Wat een AI-collega in je team doet en wat je zelf beslist

Een AI-collega is software die in je eigen mailbox, agenda en systemen terugkerend werk klaarzet en doorgeeft aan de collega die erover gaat. Je hoort het woord van een leverancier of van een andere ondernemer en vraagt je af wat zo’n collega in jouw team precies zou doen. De valkuil is een los AI-programma dat iedereen even probeert en daarna niemand meer opent. Een AI-collega heeft een vaste rol en werkt samen met je team en met de andere AI-collega’s.

Gratis demoNaar de stappen
Zo loopt een klus door je hele bedrijf
Een medewerker van de klantenservice leest aan zijn bureau in een kantoortuin een bericht op zijn laptop terwijl een collega langsloopt met een map.

Zo begint een AI-collega in zes stappen in je team

01

Kies het werk dat elke week terugkomt

Pak het werk dat elke week op dezelfde manier terugkomt en nu blijft liggen of te laat af is. Denk aan de aanvragen in de verkoopmailbox, de inkoopfacturen die ingeboekt moeten worden of de telefoongesprekken waar niemand een verslag van maakt. Kies één stuk werk en kijk de laatste dertig gevallen terug. Dan weet je hoe het nu gaat en waar het misloopt.

02

Vertel hoe het werk nu gaat en wat de AI-collega niet mag

Je vertelt ons wie het werk nu doet, in welke systemen en met welke stappen. Je zegt ook wat de AI-collega niet mag doen. Bij Bram is dat een betaling uitvoeren. Bij Johan is dat een korting geven boven het percentage dat jij vaststelt. Wij schrijven daar de werkinstructie van uit en jij leest die na.

03

Wij koppelen de AI-collega aan je eigen systemen

Wij koppelen de AI-medewerker aan je bestaande systemen: het boekhoudpakket, het CRM, de mailbox en de agenda. Je hoeft zelf niets uit te zoeken en niets om te bouwen. Je team blijft werken in de programma’s die het al kent.

04

Stel je team voor aan de AI-collega en spreek af wie nakijkt

Vertel je team wat de AI-collega doet en waar zijn werk verschijnt. Spreek per stuk werk af wie nakijkt. De calculator kijkt de conceptoffertes na en de collega op de administratie de inboekingen. Zonder die afspraak blijft het klaargezette werk alsnog liggen.

05

Kijk in het begin alles na

In het begin gaat niets naar een klant voordat een mens het heeft gezien. Je team leest elk concept, past aan wat niet klopt en geeft dat terug. Wij scherpen de werkinstructie daarop aan. Zo leert de AI-collega jouw toon en jouw uitzonderingen.

06

Laat de AI-collega daarna meer zelf versturen en voeg een volgende toe

Na een tijdje bepaal jij wat de AI-collega zelf mag versturen. Een bevestiging van een afspraak mag vaak eerder vanzelf dan een offerte. Betalen doet een AI-collega nooit. Daarna kies je het volgende stuk werk en komt er een tweede AI-collega bij die aansluit op de eerste.

Zo loopt één vraag van een klant door je hele bedrijf

Een klant stuurt een vraag en die vraag wordt een opdracht die in je bedrijf langs de telefoon, de verkoper, de planner en de administratie gaat. De AI-medewerkers geven het werk aan elkaar en aan je team door en je team beslist op elk moment zelf.

  1. 01De klant beltNoor · Front office

    Noor luistert mee met het gesprek en schrijft het uit. Ze zet het verslag bij de klant in het klantsysteem en de aanvraag klaar voor Johan.

    Je teamEen collega neemt op en de beller hoort aan het begin dat het gesprek wordt opgenomen.

  2. 02Het verkoopgesprek staat geplandJohan · Sales

    Johan beantwoordt de aanvraag, vraagt uit wat de verkoper wil weten en plant het gesprek in de agenda. Na het gesprek zet hij de offerte als concept klaar met je eigen producten en prijzen.

    Je teamDe verkoper voert het gesprek en bepaalt de prijs.

  3. 03De klant zegt jaDaan · Planning

    Daan zet de opdracht in de planning en stuurt de collega die het werk doet ’s ochtends de voorbereiding voor die dag.

    Je teamDe planner beslist wie de opdracht doet en wanneer.

  4. 04De klant vraagt wanneer je komtLieke · Klantenservice

    Lieke kent de status van de opdracht en zet het antwoord klaar in mail of WhatsApp. Ze geeft aan de planner door wat ze zelf niet weet.

    Je teamEen collega beantwoordt de vraag waar een keuze voor nodig is.

  5. 05Het werk is afgemeldBram · Administratie

    Bram maakt de factuur zodra het werk is afgemeld en zet hem klaar voor de administratie.

    Je teamDe collega op de administratie leest de factuur na en verstuurt hem.

  6. 06De betaling blijft uitBram · Administratie

    Bram bewaakt wat openstaat en zet de herinnering klaar in jouw toon. Hij leest ook wat de klant terugmailt en zet het antwoord klaar.

    Je teamJij beslist of de klant in termijnen mag betalen.

Alles staat in één app. Je ziet per klus wie wat heeft klaargezet en wat nog openstaat.

Zo pakt Prevailo dit aan.AI-medewerkers die samenwerken in je eigen systemen.

Bij Prevailo heten AI-collega’s AI-medewerkers en ze werken samen in één app: Prevailo OS. Noor zet de uitgewerkte aanvraag klaar voor Johan en Johan zet na het gesprek de offerte klaar voor de planner. Daan zet de opdracht in de planning en Bram maakt de factuur zodra het werk is afgemeld. In die app zie je waar elk stuk werk staat en wat blijft liggen. Bij Duke Electric loopt het zo van het eerste telefoontje tot de offerte in Sollit en in een groothandel of een transportbedrijf werkt het net zo. Wij richten het samen met je in en houden de AI-medewerkers daarna bij. Jij beslist wie welke klus doet en wat een AI-medewerker zelf mag versturen.

Gratis demoDoe de AI-scan
Alle prijzen en pakkettenAlle AI-medewerkers

Voor wie dit werkt.En wie beter iets anders kiest.

Dit past bij je

  • Je bedrijf heeft een team van vijf tot vijftig mensen en een binnendienst die offertes maakt, inboekt en plant.
  • Er komt elke week hetzelfde soort werk binnen via telefoon, mail en WhatsApp.
  • Je werkt in meerdere systemen en er wordt nu overgetypt van het ene naar het andere.
  • Er blijft werk liggen omdat niemand er tijd voor heeft en een vacature er niet komt.

Kies dan iets anders

  • Wie alleen werkt heeft genoeg aan een los AI-programma of aan de functies van zijn boekhoudpakket.
  • Een bedrijf waar elke opdracht anders is en niets terugkomt heeft weinig aan een vaste rol.

Een AI-collega zet het werk klaar en je team beslist

Een AI-collega werkt in de systemen die je al hebt. Hij leest de mail die binnenkomt, zoekt de klant op in het CRM, maakt het concept van de offerte of de boeking en zet het klaar voor de collega die erover gaat. Daarna houdt hij bij wat er nog openstaat. Het verschil met een los AI-programma zit daar: een los programma geeft antwoord als iemand iets vraagt en vergeet het daarna. Een AI-collega heeft een vaste rol en weet wat hij gisteren heeft klaargezet.

Veel bedrijven beginnen met een los AI-abonnement voor iedereen. Na een paar weken gebruikt bijna niemand het nog. Het werk komt er niet vanzelf in en er komt niets uit terug in het systeem waar je team in werkt. Het abonnement loopt door en het werk ligt nog op dezelfde plek.

Een AI-collega beslist niet. Hij bepaalt niet welke prijs een klant krijgt en niet wie welke opdracht doet. Betalen doet hij nooit. In het begin kijkt een mens alles na wat naar een klant gaat. Daarna bepaal jij wat hij zelf mag versturen.

Digitale collega en AI-collega zijn hetzelfde idee

Leveranciers schrijven digitale collega, AI-collega of AI-medewerker. Ze bedoelen hetzelfde: software met een naam en een vaste rol die een deel van het werk oppakt. Het woord collega klopt omdat je met een AI-collega omgaat zoals met een nieuwe medewerker. Je legt uit hoe het werk gaat en kijkt in het begin mee. Daarna geef je meer uit handen. Het woord klopt ook omdat je team hem aanspreekt in dezelfde app waarin ze elkaar berichten sturen.

De eerste weken kijkt je team de AI-collega op de vingers

De collega op de administratie vertrouwt de inboekingen eerst niet en controleert elke regel tegen de inkoopfactuur. De calculator leest elke conceptofferte van voor tot achter en vindt in het begin ook een verkeerde eenheid of een vergeten toeslag. Dat is de bedoeling. Elke correctie gaat terug in de werkinstructie en de week erna zijn het er minder.

Na een paar weken draait het om. Dezelfde collega op de administratie stuurt een lastige factuur zelf door met de vraag of Bram hem alvast wil klaarzetten. De calculator vraagt Johan om na het verkoopgesprek meteen het concept klaar te zetten. Wat helpt is een vaste plek in de app waar het werk verschijnt. En één collega die in het begin de feedback verzamelt en aan ons doorgeeft.

Twee of meer AI-collega’s samen leveren meer op dan één

Het werk in een bedrijf is van drie soorten. Er komt werk van buiten binnen via telefoon, mail en WhatsApp. Er gaat werk binnen het bedrijf heen en weer. De aanvraag moet van de telefoon naar de verkoper en de opdracht van de verkoper naar de planner. En er is werk dat niemand vraagt en dat toch moet gebeuren. Denk aan de offerte die opgevolgd moet worden of de klant die wil weten wanneer je komt. Het meeste verlies zit in de tweede soort. Daar wordt overgetypt en nagevraagd.

Eén AI-collega pakt één van die stukken. Meerdere AI-collega’s die samenwerken pakken ook het werk ertussen. Noor zet de uitgewerkte aanvraag klaar voor Johan en Johan zet de opdracht klaar voor Daan. Je team hoeft dan niets meer over te typen of op te zoeken.

Bij Duke Electric werken drie AI-medewerkers zo samen van het telefoongesprek tot de offerte. Dat scheelt zo’n 38 uur per maand en de offerte gaat dezelfde dag de deur uit in plaats van na drie dagen. Die cijfers komen van Duke Electric zelf.

Dit krijgt je team terug zodra de AI-collega’s meedraaien

Het gaat niet om minder mensen. Je team kan meer aan met dezelfde bezetting en het werk dat bleef liggen is af. De collega op de administratie hoeft de inkoopfacturen niet meer over te typen en de planner begint de dag met een werkvoorbereiding die al klaarstaat. Een aanvraag die vrijdagmiddag binnenkomt krijgt dezelfde dag een offerte als concept. Wie welke klus doet beslist nog steeds een mens. Bij Duke Electric geven drie AI-medewerkers het team zo’n 38 uur per maand terug. Die uren gaan naar klanten en naar het werk dat eerder bleef liggen.

  • De aanvraag van vanochtend staat na het gesprek als conceptofferte klaar bij de verkoper.
  • Elk telefoongesprek staat als verslag bij de klant en de collega die erover gaat heeft een taak.
  • De inkoopfacturen uit de mailbox staan ingeboekt klaar voordat de collega op de administratie eraan begint.
  • Klanten krijgen antwoord op de vraag waar hun opdracht staat zonder dat iemand het hoeft op te zoeken.
  • Het opleverrapport of de maandrapportage staat als concept klaar met de gegevens uit het project.
  • Je ziet in één app welk werk klaarstaat en wat blijft liggen.
  • Je team krijgt de handen vrij voor het werk waar een mens voor nodig is: het gesprek met de klant en de beslissing over de prijs.

Wat ondernemershierover vragen.

Wat is een AI-collega?

Een AI-collega is software met een naam en een vaste rol die in de systemen van een bedrijf terugkerend werk klaarzet en doorgeeft aan de collega die erover gaat. Een AI-collega leest bijvoorbeeld de inkoopfacturen uit de mailbox en zet ze ingeboekt klaar in het boekhoudpakket. Beslissen en betalen doet het team zelf.

Wat is het verschil tussen een digitale collega en een AI-collega?

Een digitale collega en een AI-collega zijn hetzelfde: software met een vaste rol die een deel van het werk in een team oppakt. Het verschil zit alleen in de naam die een leverancier kiest. Een los AI-programma zoals een chatvenster is iets anders: dat geeft antwoord als iemand iets vraagt en zet niets klaar in de systemen van het bedrijf.

Wat mag een AI-collega niet doen?

Een AI-collega beslist niet en betaalt nooit. Een AI-collega bepaalt niet welke prijs een klant krijgt en niet wie welke opdracht doet. Welke berichten een AI-collega zelf verstuurt bepaalt het bedrijf zelf.

Hoe reageert een team op een AI-collega?

De meeste teams zijn de eerste weken wantrouwig en controleren alles wat een AI-collega klaarzet. Dat is nuttig omdat elke correctie in de werkinstructie terechtkomt. Na een paar weken geven collega’s zelf werk door aan de AI-collega omdat het concept er dan eerder staat dan wanneer ze het zelf doen.

Welke AI-collega’s levert Prevailo?

Prevailo levert vijf AI-medewerkers: Johan voor sales, Bram voor administratie, Lieke voor klantenservice, Noor voor front office en Daan voor planning. Ze werken samen in één app en geven het werk aan elkaar door. Bij Duke Electric werken er drie samen van het telefoongesprek tot de offerte en dat scheelt volgens Duke Electric zo’n 38 uur per maand.

Wat kost een AI-collega van Prevailo?

Een AI-medewerker kost € 100 per maand. Daarnaast betaal je € 299 per maand voor het platform. Beide bedragen zijn exclusief btw. De inrichting doen we samen met je en wij koppelen de AI-medewerker aan je bestaande systemen.

Je AI-medewerkers

Met wie begin jij?

Gratis demo

Verder lezen

KennisWat kost AI? Een AI-medewerker naast een vacatureAI in je bedrijfAI inzetten in je bedrijf van het eerste telefoontje tot de betalingAI in je bedrijfAI agents voor bedrijven werken het best als team met eigen rollenAI in je bedrijfWat AI voor het mkb betekent en welk werk het eerst oppaktIn de regioEen AI agency die AI in je bedrijf aan het werk zetVoor je binnendienstWat kost een medewerker je echt per maand?Alle gidsen