrijf oplevert als de werkvoorbereiding elke ochtend klaarstaat

De uitvoerder begint om zeven uur met bouwen in plaats van met zoeken naar de tekening of bellen met de handel. Voor jou verdwijnen de avonden met de bestellijst en de mails naar de stukadoor.

Aannemersbedrijf Kuipers zag in maart wat het kost als het misgaat. Bakker Stukadoors stond op een dinsdag voor een ruwbouw waar de kozijnen nog niet in zaten. De handel had de levering een week opgeschoven en die mail lag onder dertig andere in Outlook. De stukadoor bracht de verloren ochtend in rekening: € 380. Hij kon pas de week erna terug. De oplevering schoof daardoor een week op en de klant hield de laatste termijn van € 6.200 tot die dag vast.

Je uitvoerder blijft beslissen wie welke ploeg krijgt

Daan weet niet dat Kees geen hoogtewerk meer doet. Hij weet ook niet dat de buurvrouw van Jansen op dinsdag thuiswerkt en geen sloophamer wil horen. Dat weet je uitvoerder. Daan zet daarom alles klaar als voorstel. Je uitvoerder leest het in een paar minuten door en schuift wat nodig is. Er gaat niets naar een leverancier of een klant voordat een van jullie het heeft gelezen.

De ploegindeling: wie morgen bij Hendriks staat en wie bij Smeets, bepaalt de uitvoerder.
De bestelling: Daan zet hem klaar met aantallen en leverdatum. Jij keurt hem goed voordat hij naar de handel gaat.
Het slechte nieuws: een opleverdatum die schuift, meld je zelf aan de klant. Daan zet de mail als concept klaar.
De vergunning en de nutsaansluiting: Daan bewaakt de termijnen. De aanvraag en de handtekening blijven van jou.

De eerste week draait Daan mee op één lopende uitbouw

Daan heeft je planning in monday.com of Trello nodig en je mail in Outlook. De agenda van de uitvoerder leest hij uit Google Agenda of Teams. De offertes en tekeningen staan meestal in een map in SharePoint of Google Drive en die map leest hij mee.

Bij de inrichting spreken we af welke leveranciers hij mag mailen, hoeveel dagen vooraf hij onderaannemers bevestigt en wie de bestellingen goedkeurt. Daarna draait hij een week mee op een uitbouw die al loopt. De uitvoerder vergelijkt elke ochtend wat Daan klaarzette met wat hij zelf zou hebben gedaan. Het tweede project komt erbij zodra het klopt.

Daan

Planning · AI-medewerker

Daan kost € 100 per maand. Minder dan één dag van een collega.

Daar komt € 299 per maand bij voor Prevailo OS, voor je hele team. Exclusief btw en maandelijks opzegbaar. De inrichting op jouw systemen doen we samen, meestal binnen een week.

Gratis demo Bekijk de prijzen

Wat bouwbedrijvenhierover vragen.

Wat is het verschil tussen werkvoorbereiding en planning in de bouw?

De planning is de volgorde van projecten en fases over weken: wanneer de ruwbouw klaar moet zijn en wanneer de afbouw begint. De werkvoorbereiding is per project en per dag: welke tekening en welk materiaal er die dag nodig is en welke onderaannemer komt. Een planning kan kloppen terwijl de werkvoorbereiding ontbreekt. Dan staat de ploeg om acht uur te wachten op isolatie die niemand heeft besteld.

Kan ik de werkvoorbereiding automatiseren als mijn planning in Trello of monday.com staat?

Ja, dat zijn de twee systemen waar de planning in de meeste bouwbedrijven van tien tot veertig man al staat. De werkvoorbereiding wordt uit de kaarten of de tijdlijn opgebouwd en per dag teruggezet. Het werkt ook als je planning in Excel staat. Het bestand moet dan op een vaste plek staan met vaste kolommen.

Wat gebeurt er als een levering van de bouwmaterialenhandel te laat komt?

De nieuwe leverdatum komt uit de mail of de orderbevestiging van de handel en wordt doorgerekend naar de dagen die ervan afhangen. Je krijgt een melding met wat er schuift en een voorstel voor een nieuwe datum voor de onderaannemer. Verzetten doe je zelf. De melding voorkomt dat de stukadoor voor een lege ruwbouw staat.

Kan de werkvoorbereiding ook de vergunning en de nutsaansluitingen bijhouden?

Ja, als termijn en als herinnering. Een omgevingsvergunning in de reguliere procedure heeft sinds 1 januari 2024 onder de Omgevingswet een beslistermijn van acht weken. Een nieuwe nutsaansluiting vraag je aan via mijnaansluiting.nl en daar staan levertijden van weken tot maanden op. De werkvoorbereiding zet die datums in de planning en meldt op tijd dat de aanvraag de deur uit moet. Aanvragen en ondertekenen doe je zelf.

Wat doet Daan van Prevailo precies in de werkvoorbereiding van een bouwbedrijf?

Daan zet per project en per dag de werkvoorbereiding klaar uit je planning, de offerte en de tekeningen. Hij maakt de materiaallijst met levertijden, zet de bestellingen klaar, bevestigt de onderaannemers een week vooraf en meldt wat te laat komt. Hij werkt in je eigen Outlook, monday.com of Trello en Microsoft Teams. Jij of de uitvoerder bepaalt wie welke ploeg krijgt en wat je bestelt.

Wat kost een AI-medewerker voor de werkvoorbereiding?

Daan kost € 100 per maand. Daar komt € 299 per maand bij voor het platform van Prevailo. Beide bedragen zijn exclusief btw en maandelijks opzegbaar. De inrichting doen we samen met jou en je uitvoerder. Je gegevens blijven in de EU en worden niet gebruikt om modellen te trainen.

Volgende stap

Zie wat Daan bij jou zou doen.

Gratis demo Doe de AI-scan

Alles over Daan

Gids: AI in de bouw: wat werkt er vandaag al

Lees ook: Werkvoorbereiding en planning automatiseren

Andere taken en branches

Daan · bouwbedrijvenPlanning maken bouw: je bouwplanning bijgehouden

Daan · installateursWerkvoorbereiding automatiseren installateurs Alle taken en branches